Overstappen naar e-facturatie in vijf stappen

Stap 1: Betrek je IT-afdeling bij de keuze

Een groot deel van de implementatie van e-facturatie komt voor rekening van de IT-afdeling, met vaak een overvolle agenda. Heldere communicatie over wat er moet gebeuren om over te gaan op e-facturatie is dus belangrijk om de uitvoerende organisatie mee te krijgen.
Implementatie van e-facturatie levert eenmalig wat extra werk op voor de IT-manager, maar de uren die je als organisatie bespaart, wegen er tegenop. Klanten kunnen binnen een dag zijn overgeschakeld op e-facturatie. Bij complexere koppelingen kan e-facturatie in twee maanden worden geïmplementeerd.

Stap 2: Kies een PEPPOL Access Point dat bij je past

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is het internationale netwerk dat wordt gebruikt door bijna alle Europese overheden en bedrijven die werken met e-facturatie. Via PEPPOL kun je bedrijfskritische documenten eenvoudig, veilig en efficiënt verzenden. 
Maar om e-facturen te kunnen versturen via het PEPPOL netwerk, moet je eerst aangesloten zijn bij een Access Point. Een Access Point klinkt misschien als een doosje in de muur, maar in de wereld van e-facturatie is een Access Point een soort telefoonprovider die ervoor zorgt dat je toegang hebt tot het PEPPOL netwerk. 
Er zijn ongeveer 200 Access Points waaruit je kunt kiezen voor aansluiuting op PEPPOL. Kies voor een Access Point dat technisch handig is met het koppelen van PEPPOL aan je boekhoudsysteem.

Stap 3: Activeer je PEPPOL ID

Het aanmaken van een PEPPOL ID hoeft niet veel tijd te kosten. Je voert eenmalig KvK-, btw- en IBAN-nummer in. Vanaf dat moment kun je aan de slag. Het aanmaken van een PEPPOL ID kan dus binnen een dag.

Stap 4: Maak zelf je UBL-factuur

De verwerking van e-facturen gaat efficiënt, omdat ze allemaal hetzelfde standaardformaat hebben: UBL (Universal Business Language). Sommige boekhoudpakketten (Exact, Yuki, Snelstart) maken facturen automatisch aan in UBL. Maar gebruik je bijvoorbeeld SAP dan moet je facturen handmatig omzetten naar UBL. 
Je kunt zelf UBL-facturen maken, maar je moet een professional in dienst hebben die op de hoogte blijft van alle aanpassingen in de UBL-standaard (UBL 2.1 is de laatste versie). Als UBL-facturen maken niet je core-business is, kun je dit uitbesteden aan een ervaren Access Point.

Stap 5: Op twee manieren versturen

E-facturen kun je op twee manieren versturen: per email, of via een API (application programming interface). Een API is een interface tussen je boekhoudprogramma en PEPPOL. Het koppelen van een API hoeft niet veel tijd te kosten – zeker niet als je het laat doen door een Access Point dat verstand van zaken heeft. Voordeel van e-facturatie via een API is dat je ook direct de status kan opvragen van je e-facturen en dat je kan checken wie van je klanten op PEPPOL is aangesloten. 

Hier de whitepaper over e-factureren