Voorkom (te lang) onopgemerkte fraude door werknemers

Uit onderzoek blijkt dat 75% van de werknemers toegeeft minstens één keer te hebben gestolen van hun werkgever. Deze statistiek onthult een dieper probleem: financiële fraude op de werkvloer. Maar hoe gebeurt dit eigenlijk en wat zijn de gevolgen? En nog belangrijker, hoe kunnen bedrijven zich beschermen in dit digitale tijdperk?

Het is ontmoedigend om te ontdekken dat de dader achter financiële fraude vaak een bekend gezicht is: een van je eigen werknemers. Insider fraude, of het nu gaat om individuele werknemers of samenzweringen tussen intern en extern, is verantwoordelijk voor maar liefst 57% van alle fraudegevallen. Elk jaar lijden bedrijven wereldwijd een verlies van $4,7 biljoen als gevolg van werknemersfraude.

De impact van financiële criminaliteit strekt zich verder uit dan alleen financiële verliezen. Het heeft ook invloed op het vertrouwen, de reputatie en de algehele gezondheid van een bedrijf. Daarom is het cruciaal om te begrijpen hoe werknemers deze daden plegen en nog belangrijker, hoe ze kunnen worden voorkomen.

Arbeidsfraude kan jarenlang onopgemerkt blijven als er niet de juiste middelen, aanpak en bedrijfscultuur zijn.

De omvang van financiële fraude in bedrijven

Fraude door werknemers neemt toe en bedrijfsfraudeurs worden steeds sluwer met hun complotten en regelingen. Hier volgen enkele van de meest voorkomende soorten fraude:

1. Diefstal van tijd: Werknemers manipuleren de loonlijst door bijvoorbeeld overuren te overdrijven of collega’s voor hen te laten inklokken.
2. Onkostenfraude: Het opblazen van onkostendeclaraties, persoonlijke uitgaven indienen als zakelijke kosten en samenspannen met leveranciers zijn enkele veelvoorkomende vormen van onkostenfraude.
3. Fraude met financiële overzichten: Door inkomsten te overdrijven en uitgaven te minimaliseren, proberen werknemers een onjuist welvarend beeld van het bedrijf te creëren door manipulatie van financiële overzichten.
4. Corruptie: Van onder-de-tafel deals tot steekpenningen voor leveranciers, onethisch gedrag van werknemers kan de reputatie van een bedrijf ernstige schade toebrengen.
5. Verduistering van bedrijfsmiddelen: Werknemers misbruiken of stelen bedrijfsactiva, zoals een inkoopmanager die orders vervalst en het geld voor persoonlijk gewin gebruikt. Misbruik van activa vormt 86% van alle gevallen van bedrijfsfraude.
6. Vervalsing: Vervalsing van documenten, handtekeningen of autorisaties is een klassieke vorm van diefstal, vooral bij papieren, handmatige uitgavencontroles.
7. Diefstal van gegevens: Werknemers stelen bedrijfsinformatie, zoals intellectueel eigendom of klantgegevens, vooral bij vertrek. 70% van de diefstal van intellectueel eigendom gebeurt binnen 90 dagen voor het ontslag.
8. Diefstal van identiteit: Werknemers kunnen de identiteit van collega’s stelen om aankopen te doen of zich als klant voordoen om ongeautoriseerde rekeningen te openen.
9. Verduistering: Werknemers misbruiken hun positie om toegang te krijgen tot bedrijfsfondsen voor persoonlijk gebruik, vaak in samenwerking met anderen. Bij 79% van de gevallen zijn twee of meer personen betrokken.

Frequentie en trends van financiële fraude in de bedrijfssector

Je hebt wellicht verhalen gehoord over bedrijven die van binnenuit worden aangevallen door financiële fraude. Maar wat zijn de werkelijke verliezen die bedrijven lijden? Wie zijn de betrokkenen en wat is de omvang van de schade? Laten we een diepgaande blik werpen op de statistieken en feiten rondom dit onderwerp.”

Financiële criminaliteit onder werknemers is wijdverbreid

Wereldwijd verliezen bedrijven jaarlijks ongeveer 5% van hun omzet door werknemersfraude. Alleen al in het Verenigd Koninkrijk bedraagt de rekening £76 miljoen. De frequentie waarmee werknemers hun werkgevers bedriegen is ook hoog. In de periode 2018-2020 kregen bedrijven gemiddeld te maken met zes gevallen van fraude.

Geen enkel bedrijf is veilig …

Ondanks de grote verliezen zijn megabedrijven niet de enigen die geld verliezen door werknemersfraude. 22% van de kleine bedrijven heeft te maken gehad met werknemers die geld onder hun neus wegsluisten. Erger nog, 33% van de faillissementen van Amerikaanse bedrijven is het gevolg van fraude door werknemers.

… het zijn de mensen die je vertrouwt

Als het gaat om financiële fraude, verraden de mensen die je vertrouwt je vaak. Volgens PWC betreft dicht in bijna de helft van de gemelde gevallen medewerkers zoals intern personeel, aannemers en leveranciers.

Check de huidige staat van je uitgavenbeheer

Voor bedrijven wereldwijd, ongeacht hun omvang of sector, is effectief uitgavenbeheer van vitaal belang. Daarom hebben we de Spend Health Check Quiz ontwikkeld om je te helpen de status van je uitgavenbeheer binnen jouw organisatie snel te evalueren. Ben je klaar om de werkelijke staat van je uitgavenbeheer te ontdekken?

