Pijlers van succesmanagement: doe de juiste dingen

Een serie blogs over succesmanagement.

BLOG – Bij succesmanagement draait het om de relatie tussen doelen, activiteiten en risico’s om zo effectief en succesvol mogelijk doelen te bereiken.

Door Geert Haisma. Hij is directeur Fully in Control en al 25 jaar gericht op nieuwe ontwikkelingen die doelbereiking effectief en succesvol kunnen maken. Hij is verbonden aan Universiteit Twente en Moderator van de public peer group van het Controllers Netwerk.

In de praktijk van alle dag is succes vaak weerbarstig. Er wordt hard gewerkt, maar we komen vaak minder snel vooruit dan gehoopt. Drie elementen staan centraal in succesmanagement:

• Heldere doelen
• Juiste activiteiten
• Belangrijkste risico’s

Dit keer kijken we naar de tweede pijler van succesmanagement: de activiteiten op processen die worden uitgevoerd om succesvol doelen te bereiken.

Inzicht in activiteiten

Medewerkers voeren heel veel activiteiten uit. Maar leveren die allemaal wel een bijdrage aan de gewenste doelbereiking? Of doen ze dit slechts gedeeltelijk?
Stap 1 is om te beoordelen wat een activiteit uiteindelijk bijdraagt aan een doel. Een matrix zoals onderstaand voorbeeld kan dit inzichtelijk maken.
Stap 2 is om te kijken naar de kosten-effectiviteit. Hoeveel draagt een activiteit bij aan doelbereiking en wat kost dat? Een instrument daarvoor is een doelencanvas. Op één A4 creëren van een overzicht van de relevante activiteiten, wat ze kosten en hoeveel ze bijdragen aan de doelbereiking.

Kan het beter of goedkoper?

Bovenstaande twee stappen geven het inzicht in de relatie tussen activiteiten en doelen. De basis voor de volgende stap om te onderzoeken of activiteiten beter kunnen worden gedaan of dat er alternatieve activiteiten zijn die beter bijdragen aan succesvolle doelbereiking. Onderstaand de drie belangrijkste manieren om kritisch naar activiteiten te kijken.

1. Procesverbetering

De meeste activiteiten zijn processen. De eerste stap om een activiteit te verbeteren is het toepassen van een methode voor procesverbetering, bijvoorbeeld lean. Dit veronderstelt overigens wel dat er een proces beschreven moet zijn. Veel organisaties hebben hun processen niet of onvoldoende beschreven. Vaak voelt het als bureaucratisch om processen in kaart te brengen of is er geen tijd voor. Een sector die haar processen goed onder controle heeft is bijvoorbeeld de automotive. Deze sector werkt continu aan betrouwbare kwaliteit, efficiency en schaalbaarheid. Dat kan alleen als je vanuit heldere processen werkt.

2. Out of the box denken

Creatief en ‘out of the box’ denken is belangrijk om effectiever een doel te bereiken.
In het voorbeeld hieronder is gebruik gemaakt van data-analyse en het durven loslaten van het bestaande. Kunnen dingen slimmer worden gedaan? Het gaat daarbij vooral om het anders denken: Vanuit het doel, vanuit de keten en niet denken vanuit het bestaande. In de praktijk zie ik dat veel organisaties denken vanuit een budget. Het budget geeft slechts het kader waarbinnen doelen effectief moeten worden gerealiseerd. Door te sturen vanuit het budget wordt juist de doelstelling uit het oog verloren of staat op gespannen voet met de inhoudelijke doelstelling.

Een mooie uitspraak van Einstein op dit vlak: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt.” Je moet dus ook anders durven denken en doen.

3. Toepassing van (nieuwe) technologie

Een belangrijke derde stap is het toepassen van (nieuwe) technologie om activiteiten slimmer en goedkoper uit te voeren. De hiervoor eerder genoemde automotive sector heeft bijvoorbeeld massaal de robot omarmd. Dit maakt het productieproces goedkoper, maar ook beter schaalbaar. Dienstverlenende organisaties kunnen hun voordeel halen uit het automatiseren van hun diensten met software. Internet of Things en sensoren bieden nieuwe slimme mogelijkheden. Een voorwaarde om te kunnen robotiseren of automatiseren is wel dat de processen goed in beeld zijn.

Alle blogs van Geert Haisma voor u op een rij gezet.