Op weg naar een soepel begrotingsproces

Voor veel bedrijven is Excel het belangrijkste gereedschap voor het opstellen van de begroting. Dat zien we niet alleen bij MKB-bedrijven, maar ook bij multinationals, scholen en accountantskantoren.

Logisch ook, want spreadsheets bieden nu eenmaal een ongekende flexibiliteit die vaak nodig is tijdens het begrotingsproces. Helaas hebben spreadsheets ook nadelen.

Dit zijn de meest voorkomende nadelen.

Risico op fouten
Uit onderzoek blijkt dat meer dan 80% van de spreadsheets fouten, verkeerde logica, kopieerfouten en harde waardes bevat.

Een grap die vaak wordt gemaakt bij spreadsheets is dat er eigenlijk maar drie dingen verkeerd kunnen zijn: de data, de opmaak of de formules.

Tijdrovend
Bijwerken van spreadsheets met nieuwe data is tijdrovend. Elke keer invoeren en checken van je spreadsheet kost veel tijd. En daarnaast introduceer je mogelijk fouten bij het updaten, doordat je aan het overtypen, of knippen en plakken bent.

Verzamelen van data is moeizaam
Verder werken er, zeker bij wat grotere bedrijven, meerdere mensen tegelijkertijd aan de begroting. Iedereen die weleens met meerdere personen tegelijkertijd in een Excelbestand heeft zitten werken, kan beamen dat je snel tegen problemen aanloopt.

Daarnaast bestaat een begroting vaak uit deelbegrotingen per afdeling of bedrijfsonderdeel.

Uiteindelijk moeten deze deelbegrotingen worden samengevoegd tot een begroting op organisatieniveau. Dit leidt tot een zwaar Excelmodel met vele werkbladen.

In geval van deelbegrotingen is het belangrijk om te weten hoever iedereen is met zijn deel. Hiervoor valt men vaak terug op een ander Excelbestand waarin de voortgang handmatig wordt bijgehouden.

Gebruik door meerdere personen is lastig
Het regelen van de toegang tot Excelbestanden is een ander vraagstuk. Een begroting bevat vaak vertrouwelijke informatie (denk aan salarissen) en hoe zorg je ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot die informatie?

Binnen Excel val je dan al snel terug op een alles of niets oplossing. Dat betekent dat wanneer je toegang hebt tot het bestand, je dan ook alles ziet. Je wilt eigenlijk een begroting fijnmaziger inrichten.

Versiebeheer
Versiebeheer is een ander terugkerend probleem. Hoe weet je zeker dat je naar de laatste versie van de begroting kijkt? Iedere keer dat je een Excelbestand opslaat of e-mailt ontstaat er een nieuwe versie.

Als er niet een heel strak proces rondom versiebeheer is afgesproken raakt men na verloop van tijd de draad kwijt.

Je begrotingsproces eindigt dan met versies als begroting_v13_laatste_versie_definitief.xlsx.

Conclusie
Een begrotingsproces in Excel voor een groter bedrijf werkt niet efficiënt. Het zorgt voor krampachtig vasthouden aan het bestaande (wat werkt). Je durft niet meer verder te ontwikkelen en je proces anders in te richten.

Om die reden hebben we XLReporting ontwikkeld.

XLReporting is een online-oplossing waarmee het mogelijk is om complexe begrotingen op te stellen. Met XLReporting worden de hierboven opgesomde nadelen van spreadsheets weggenomen. Terwijl de voordelen van spreadsheets zijn behouden.

XLReporting combineert het gebruikersgemak en flexibiliteit van een spreadsheet met de zekerheid van een database.

In een spreadsheetachtige omgeving worden begrotingsmodellen ingericht. Hierbij staat een grote gereedschapskoffer beschikbaar met veel standaard functies. Bijvoorbeeld een functie die budgetten verdeelt op basis van een seizoenspatroon of een die allocaties doorrekent. Dit maakt het systeem uitermate flexibel.

De cijfers die in de modellen worden ingevoerd, worden opgeslagen in een database. Verder kunnen de gebruikers cijfers wel invoeren, maar de modellen niet aanpassen. Dit zorgt voor zekerheid.

Een begroting staat natuurlijk nooit alleen op zichzelf. Hij moet altijd gezien worden in zijn context. Een context die gevormd wordt door gerealiseerde cijfers van het lopende en vorige jaar, en door eerder opgestelde begrotingen en prognoses.

Met een uitgebreid rapportagesysteem dat eenvoudig is gekoppeld aan de meeste boekhoudsystemen krijg je de cijfers inzichtelijk. Zo beschik je altijd over de juiste cijfers op het juiste moment.

Tot slot wil je aan het eind van het begrotingsproces de resultaten delen met anderen in de organisatie. En wil je gedurende het nieuwe kalenderjaar de vinger aan de pols houden en op ieder moment de realisatie kunnen vergelijken met de begroting.

Met XLReporting wordt het begrotingsproces soepeler. Het opstellen van de begroting kost minder tijd, er is minder kans op fouten en iedereen kijkt naar dezelfde cijfers. De aandacht  hoeft minder te gaan naar het begrotingsproces, en er is eindelijk tijd en rust om te kijken naar het verhaal achter de cijfers.

Aangeboden door: