Power BI, Qlik Sense, Tableau of toch Excel?

Dankzij de digitale transformatie, de ontwikkelingen op gebied van BI en data-analytics zijn er veel nieuwe gegevens bijgekomen die gebruikt kunnen worden als stuurinstrument voor bedrijfsprocessen. Bedrijven die BI inzetten bij het nemen van strategische beslissingen, presteren vaak significant beter dan concurrenten. Er wordt immers gestuurd op feiten in plaats van op gevoel.

Power BI, Qlik Sense en Tableau

Drie BI-pakketten voeren momenteel de markt aan: Power BI, Qlik Sense en Tableau. Volgens analistenbureau Gartner is Power BI duidelijk aan de winnende hand. “Ik verwacht dat finance-professionals die afwachten op het gebied van BI, straks op achterstand staan”, zegt controller Peter van Leeuwen, die via Yacht gedetacheerd is bij een nationaal onderzoeksinstituut.
Van Leeuwen: “Mensen en organisaties willen niet alleen meer analyses, maar willen dat ook zoveel mogelijk realtime én mogelijkheden om in te zoomen tot het voor hen nuttige niveau. Dat zijn zaken die Excel niet aankan.” Zijn conclusie: “Als je een goede sparringpartner van de business wilt zijn, moet je mee met de opmars van BI.”

Nadelen van Excel

Excel wordt door finance-professionals vaak gekoesterd om rapportages te samen te stellen en dashboards te bouwen. Maar daar kleven nadelen aan. Zo is versie-beheer met Excel niet mogelijk. Verschillende mensen kunnen niet aan één sheet werken. Het gevaar is daardoor dat er een wildgroei aan rapportages ontstaat.

Excel is: foutgevoelig, moeilijk te begrijpen voor leken en lastig te delen.

Voordelen van BI-software:
Kenmerkend voor BI-software zijn datavisualisatie en analyse van gegevens uit andere softwarepakketten, zoals het ERP-systeem of CRM. In één oogopslag heb je handige grafiekjes met voor de organisatie belangrijke financiële KPI’s. Maar ook informatie uit de business zelf wordt op een inzichtelijke wijze gepresenteerd, zodat gemakkelijker en snel besluiten kunnen worden genomen over inkoop, voorraadbeheer of productie.      
“Het grootste voordeel van BI software is dat je gemakkelijk bestanden kunt delen met anderen en de visualisaties in BI-systemen ook voor niet-financiële mensen eenvoudig te maken en te begrijpen zijn”, zegt Olia Fjodorowa, financieel analist en gecertificeerd dashboard developer.

Kenmerken Power BI:

Meest toegankelijke systeem
Intuïtief
Bereikbaar – ook voor het mkb
Goedkoop

Kenmerken Qlik Sense:

Scoort op alle fronten goed
Zeer stabiel
Ingewikkelder om gebruikers toe te voegen

Kenmerken Tableau:

Trendsetter
Meeste mogelijkheden voor datavisualisaties
Duur in vergelijking met andere pakketten

Zelf dashboards ontwikkelen zonder IT
“BI is zeer krachtig, omdat je data uit een of uit meerdere applicaties kunt samenvoegen en in één keer geautomatiseerde overzichten en doorsnedes hebt”, vertelt Joris Stoop, adviseur bij het in BI gespecialiseerde consultancybedrijf Ensior. “De kracht in Business Intelligence en vooral de kracht van Self Service BI zit in het feit dat medewerkers zelf informatie kunnen vertalen in inzichten, zonder daar een externe partij, zoals een consultant of de IT-afdeling, te hoeven inschakelen. IT hoeft er slechts voor te zorgen dat data op een goede manier beschikbaar wordt gemaakt. De business weet zelf beter wat zij wil zien en kan vermoedelijk sneller trends in data ontdekken dan IT.”

Overzichtelijk op je smartphone
De presentatie daarvan is met een paar klikken mogelijk, zegt Stoop. “Gewoon tijdens het dagelijks overleg op iPad of smartphone. Voorwaarde is wel dat de datamanagementlaag zo is neergezet dat medewerkers zelf de inzichten kunnen creëren die ze nodig hebben.

