Overstappen van Excel naar Power BI?

De voordelen van het introduceren van rapporteren met Power Bi ten opzichte van Excel zijn evident. Een goed rapport is echter niet zo 123 gemaakt. Daar komt meer bij kijken.

Door Arjan Hoekstra, Sr. BI Consultant, BI Partners BV.

Waarom Power BI in plaats van doorgaan met Excel?

In onze ogen zou het streven moeten zijn om tot een volledig geautomatiseerde rapportagestraat te komen, waar de gebruiker altijd toegang heeft tot het rapport. Dus geen handmatige exports meer om wekelijkse of maandelijkse rapporten te maken en geen handmatige distributie van de rapporten. Met Power BI is dit geautomatiseerde proces in te richten.

Deze voordelen van de data connectie en distributie zijn de twee belangrijkste redenen om over te stappen van Excel naar Power BI.

In gebruik nemen van Power BI

Ontsluiten van data

Om tot een geautomatiseerde rapportagestraat te komen, moeten de handmatige stappen er tussen uit. Belangrijkste voorwaarde hierbij is dat Power BI toegang tot de bron heeft. Hiervoor is doorgaans een koppeling met het bronsysteem nodig. De meeste systemen hebben zogenaamde API’s beschikbaar. Hiervoor moet echter wel een koppeling geschreven worden. Dit kan je zelf doen (of een programmeur inhuren), of je maakt gebruik van een partner van de softwareleverancier die hier een standaard oplossing van heeft gemaakt.

Een rechtstreekse koppeling met de bron is mogelijk, echter hiermee wordt bij verversen wel elke keer alle data ingeladen. Een goed alternatief is een tussenstap, de data in een database of datawarehouse wordt geplaatst. Hierdoor kan informatie incrementeel (bijvoorbeeld alleen de mutaties) ingeladen worden, en ontlast u de API van de leverancier. Met zo een oplossing wordt het tevens makkelijker om data uit verschillende bronnen met elkaar te combineren. Een voorbeeld van Data as a Service kun je vinden bij BI Partners.

Rapportages

Een medewerker die gevorderde Excel skills heeft, zal vrij snel zijn weg kunnen vinden in Power BI. Rapporten met een beperkte dataset zullen niet al te veel problemen geven. Zodra het datamodel ingewikkelder wordt, zal er echter meer kennis nodig zijn. Power BI biedt de mogelijkheid de dataset en het rapport te splitsen. Hiermee kunnen meerdere rapporten gebaseerd worden op één en dezelfde dataset. In die centrale dataset liggen de definities vast van het datamodel (verbindingen tussen de tabellen) en van de belangrijkste berekeningen.  Voordeel hiervan is dat op één plek de definities worden beheerd en dat dezelfde intelligentie maar één keer hoeft te worden vastgelegd. Om dit goed te doen is wel kennis en kunde nodig. Investeer daarom in de medewerker(s) om de kennis van Power BI op te doen en te vergroten!

Autoriseren en distributie

Iedere medewerker kan toegang krijgen tot de informatie die voor hem of haar is geautoriseerd. Op de autorisatie dient een beheerproces ingericht te worden. Als een gebruiker vervolgens toegang krijgt tot het rapport, is de distributie eigenlijk al geregeld. Vanaf elke locatie met internet kan Power BI via de browser geraadpleegd worden.  Uiteraard kan dit ook met de Power BI app op de telefoon.

Nog niet overtuigd, of zit je nog met vele vragen? Win informatie in bij een collega bedrijf die de stap naar Power BI al heeft gemaakt, of neem contact op met een Power BI dienstverlener.