Pieter Dingjan en Alex Oostvogel, IT-manager en CFO Endemol Big Brothers

In een bedrijf waar moderne interactieve mogelijkheden toenemen in belang, wordt ook de positie van de IT-manager sterker en strategischer. Tenminste, dat zou je zo op het eerste gezicht zeggen. Maar IT blijft bij een bedrijf als Endemol toch ondersteunend, weten de CFO en IT-manager. CFO Alex Oostvogel blijft daarom op boardniveau het woord voeren voor IT-manager Pieter Dingjan.

Uitzendingen via internet, tv en sinds kort ook via de mobiele telefoon. Producenten als Endemol zagen hun afzetmogelijkheden met de ontwikkeling van IT alsmaar toenemen. IT is in deze branche niet meer slechts business enabler, maar onderdeel van de business. “IT is zichzelf aan het invreten in de corebusiness”, vertelt Dingjan. “Werd het voorheen nog wel eens puur als kostenpost gezien, nu zien organisaties in dat er geld mee te besparen en zelfs te verdienen is.”

Dingjan werkte vóór Endemol bij John de Mol Producties. Hij weet dus inmiddels het een en ander van de branche. Ook de CFO aan wie hij verantwoording aflegt, heeft een aantal jaren ervaring in showbusiness. In 1999 kwam Oostvogel na vijftien jaar Shell via Peek & Cloppenburg naar Endemol. Over de rol van IT in de organisatie heeft hij duidelijke ideeën. “Net als finance is IT ondersteunend aan de business. Onze informatievoorziening volgt de bewegingen van de business en is daar ook steeds op voorbereid, zowel bij de primaire als bij de ondersteunende processen.”

“De IT-manager houdt zich bij onze organisatie met name bezig met business-systemen”, vertelt Oostvogel. “Het IT-beleid moet aansluiten op de strategie van Endemol en moet die versterken. IT speelt tevens een belangrijke rol in de communicatie-infrastructuur van Endemol”, voegt Dingjan toe. “IT is een enabler van communicatie tussen medewerkers. Dat IT in de financekolom opereert, is wat mij betreft dan ook niet zo vanzelfsprekend. Volgens mij zou de IT-manager ook prima onder de COO kunnen functioneren.”

BRANDEN BLUSSEN
IT: ondersteunend dus en niet strategisch. Of is die grens niet zo scherp? Dingjan: “Je kunt je afvragen in hoeverre IT strategisch is bij Endemol. De meest gebruikte applicatie is nog altijd Word. Maar we zijn natuurlijk allang niet meer de ‘brandenblussers’ waar IT-afdelingen vaak voor werden aangezien. Mijn afdeling doet meer dan er alleen voor zorgen dat alle computers draaien en dat Word is geïnstalleerd. Ik denk uiteraard mee over hoe IT de corebusiness kan ondersteunen en verbeteren.”

IT is bij de Endemol-groep decentraal geregeld. De taken van de IT-afdeling van Endemol zijn grofweg in twee groepen te verdelen: een strategische en een uitvoerende. Het technisch beheer van alle apparatuur besteedde Endemol twee jaar geleden uit. Dingjan: “Daarmee hebben we kosten bespaard en bovendien kunnen wij ons nu op de corebusiness richten.” Met operations bemoeit de CFO zich niet, vertelt Dingjan.

Op het strategische vak is hij vaak de aangever. “We hebben elke week of twee weken overleg en hij zit bovendien aan de overkant van de gang. Alex weet verantwoordelijkheden goed daar neer te leggen waar ze horen. Hij is mijn spreekbuis bij de Raad van Bestuur. Alex is eindverantwoordelijke en weet goed te sturen op de vooraf afgestemde projectdoelstellingen. Het is erg prettig met iemand te kunnen overleggen die van bovenaf – met een helikopterview – ziet welke rol ICT in het grote geheel speelt. Alex zit er dicht op en ziet tijdig de beren op de weg. Ik denk van de onderkant, waar Alex van bovenaf kijkt. Een fijne samenwerking.” Zo meent ook Oostvogel. “De wisselwerking met Pieter is goed en belangrijk.”

BEST PRACTICE
Een van de projecten waar Dingjan en Oostvogel de afgelopen jaren mee bezig zijn geweest, is de businessapplicatie ‘Premier’. Oostvogel: “Dat is de basis van ons content-businesssysteem. Intellectual property is in onze branche van groot belang. Het is onze asset. We hebben momenteel zo’n 900 formats in dit systeem opgeslagen, die iedere werkmaatschappij kan gebruiken voor lokale verkoop. De formats zijn volledig beschreven en er is zelfs een videostream bij. Ook dient dit systeem als basis voor verdere lokale creatieve ontwikkeling. ‘Think global, act local’, zeggen we altijd.

Lokale werkmaatschappijen kunnen zo bestaande formats aanpassen aan de lokale omstandigheden en daarmee een aangepast format produceren of zelfs tot een geheel nieuwe format komen. Dat wordt dan weer in Premier geregistreerd. Aan dit systeem zijn ook de contracten gekoppeld: van welke werkmaatschappij is het intellectual property en aan wie is het format gelicenseerd? We willen nu als derde fase de koppeling met het creatieve aspect maken. We ontwikkelen een applicatie waarmee de verschillende werkmaatschappijen inzicht hebben in elkaars creatieve ideeën en ontwikkelingen.

