Performance Management: Halleluja!: Nieuw perspectief voor de Finance-Office

Hebben er nog opvallende evenementen plaatsgevonden het afgelopen jaar, staan er nog opvallende evenementen op de agenda en is er een duidelijke trend waarneembaar? Jazeker! De eerste was het lustrum jaarcongres van het Controllers Instituut afgelopen november. Al jaren heeft het jaarcongres een opkomst van circa honderd deelnemers, maar op de afgelopen editie kwamen er meer dan driehonderd deelnemers opdagen. Een programma vol met zware sprekers. De een nog bekender dan de ander. Daarnaast een hele serie aan masterclasses vooral over wet- en regelgeving en … over performance management. Derhalve veel diepgang. En dat is toch eigenlijk waar het om gaat, als je als overkoepelende organisatie iets voor je leden organiseert. Het Controllers Instituut had blijkbaar zijn huiswerk gedaan. Een tweede opvallend evenement was het Gartner BI Summit van begin februari in Amsterdam. Deze was opvallend vanwege het feit dat er naast het al jaren bekende hoofdthema business intelligence (BI), minstens de helft van het gehele programma in het teken stond van corporate performance management (CPM). Met als absoluut hoogtepunt een presentatie van Heinekens CFO René Hooft Graafland. Best een gok, gelet op het feit dat CFO’s niet altijd echt smeuïg staan te spreken. In dit geval, een heel sterk inhoudelijk verhaal over onder meer … performance management, met hier en daar een grappige zelfspotcartoon die de zaal kon waarderen. De deelnemers waren dan ook niet alleen IT’ers. Gartner gokte duidelijk op een bredere doelgroep. Waarom? Niet vanwege een afnemend aantal bezoekers, het evenement is immers al jaren goed bezocht. Nee, veel meer nog vanwege een nieuwe trend. Corporate performance management. Een nieuwe categorie in de software-industrie. Hiep hiep hoera! Een derde opvallend evenement was het eerste CPM Jaarcongres. Een nieuw congres geheel in het teken van … performance management. Er werd tevens een award vergeven door CFO Magazine voor de beste CPM-case over 2003. Opvallend waren de jurycriteria en -motivatie. Als criteria hanteerde de jury:

• Integraliteit. Ondersteunt de geïmplementeerde CPM-applicatie alle prestatiemanagement-processen? Het voordeel van CPM zou immers moeten zijn dat alle processen geïntegreerd worden door een overkoepelende ‘schil’ die CPM vormt.
  
• Aantoonbare resultaten. Heeft de organisatie aantoonbaar betere resultaten behaald door de CPM-applicatie?
  
• Strategische visie. Toont management een duidelijke visie wat het met CPM wil doen en bereiken en voert het dat dan ook uit?

De uiteindelijke jurymotivatie sprak over: Deze onderneming zet CPM in om snel een geïntegreerd beeld te krijgen van niet alleen de resultaten van alle businessunits, maar ook van hun vooruitzichten (door rolling forecasts). Daarbij laat de holding de individuele bedrijfsonderdelen in hun waarde door (a) tegemoet te komen aan de wensen van het lokale management dat naast de gestandaardiseerde prestatie-indicatoren voor de hele onderneming ook zijn eigen lokale indicatoren heeft (autonoom ondernemerschap), en (b) de informatietoelevering zo te structureren dat het (onopvallend) over de schouders meekijken mogelijk wordt. Het instellen van dit corporate raamwerk is ijzersterk. Hoe vaak verzandt een grote organisatie met vele locaties niet in een excuuscultuur vanwege het ontbreken van duidelijke en eerlijke afspraken. Het op deze manier inzetten van CPM met bijbehorend raamwerk betekent dat zogeheten misverstanden voor negentig procent zijn uitgebannen. Op deze wijze wordt ‘het systeem’ ook van lokaal management en is het niet louter een door de holding opgelegd systeem. Welke evenementen staan op stapel? Zijn er nog opvallende evenementen voor de komende maanden te noemen? Jazeker. De derde CFO DAY staat alweer op de agenda voor 10 juni. Wat is er opvallend aan? Op de eerste plaats de evolutie van het programma. Dit jaar staan er maar liefst vijftien CFO’s, enkele CEO’s en een handvol aan andere autonome sprekers op het programma. Daarnaast is het aantal platinum sponsors toegenomen. Opvallend hieraan zijn de nieuwe toetreders als ABN AMRO, Atos KPMG Consulting, Euronext en Atradius, om er maar een paar te noemen. Tenslotte nog iets over de inhoud. Ook hier is sprake van een toename in performance (management)-gerelateerde onderwerpen. ONDERZOEKEN Hebben er nog opvallende onderzoeken plaatsgevonden het afgelopen jaar, staan er nog opvallende op de agenda en is er een duidelijke trend waarneembaar? Ook hier is het antwoord, jazeker! Een eerste onderzoek is dat van IBM Business Consulting Services. Dit heeft eind 2003 plaatsgevonden met de titel: CFO Survey: Current state and future directions. Het is gehouden onder circa 450 CFO’s in 35 landen. De gemiddelde omzet van deze wereldwijd opererende bedrijven bedroeg 8,4 miljard dollar per bedrijf. Naast allerlei modellen met betrekking tot verschuivingen (procesmatig) in de finance-afdeling en -functie, zijn twee zaken de moeite waard te vermelden.

