Pas de perceptie over debiteuren aan

Raimond Honig

De betalingsmoraal verslechtert de laatste jaren sterk zowel in binnen- en buitenland. De wijze waarop vanuit de organisatie naar debiteuren wordt gekeken, bepaalt in veel gevallen ook de aanpak van het incassoproces. In die beleving vindt de veronderstelling plaats dat wanneer er een stevig debiteurenbeleid wordt gevoerd, dit ten koste zou gaan van (het behouden van) klanten.

bakker
De opvatting ‘als we vanuit de organisatie debiteuren te hard aanpakken, dan gaan ze naar de concurrent’ wordt vaak gevoed vanuit de afdeling Sales, zover doorgevoerd dat een realistisch beeld van klant- en debiteurenperceptie uit het oog wordt verloren. Een voorbeeld: Wanneer men naar de bakker gaat en een tijgerbrood bestelt, zegt de mevrouw achter de toonbank ‘dat is dan twee euro en tien eurocent’. Er zal in zo’n geval niet gezegd worden: ‘ik betaal over zes weken’.

Bij het kopen van een brood is het heel normaal dat er direct wordt afgerekend, maar binnen het zakelijke verkeer, waar de financiële belangen aanzienlijk kunnen zijn, wordt dit ineens heel anders. Waarom betaalt men niet gewoon na ontvangst van de factuur of binnen de overeengekomen termijn, bijvoorbeeld factuurdatum plus dertig dagen?

De termijn waarbinnen wordt afgerekend, rekt steeds verder op. Het vraagt organisaties andere maatregelen te nemen en een strakker beleid te voeren binnen credit management. Beleid opstellen is één, de uitvoering en de consequente toepassing ervan is twee. Het daadwerkelijk kunnen vasthouden aan die consequentheid is daarbij aspect drie. Het beschikken over de juiste kennis en vaardigheden om deze werkzaamheden goed uit te kunnen voeren is het vierde aspect.

Perceptie
Credit management heeft met nogal wat factoren in organisaties rekening te houden. Afstemming over het te voeren beleid zal daarom niet zomaar plaatsvinden. In veel gevallen is men zich er helemaal niet bewust van wat het een organisatie kost wanneer er geen effectief en beheersbaar credit management wordt gevoerd.

Er wordt over het algemeen gesproken over kosten omdat het geld al van de crediteur is, maar het wel nog vanuit de zak van de debiteur in de zak van de crediteur terecht moet komen. Algemeen gesteld: de perceptie over debiteuren moet worden aangepast. Dit bewustzijn moet door alle aspecten van de organisatie bekend zijn en worden geaccepteerd.

Betalingsdruk
De visie: ‘het zegt ook iets over hoe men naar de eigen organisatie kijkt’ speelt hierbij een grote rol. Tussen leverancier en de klant zijn bepaalde afspraken gemaakt, op basis waarvan de leverancier het product of de dienst levert en de klant betaalt. Als er vanuit de afdeling credit management geen vastomlijnd beleid aanwezig is, lijkt het erop dat de klant de wederkerigheid van die overeenkomst niet hoeft na te komen.

Als de betalingsdruk wordt opgevoerd, krijgen debiteuren die niet op tijd betalen opeens de status ‘goede klanten’ en de betreffende organisatie krijgt het stempel van ‘geen goede’ organisatie. Kromme redenatie, of niet? De organisatie staat immers achter zijn product of dienst, de gemaakte afspraken worden vanuit die zijde correct en op tijd nagekomen en het enige wat van de klant wordt gevraagd is hetzelfde te doen. Toch?

Tegenwerken
Sterker nog: vanuit de afdeling Sales worden vaak verklaringen gegeven voor de reden(en) waarom klanten hun deel van de overeenkomst niet na zouden hoeven te komen. In de praktijk stopt de afdeling Sales er zelfs regelmatig energie in om de collega’s van de afdeling credit management tegen te werken.

Dat is een hele rare tegenstrijdigheid want organisaties hebben doelstellingen die door afzonderlijke afdelingen in een samenhangend geheel gerealiseerd dienen te worden. Dus zou er van een onderlinge tegenwerking geen sprake kunnen en mogen zijn. De realiteit is echter geheel anders.

Spanning
Juist tussen de afdelingen Sales en credit management heerst een enorme spanning. De oorsprong hiervan ligt in de onduidelijkheid van de positie van de afdeling credit management binnen organisaties, de onwetendheid omtrent de te besparen kosten en de ervaring hoe het ook anders kan. Doordat credit management een nog relatief onbekend vakgebied is, houdt men vast aan ‘ouderwetse’ gedachten omtrent het incasseren van het geld waar men recht op heeft.

Samenvattend kan worden vastgesteld dat debiteuren een dienst of product hebben afgenomen, alleen de overeengekomen tegenprestatie nog niet hebben ingevuld. Debiteuren houden onterecht geld van de organisatie vast. Om die reden moet de kijk op debiteuren in het algemeen worden aangepast. Zodat er op een andere ziens- en handelwijze met debiteuren wordt aangegaan.