“Financials, sla een brug met inkoop”

“De moderne financial zet zwaar in op de digitalisering van het factuurproces. Maar als het op de bestelprocedure aankomt, dan ligt de bal meestal bij inkoop”, zeggen Paolo Gambirasi en Paul van Rietschoten van Esize, aanbieder van een cloudplatform waarop inkopende organisaties en leveranciers met elkaar kunnen samenwerken. “Wij zien in de praktijk dat nog te veel financieel professionals zich onvoldoende bewust zijn van de besparingen die zij kunnen realiseren door de integratie van het source-to-pay proces, de complete keten van strategische inkoop tot en met het operationele bestelproces en factuurverwerking.”

Organisaties opereren in een speelveld dat dagelijks verandert en voortdurend onder druk staat door globalisering en toenemende concurrentie. Zeker grotere organisaties met talrijke klanten, vele vestigingen, honderden producten, duizenden werknemers en miljoenen inkoopfacturen kunnen niet meer zonder kostbare investeringen in ERP-systemen om de productie, planning en de administratie te ondersteunen. Steeds vaker voorziet een softwareschil daarbovenop in gespecialiseerde applicaties om debiteuren en crediteuren te beheren en die het mogelijk maakt om informatie met het ERP-systeem uit te wisselen. 

Ook crediteurenadministraties en inkoopafdelingen maken dankbaar gebruik van deze zogeheten purchase-to-pay oplossingen, bijvoorbeeld om binnenkomende factureren sneller te verwerken. “Een duidelijke trend”, aldus Paolo Gambirasi, Manager Sales & Marketing van Esize. “De huidige markt vraagt om oplossingen die zijn gemaakt volgens het ‘outside-in’ principe, die communicatie hoog in het vaandel hebben en de eindgebruiker centraal stellen. Traditionele ERP systemen hebben daar van huis uit heel veel moeite mee.”

De belofte van purchase-to-pay oplossingen is groot, zeker in het financiële domein. Het gaat nog niet zoals het moet, wordt er dan gezegd, want veel facturen worden nog als pdf of zelfs per post verstuurd. Maar in de nabije toekomst zullen facturen volautomatisch kunnen worden verwerkt omdat elektronisch factureren via UBL steeds meer als nieuwe standaard wordt geaccepteerd. Elektronisch factureren scheelt administratiekosten en leidt ertoe dat facturen sneller worden verwerkt en betaald. En zowel klant als leverancier krijgen beter inzicht in het facturatieproces. Financials zouden er dus goed aan doen om te investeren in puchase-to-pay oplossingen en in e-factureren. 

Twee werelden
“Niet helemaal waar”, zegt Paul van Rietschoten, Chief Technology Officer van Esize. “Zeker, het is verstandig om het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen. Maar het effect daarvan is uiteindelijk beperkt. Het kan er hooguit toe leiden dat er geen handmatige handelingen nodig zijn bij het registreren van facturen. Sterker nog, die kant gaat het nu al op. Het is al heel gebruikelijk dat uitgaande facturen en bankafschriften volautomatisch de administratie in lopen. De volgende stap is ook al gezet, namelijk het inzetten van boekhoudrobots, die het elektronische aanbod van transacties kunnen interpreteren en inboeken. Op niet al te lange termijn kan door toepassing van Blockchain de kwaliteit van het vastleggingsproces nog verder worden verhoogd. Wij zijn ons platform daar nu al op aan het aanpassen.”

“In sommige sectoren zie je ook dat het principe van 'reversed billing' aan populariteit wint, bijvoorbeeld bij de inhuur van tijdelijk personeel. De inhurende organisatie creëert dan zelf een factuur voor hun leveranciers op basis van de contractuele afspraken en de daadwerkelijk geleverde prestatie of uren. De leverancier krijgt daardoor sneller betaald en hoeft niet meer achter zijn facturen aan te bellen en de afnemende partij kan actief aan de slag met cash management doordat de verwerkingscyclus drastisch wordt verkort”, voegt Gambirasi toe. De besparingen die dit oplevert zijn alleen mogelijk als de leverancier voldoende vertrouwen geniet en als er duidelijke contractafspraken zijn gemaakt. Zaken waar financieel verantwoordelijken wat Paolo Gambirasi en Paul van Rietschoten betreft zich flink tegenaan zouden moeten bemoeien. Maar al te vaak is de praktijk helaas anders en is de samenwerking tussen financiën en inkoop verre van optimaal. 

Waak voor suboptimalisatie
Als de 'financiële wereld' al oog heeft voor inkoop, dan toch vooral voor het operationele proces van bestelaanvraag tot aan de betaalbaarstelling van facturen (purchase-to-pay)  en veel minder voor het source-to-pay proces, waaronder het selecteren van de juiste leveranciers. “Wat ons opvalt is dat veel financieel professionals het grootste besparingspotentieel zien in de administratieve processen die samenhangen met factuurverwerking. Dat zien wij als een gemiste kans, want aan deze processen gaat een heel traject vooraf. Om over de volle breedte van een organisatie besparingspotentieel te kunnen ontdekken en verzilveren, zul je ook e-sourcing en contractmanagement moeten overwegen”, aldus van Rietschoten. 

Zorg dus voor voldoende kwaliteit in zowel het strategische- als operationele inkoopproces. Dat betekent ook dat bestellingen volgens contractafspraken geplaatst worden bij vooraf geselecteerde leveranciers en dat daarnaast autorisatie en budgetcontrole vooraf plaatsvinden. Het factuurverwerkingsproces is dan eerder een formaliteit dan een hoofdzaak. Of zoals Van Rietschoten zegt: “Wil een organisatie echt ‘in control’ zijn en besparingspotentieel ontwikkelen, dan moet de focus verlegd worden van het digitaliseren van papieren processen naar procesintegratie tussen inkoop en financiën, tussen CPO en CFO.” 

Integratie levert geld op 
Daarom is een geïntegreerde source-to-pay aanpak ook zo belangrijk als je als organisatie besparingen wilt realiseren. Deze besparingen hebben namelijk direct invloed op het ‘bottom-line’ resultaat van de organisatie, terwijl  via de ‘top-line’ enorme investeringen en inspanningen moeten worden geleverd om hetzelfde resultaat te bereiken. Gambirasi en Van Rietschoten pleiten daarom ook voor samenwerking. “De traditionele crediteurenadministratie en inkoopafdeling zullen door de voortschrijdende technologische ontwikkelingen zoals Blockchain, Artificial Intelligence en Robotisering langzamerhand verdwijnen. Met deze wetenschap doen organisaties er goed aan om zo snel mogelijk over de hele linie hun source-to-pay processen te integreren en te kijken naar de toegevoegde waarde die dit levert. Juist nu is een optimale samenwerking tussen interne en externe stakeholders belangrijker dan ooit. Alleen dan kunnen organisaties hun doelstellingen realiseren, nu en in de toekomst.”