PO-nummertje, anyone?

Op dat podium proberen de groep mee te nemen en die boodschap duidelijk te krijgen. Als alles goed gaat, zit ik even later na een daverend applaus bezweet met een glaasje champagne nog wat na te trillen.

Mijn gevoel: het is gelukt! Klant helemaal blij, daar gaat het om. Want voor mijn klant is een event stressvoller dan voor mij. Als het even kan, doe ik dat kunstje een paar keer per week.

Factuur
Vroeger stuurde ik een paar dagen na mijn optreden die man of vrouw een factuur. Die persoon ging dan met die factuur naar de financiële afdeling en regelde dat er betaald werd. Krulletje erop, naampje erbij, stempeltje en gaan!

Tegenwoordig werkt het allemaal veel efficiënter. Na mijn optreden vraag ik hoe de klant mijn factuur wenst te ontvangen. Men geeft dan aan dat er eerst een PO-nummer moet worden aangevraagd. Ik voel dan al nattigheid.

Want je kunt pas een PO-nummertje ontvangen, als je (correct!) bent ingevoerd in het Procurement-systeem. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je bergen verzetten. Duurt zo een week of twee. Er is een New Vendor Account Form, faxen, handtekening. Dat gaat zelden in één keer goed…

Maar dan – tromgeroffel – kan mijn klant binnen zijn eigen organisatie voor mij een PO-nummer gaan aanvragen. Ik heb geen idee hoeveel tijd en moeite dat kost, maar dat zal niet gering zijn. Kost zo een week. Geregeld wordt een dergelijke aanvraag afgekeurd en moet je daarna weer opnieuw ingevoerd worden.

Accordering
Heb ik dan eenmaal dat nummer, vaak een maand later, dan kan ik de factuur gaan opmaken. Het grote verschil is ook het adres. Want dat is nu ter attentie van Accounts Payable of Invoice Department. Als mijn factuur daar aankomt, wordt hij door een vreemde gekoppeld en ter accordering verzonden.

Verzonden naar… die manager die mij heeft ingehuurd. Als die dan een vinkje zet, dan hebben ze me beloofd dat ‘de betaling er volgende week met de eerste betaalrun uitgaat’. Nee die ICT, dat is echt briljant bedacht allemaal. En zo makkelijk.

DAAN QUAKERNAAT (daanq@qap.nl, http://www.quakernaat.nl/) is spreker. Met zijn voordrachten helpt hij bedrijf en bestuur met het bouwen van kathedralen. Met het vinden van de balans tussen de zwarte en de witte wereld.

‘Ik deel uw wereld in, in een zwarte wereld en een witte wereld. Uw zwarte wereld is dat deel dat je kunt vatten in cijfers en regels. Structuurtje, checklistje, blokje, pijltje. Uw witte wereld past fundamenteel niet in een computer of blokjes en pijltjes. Visie, mensen, passie en ideeën, de dingen die we softere zaken noemen.’