1 In de topdrie-aandachtsgebieden van CFO’s komt, behalve het ondersteunen van de CEO met betrekking tot aandeelhouderswaarde (68%), het onderwerp monitoren en meten van business performance met 65% binnendenderen. 2 De toppercentages met betrekking tot het realiseren van value creation hebben onder meer betrekking op leveraging data vanuit ERP om daarmee performance management te verbeteren met een percentage van 44%.

Een tweede onderzoek is dat van Heliview. Het publiceerde in januari een onderzoek onder 1120 grote organisaties in Nederland. Het aandachtsgebied van het onderzoek betreft de ICT-investeringen in de periode 2003-2005 met betrekking tot business intelligence en … business performance management (BPM), zowel voor hardware, software als dienstverlening. De resultaten van dit onderzoek geven een aantal opvallende conclusies weer.

1 De totale ICT-markt onder grotere organisaties groeit nauwelijks, er blijft sprake van een afname in de komende jaren als het gaat om ICT-budgetten. Dit is een algemene trend die Heliview ziet, waarbij primair de toepassingen van nieuwe technologieën in mindere mate plaatsvinden en upgrades van verouderde hardware- en softwaresystemen niet plaatsvinden. 2 Inzoomend op het aandachtsgebied BPM is een lichte groei te zien voor 2004. Organisaties zijn zich terdege bewust van het cruciale belang om op het juiste moment over de juiste stuurinformatie te beschikken. Het gebruik van diverse ‘primitieve’ methoden hiervoor, ondanks de beschikbaarheid van diverse geïntegreerde oplossingen, is hierbij een knelpunt. Circa de helft van de bedrijven geeft aan performance management te doen via handmatige rapportages of via Excel-achtige applicaties, met alle risico’s van dien (zoals onder meer de juistheid en courantheid van data). 3 Verontrustend is te zien, dat het percentage investeringen in managementinformatie slechts vijf procent van het totale ICTbudget is in 2003. Dit betekent dat 95 procent van de investeringen gedaan worden in operationele systemen of in ERP- en CRM-achtige oplossingen. Dit kan niet anders worden gezien dan als een suboptimalisatie. 4 De markt voor BI-platforms geeft een lichte daling in 2004 aan, waar de applicatiemarkt op gebied van BPM een groei vertoont. Met name (BPM-)deelgebieden zoals budgettering & planning, business modelling en performance scorecarding zorgen hiervoor, terwijl er een lichte daling is te zien in het deelgebied financial management (consolidatie & rapportage). Overigens is nog steeds 39 procent van de totale investeringssom in BPMapplicaties.

Een derde onderzoek is dat van Industry Analyst Gartner Inc. Hier gaat het om een nog lopend onderzoek op het gebied van corporate performance management. Dit onderzoek wordt wereldwijd gehouden op het gebied van zowel finance als IT. Het opvallende aan dit onderzoek is dat het eigenlijk een test is, een CPM selfassessment test. Het uitgangspunt hier, is dat er een interactief onderzoeksmiddel beschikbaar is om bedrijven een beter inzicht te geven in best practices met betrekking tot methodologie, matrices, processen en systemen. Dit kan worden gebruikt om business performance in de gehele onderneming te monitoren en managen. Door het on line invullen van achttien vragen (op basis van een keuze), krijgt men direct feedback waaruit blijkt of de eigen organisatie klaar is voor CPM. Natuurlijk geeft Gartner hierover nog gratis enkele actiegedreven adviezen. Medio juni dit jaar zal Gartner een samenvattend rapport presenteren. Op basis daarvan zou u dan ook in staat moeten zijn uw eigen resultaat te benchmarken op basis van elementen als land, industrie, bedrijfsomvang of vanuit de functie. Een mooi initiatief, waarbij het verkrijgen van weer een invalshoek inzake BPM of CPM, ditmaal uw eigen organisatie centraal laat staan. Daarom met speciale vermelding het internetadres: newgmodels.gartner.com/cpma/index_00.php. CPM: EEN NIEUWE TREND Eindelijk een nieuwe trend, een nieuwe categorie, naast die al eeuwig durende suboptimaliserende onderwerpen als ERP en CRM. Want laten we nou eerlijk zijn, deze toepassingen zullen er nooit voor zorgen dat bedrijven de juiste managementinformatie krijgen om hun strategie en operationele bedrijfsvoering te kunnen bepalen en monitoren en er op te kunnen anticiperen. En hebben we dan gelijk een trend te pakken in evenementen- en onderzoeksland? Wederom, jazeker. Halleluja! Voor de komende maanden zien we weer een flink aantal evenementen op de agenda staan, die óf over performance management, óf over veranderingen gaan. En beide thema’s zijn belangrijk. Vooral vanwege het feit dat ze gaan over de effecten voor de gehele organisatie en niet meer alleen specifiek functioneel gericht of branchegericht zijn. Thema’s die er ook voor zorgen dat zowel financiers, IT’ers als commerciële mensen hier samen naar toe kunnen gaan om er daarna samen iets mee te kunnen doen in de eigen organisatie. En dan gaat het eindelijk weer eens ergens om! Rob Beijleveld Hyperion Solutions Nederland B.V.