Permanente monitoring en controle op bedrijfsprocessen onvolwassen

Hoewel het steeds belangrijker wordt dat bedrijven op ieder moment inzicht hebben in hun bedrijfsprocessen en zich kunnen aanpassen aan veranderingen in de omgeving, de wetgeving en de eigen organisatie, is een beperkt aantal ondernemingen in staat om op adequate wijze de belangrijkste risico’s te adresseren en inzichtelijk te maken.

Dat blijkt uit internationaal onderzoek van KPMG onder ruim zevenhonderd bedrijven. Een meerderheid van de bedrijven is weliswaar overtuigd van de noodzaak om niet-werkende beheersingsmaatregelen snel te kunnen identificeren, maar slechts 9% van de bedrijven heeft inmiddels een systeem van Continuous Auditing en Continuous Monitoring (CA/CM) ingevoerd.

“Vooral nu als gevolg van de financiële crisis stakeholders eisen dat organisaties zekerheid kunnen verschaffen over de betrouwbaarheid van de financiële processen, wordt het steeds belangrijker dat zij hierin op permanente basis inzicht kunnen geven”, zegt Peter Paul Brouwers, partner bij KPMG Advisory.

Brouwers: “Daarnaast zijn de toenemende regelgeving, de maatregelen die organisaties moeten nemen om kosten te besparen en nieuwe risico’s waarmee zij geconfronteerd worden, van invloed op de manier waarop zij aankijken tegen het risicomanagement. Bedrijven die niet in staat zijn om zich tijdig aan te passen aan veranderingen die van invloed zijn op hun bedrijfsprocessen, zullen niet alleen hun concurrentiepositie in gevaar zien komen.

Ook de continuïteit van de onderneming wordt hierdoor op termijn bedreigd. Bedrijven die het belang van permanente monitoring wel serieus nemen, gebruiken de mogelijkheden die de nieuwe informatietechnologie biedt. Zij zetten CA/CM in om de zekerheid te krijgen over de kwaliteit van hun bedrijfsprocessen, verrassingen te kunnen uitsluiten en de processen zo optimaal en efficiënt mogelijk te laten verlopen.”

Uit het onderzoek van KPMG blijkt dat een meerderheid van de ondernemingen op dit moment gebruik maakt van conventionele technieken, zoals steekproeven en ‘letters of representation’ om het management zekerheid te kunnen geven over de effectiviteit van de genomen beheersingsmaatregelen. Een beperkt aantal bedrijven maakt gebruik van een combinatie van automatische en handmatige real-time controles.

De bedrijfsprocessen die uiteindelijk het meest zullen profiteren van een overstap op CA/CM zijn volgens de bedrijven met name de rapportages over het financieel management, het treasury & cash management en de operationele processen, zoals het gehele proces van inkoop, verkoop, betaling en betalingsontvangst. Brouwers: “De meerwaarde van het systeem komt dan ook met name tot uitdrukking bij de processen  die vaak voorkomen, in hoge mate geautomatiseerd zijn en bloot staan aan financiële en business risico’s.”

Hoewel een meerderheid van de onderzochte organisaties volgens Brouwers de voordelen van een systeem van permanente controle en monitoring onderkent, bestaat er toch de nodige terughoudendheid om tot een volledige invoering over te gaan. Brouwers: “Gezien de toenemende noodzaak om de risico’s permanent in beeld te brengen, zal het aantal bedrijven dat uiteindelijk de overstap maakt snel toenemen en zullen meer bedrijven op de korte termijn investeren in CA/CM. Dit zal echter wel de nodige tijd en inspanning vergen, met name vanwege de organisatorische verandering om tot een meer informatiegedreven organisatie te komen.”

Bron: KPMG