Op die manier maken we pas optimaal gebruik van het netwerk Endemol en zal de output ook toenemen. Het kleinste idee bij de ene werkmaatschappij kan bij de andere immers uitgroeien tot een hit. En dat is onze missie: hits produceren. IT draagt op deze manier bij aan de efficiency van onze corebusiness.” De taak van de IT-afdeling in dezen vat Dingjan in vier punten samen. “Om de formatcatalogus te realiseren definiëren we het project, maken we een projectplan, schakelen we resources in en selecteren en implementeren we de juiste software.”

Doordat IT decentraal is geregeld, profiteert de groep van best practices van individuele werkmaatschappijen. Dingjan: “Endemol heeft 41 vestigingen, verspreid over 23 landen. We kunnen gebruikmaken van best practices van vestigingen en efficiency- en kostenvoordeel behalen voor de groep. Zo werkt de vestiging in Spanje bijvoorbeeld met softwareapplicaties die ervoor zorgen dat medewerkers op hun werkplek kunnen monteren. Ze hoeven daar geen aparte montageruimte te reserveren of specialisten in dienst te nemen. Wij volgen dat voorbeeld.

Medewerkers hoeven dus niet langer met de schoenendoos met videobanden naar een gehuurde ruimte, maar kunnen achter hun pc films monteren. De pc is een substituut geworden voor specifieke videobewerkingsapparatuur, AVID-sets. De kosten van het productieproces nemen daarmee af. Dat is nodig. Met de versnippering van reclamegelden over steeds meer zenders moet er immers op andere plekken geld worden bespaard. Dat kan, mede dankzij IT.”

ROI
Maar dan wellicht het grootste struikelblok voor de IT-afdeling: hoe maak je duidelijk wat de winst van investeringen is? “Geen voorstel zonder duidelijke benefits”, stelt Oostvogel. “Ook als benefits niet of lastig te meten zijn – zoals vaak bij IT-investeringen -, zeg ik altijd: Probeer dat toch maar.

Denk bijvoorbeeld aan de snelheid waarmee nieuwe formats te lanceren zijn dankzij IT-tools. IT moet er zijn voor de efficiency van het bedrijfsproces.” Maar is dat in de praktijk niet gemakkelijker gezegd dan gedaan? “Bij bepaalde projecten kun je met een nulmeting werken en is de return on investment goed weer te geven”, vertelt Dingjan. “Zo kun je duidelijk zien dat de montagekosten afnemen als er geen aparte ruimte en specialisten gehuurd hoeven te worden.

Ook het consolidatieproces is bijvoorbeeld door IT-tools versneld. We kunnen nu op de vijfde werkdag van de volgende maand aan Telefonica rapporteren. Verder is de specificatie nauwkeuriger.” De return on investment? Snellere, uitgebreidere rapportage waarmee wordt voldaan aan wet- en regelgeving.
Dingjan: “Als we op voorhand aangeven welk efficiencyvoordeel of welke kostenbesparing we met onze voorstellen kunnen realiseren – bijvoorbeeld door te verwijzen naar een best practice bij een van de vestigingen -, is de Raad van Bestuur ontvankelijk voor investeringen in IT.

De vergelijking tussen verschillende landen en vestigingen laat bovendien duidelijk zien welke landen duurdere oplossingen hanteren dan andere. We kunnen daar goed op sturen en kennis en kunde onderling uitwisselen.” Overigens zijn de kosten voor tv-producties vaak versplinterd. Dingjan: “We kennen veel kleine kostenpostjes. Voor bijvoorbeeld Big Brother hebben we duizenden leveranciers van honderden euro’s. Die kosten verdienen we later in één grote klap terug. Het is aan de CFO dat inzicht te hebben.”

De IT-afdeling wordt nog wel eens een slechte tijdsplanning verweten. Ten onrechte, meent Dingjan. “Deadlines zijn voor tv-producties erg hard. Dat geldt ook voor IT-projecten. Wat dat betreft zou de reputatie van de IT-afdeling bijgesteld mogen worden. Want ook voor grote projecten houden we ons aan de strakke tijdsplanning.”

HITS
Endemol en zijn IT-afdeling maken goed gebruik van schaalgrootte. “Bijvoorbeeld bij de aanschaf van software van Microsoft gebruiken we de kennis en licenties van Telefonica”, vertelt Dingjan. “Bij meer specifieke software, zoals financiële, schaffen we zelf licenties aan. In overleg met Alex kiezen we dan een applicatie, waarna ik zorg voor de juiste implementatie. Hardware is mijn eigen verantwoordelijkheid. Zoals gezegd: Alex weet verantwoordelijkheden goed daar neer te leggen waar ze horen.”

Ook weet Endemol de vele mogelijkheden van IT goed te benutten. Nog een keer het voorbeeld van Big Brother. “Het is een format dat over de hele wereld wordt gebruikt. Niet alleen voor televisie, maar ook voor internet en telefonie”, vertelt Dingjan. “Producties krijgen een toenemend cross-mediaal karakter, waarbij tv wordt aangevuld met andere communicatievormen. Je maakt formats – dankzij ICT – onafhankelijk van infrastructuur”, benadrukt Oostvogel. En dat resulteert in datgene waar het bij Endemol uiteindelijk om gaat: hits produceren.