Overstappen op e-factureren, waarom?

Elektronisch factureren gaat verder dan het per e-mail versturen van een pdf. Een echte e-factuur bevat de mogelijkheid voor de klant om direct aan de leverancier te betalen. Dat is snel en handig voor zowel klant als leverancier. 

Welke voordelen zijn er nog meer? Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix, zet er vijf op een rij:

1. Sluit menselijke fouten uit
Elektronisch factureren kan ingewikkeld lijken, vooral wanneer er meerdere (internationale) bedrijven bij betrokken zijn. Maar een proces dat niet geautomatiseerd is, vergroot juist de kans op fouten. Bij e-factureren gaat alles automatisch, zonder menselijke tussenkomst. Dit vermindert niet alleen het aantal fouten, maar betekent ook een verbetering in productiviteit en verwerkingssnelheid.

2. Verminder kosten
Dat menselijke fouten worden voorkomen en facturen sneller worden verwerkt (en betaald), betekent een besparing van tijd en kosten. E-factureren maakt het mogelijk om meer werk te doen zonder extra mensen. Elektronische facturatie levert dan ook direct een besparing op. De kosten voor het beheer van de factuurstroom kunnen met 25 tot 50 procent afnemen als alle facturen elektronisch worden verwerkt.

3. Verbeterde relatie met de klant
Het automatiseren van het facturatieproces zorgt ervoor dat klanten hun factuur eerder ontvangen. Ook betekent het dat facturen niet meer verloren of vertraagd raken. Dit wordt door klanten als prettig ervaren, wat ten goede komt aan de onderlinge relatie.

4. Snellere verwerkings- en betalingscycli
Zonder een geautomatiseerd facturatieproces is het soms moeilijk om accounts efficiënt te beheren. De tijd tussen het verzenden en betaald krijgen van de factuur is vaak langer, wat leidt tot een toename in debiteurdagen. Met e-factureren en het automatiseren en stroomlijnen van het aankoopproces is er inzicht in, overzicht van en controle over het workflow- en facturatieproces binnen de organisatie.

5. Voldoen aan alle juridische regels
Nu de invoering van de e-factuur wereldwijd wordt omarmd, is het uitdagend om alle documenten te registreren en op te slaan terwijl tegelijkertijd voldaan wordt aan alle geldende juridische normen. Vooral nu sinds 1 januari 2017 leveranciers van de Rijksoverheid verplicht zijn om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen in te dienen en alle aanbestedende diensten per april 2019 in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken, is het van belang om facturen op de juiste manier te verwerken. Dankzij een vastgestelde standaard voor het verzenden van e-facturen wordt dit een stuk eenvoudiger en kunnen overheden en bedrijven e-facturen verzenden en innen zonder zich zorgen te hoeven te maken over de regelgeving.