Doe de quiz

De meest risicovolle rollen en afdelingen voor financiële fraude

Sommige werknemersprofielen en teams hebben een geschiedenis van fraude. Bijvoorbeeld:

• 64% van de mensen die beroepsfraude plegen hebben een universitaire graad of hoger
• Mannen hebben hun werkgevers het meest bedrogen met 72%, vergeleken met vrouwen met 28%.
• Het middenkader (34%), operationeel personeel (31%) en senior managers (26%) plegen de meeste financiële misdrijven.
• Eigenaars en leidinggevenden pleegden slechts 20% van de werknemersfraude maar veroorzaakten de meeste financiële schade
• Managers plegen 85% van de verduisteringen

Stand van de economie beïnvloedt financiële criminaliteit

Sommige werknemers grijpen naar illegale maatregelen als ze met financiële problemen worden geconfronteerd. De kosten van levensonderhoud en de dreigende recessie zijn niet anders. Een internationale verzekeraar stelde onlangs dat diefstal door werknemers is in Engeland en Wales met bijna een vijfde toegenomen. Bijna 6.000 werknemers werden betrapt op diefstal van hun baas in 2022, vergeleken met 5.000 in 2021.

Voorbeeld I van bedrijfsverlies door fraude: De zaak Emma Hunt

In 2023 veroordeelde een rechter in het Verenigd Koninkrijk een kantoormanager uit Edinburgh voor drie jaar omdat ze op kosten van haar werkgever had geleefd. Emma Hunt verduisterde geld van haar werkgever in onroerend goed voor een bedrag van 900.000 pond (meer dan € 1 miljoen) in 32 maanden door onnodige stortingen van klanten aan te nemen en huurbetalingen om te leiden naar haar rekening.

Hunt maakte ook valse facturen voor voorraden en zakelijke uitgaven. Vervolgens liet ze de uitbetalingen naar haar rekeningen sturen. Enkele van Hunt’s uitgaven van het verduisterde geld waren:

• 5-sterren Caribische vakantie
• Reis naar Fenton Tower voor 80 personen ter waarde van £39.000 (ruim €45,000)
• Daguitstapjes naar de Scottish Open en de rugbywedstrijd Schotland vs Engeland

Voorbeeld II van bedrijfsverlies door fraude: valsheid in geschrifte, afpersing en ambtsmisbruik in Italië

Een Italiaanse man veroorzaakte opschudding in de media toen hij ervan werd beschuldigd 15 jaar lang, met behoud van salaris, te hebben verzuimd. Dit heeft zijn werkgever ruim €540.000 euro gekost. Hij werkte voor het ziekenhuis Pugliese Ciaccio in Italië, waar ziekteverzuim in de publieke sector veel voorkomt. Onderzoekers meldden dat de verdachte dreigementen uitte om repercussies voor verzuim te vermijden. Daarna is hij nooit meer komen werken. Zes managers worden ook onderzocht voor hun rol in deze lopende zaak.

Lessen uit eerdere incidenten

Hoewel de bovenstaande voorbeelden extreem zijn, zijn ze zeer reëel. Om te voorkomen dat financiële fraude zich binnen organisaties voordoet, kunnen financiële teams het volgende doen:

• Implementeer adequate interne controlesystemen om verschillende vormen van fraude op te sporen en te voorkomen.
• Volg de uitgaven van werknemers nauwlettend met behulp van uitgebreide software voor uitgavenbeheer.
• Gebruik zakelijke betaalkaarten met geavanceerde kaartcontroles, waaronder uitgavenlimieten, locatiebeperkingen, tijdsrestricties, specifieke verkopers en geautomatiseerde onkostendeclaraties.
• Stel een duidelijk en robuust uitgavenbeleid op en zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de regels en limieten.
• Vermijd dat leidinggevenden zelf hun uitgaven goedkeuren en implementeer een goedkeuringssysteem zonder belangenverstrengeling.
• Wees transparant naar klanten toe over vergoedingen en processen om vertrouwen op te bouwen en mogelijke misverstanden te voorkomen.
• Houd de activiteiten en werkstatus van werknemers nauwlettend in de gaten met behulp van digitale oplossingen en implementeer maatregelen tegen mogelijke klokkenluiders.

Laat je niet bedriegen …

Financiële criminaliteit is een hardnekkig probleem dat niet zomaar verdwijnt. Arbeidsfraude kan jarenlang onopgemerkt blijven als er niet de juiste middelen, aanpak en bedrijfscultuur zijn. Het probleem wordt nog verergerd doordat werknemersfraude geen misdrijf is zonder slachtoffers. Het kan leiden tot faillissementen, banenverlies, reputatieschade en meer.

… investeer in oplossingen

Het is van vitaal belang om de complotten en regelingen van oneerlijke werknemers een stap voor te blijven. Investeer in oplossingen die de controle over bedrijfsuitgaven verbeteren, zoals uitgebreide software voor uitgavenbeheer. Blijf ook investeren in de training van personeel en verbeter voortdurend je strategie voor het voorkomen van financiële fraude in het licht van nieuwe ontwikkelingen.

Altijd deze stap

Wil je meer weten over hoe Payhawk je bedrijf kan beschermen tegen fraude met personeelskosten? Bekijk onze gedetailleerde pagina over onze zakelijke betaalkaarten voor meer informatie over kaartcontroles en beveiligingsfuncties.

Lees ook:

• Verborgen kosten van werknemersfraude

Check de huidige staat van je uitgavenbeheer

Voor bedrijven wereldwijd, ongeacht hun omvang of sector, is effectief uitgavenbeheer van vitaal belang. Daarom hebben we de Spend Health Check Quiz ontwikkeld om je te helpen de status van je uitgavenbeheer binnen jouw organisatie snel te evalueren. Ben je klaar om de werkelijke staat van je uitgavenbeheer te ontdekken?

Doe de quiz