De praktijk: vooral tijdwinst

Fjodorowa startte bij het bouwen van haar eerste rapportages traditioneel in Excel. Ze zette voor een internationale herverzekeraar budget en realisatie op landniveau naast elkaar. “Met de door mij ontwikkelde rapportage-tool konden we van land naar entiteiten, en vandaar naar kostenplaats en zelfs tot op het niveau van de budgethouders.”
Met dat doe-het-zelf business intelligence-systeem had ze de smaak van BI te pakken. Inmiddels gebruikt ze als geroutineerd financieel analist (door Yacht gedetacheerd bij een multinational in medische technologie) dedicated BI-tools. Naast de betrouwbaarheid van rapportages leveren die vooral tijdwinst op, die in Excel verloren gaat aan uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren.

Rapportages afgestemd op eindgebruiker
BI maakt het mogelijk in te zoomen (drilldown) op de data voor allerlei gebruikersgroepen. Dat is nodig, omdat de informatiebehoefte van verschillende eindgebruikers verschilt in de regel nogal. Zo verliest de Raad van Bestuur zich liever niet in details. De controller heeft meer financiële kennis, die gepaard gaat met een grotere informatiehonger.

Power BI, ook voor mkb

Stoop is fan van Power BI, al begeleidt hij bedrijven ook met implementatie van bijvoorbeeld SAP. Power BI staat volgens hem van de pakketten die hij kent het dichtst bij de eindgebruiker. De software kan gratis gedownload worden van een website om er aan te ‘snuffelen’. “Iemand die zich er een beetje in verdiept, kan vanuit Power BI redelijk snel en simpel mooie overzichten maken. Waar BI vroeger vooral was weggelegd voor grote bedrijven, zien we bij Ensior dat het door z’n toegankelijkheid ook in de mkb-markt snel opkomt”, aldus Stoop.

Machine learning: inzicht in afwijkingen
Fjodorowa is enthousiast over de groeiende mogelijkheden van BI om afwijkingen in datasets te constateren. ‘Power BI gebruikt machine learning om inzichten vanuit rapportages te genereren. Het systeem vertelt je: op basis van jouw data springen deze en deze zaken in het oog. Als je bijvoorbeeld in een maand opvallend veel of juist minder sales maakt, laat Power BI straks zien aan welke factoren dat mogelijk ligt.”
“Die functie is nog in ontwikkeling en je moet zelf verklaringen zoeken. Piekt bijvoorbeeld opeens de verkoop van een bepaald product in Duitsland, dan kan dat net zo goed een boekingsfout zijn. BI is ook zeer bruikbaar bij interne audits. Power BI bijvoorbeeld laat binnen enkele minuten afwijkingen in je data zien.”

Risico’s van selfservice BI

Selfservice BI is de grote trend, maar daar zitten minder wenselijke kanten aan, vindt Van Leeuwen. Eenduidigheid, datakwaliteit en -integriteit moeten voorop staan, benadrukt hij. “Garbage in, garbage out: als je in informatiesystemen troep stopt, komt er ook troep uit.” Het is mooi dat iedereen met een beetje affiniteit voor cijfers en IT een data-modelletje kan opzetten en bepalen op welke parameters wordt gestuurd. Daar zit volgens Van Leeuwen ook het gevaar van selfservice: “Het risico is dat iedereen straks zijn eigen waarheid creëert, waardoor verkeerde conclusies worden getrokken. Daar moet je goede afspraken over maken. Hier is een mooie rol weggelegd voor Finance.”

Voorwaarde: data juist en volledig
Volgens hem is het weggegooid geld als organisaties zwaar investeren in het opzetten van datawarehouses, als niet eerst de basis op orde is. Bijvoorbeeld omdat gewerkt wordt met oude gegevens of met verschillende definities en coderingen. Vervuiling en inconsistenties zijn dan het gevolg. “Ongeacht de tool die je gebruikt, het belangrijkste is dat de data die je gebruikt goed, juist en volledig is. Is dat niet zo, dan zijn je analyses ook niet goed.”

Bron: Yacht