Ook besparen op indirecte kosten loont de moeite. Zo verbetert u in 4 stappen uw bedrijfsresultaat!

Hoe ga ik te werk?
Wilt u met uw indirecte kosten aan de slag, maak dan eerst een totaaloverzicht. Het gaat om een breed scala aan soms ietwat verborgen kostenposten. Denk naast bovengenoemde ook aan kantoorartikelen, telecom, verzekeringen, catering, transport en logistiek.

Begin met één kostencategorie, liefst een eenvoudige soort met weinig emotie, zoals kantoorartikelen of drukwerk. Via deze pilot maakt u zich de werkwijze eigen. Later kunt u ervoor kiezen meerdere kosten tegelijk onder de loep te nemen.

CFO als spil
Zorg voor commitment vanuit de CFO, in woord en daad. Hij is de ideale sponsor voor dit soort projecten. Informeer daarnaast alle betrokkenen over het belang van het projectsucces. Merkt u dat er twijfelaars in het projectteam zitten, haal deze dan over de brug, of vervang hen door meer bevlogen medewerkers.

Stappenplan
En dan is het zover. U gaat daadwerkelijk starten. Volg onderstaand stappenplan. Het is geschikt voor elke kostencategorie, zowel voor producten als diensten.

1. Analyseer de huidige situatie
In deze fase is een kritische houding van belang. Stel uzelf daarbij de vraag: wat is de toegevoegde waarde van het product of de dienst voor onze onderneming?
a. Start met het inzichtelijk maken van uw huidige spend, tot op detailniveau. Zo krijgt u een overzicht van de afzonderlijke producten en diensten, de prijzen per eenheid en het jaarverbruik. Controleer hiervoor het grootboek, de leverancierskaarten en bijbehorende facturen.
b. Bepaal nut en noodzaak per onderdeel. Maak een overzicht van uw eisen en wensen, voor de producten en de leveranciers. Benoem ook het aantal alternatieve leveranciers waaruit u wilt kunnen kiezen.
c. Stel vast hoeveel u minimaal wilt besparen om een leveranciers- of productswitch te maken en bepaal hoe u de besparing gaat meten.
d. Breng de processen in kaart voor afroepen, bestellen, autoriseren, ontvangst, voorraad, factureren en betalen. Zo ook voor retourneren en reclamatie. Ga tegelijk na of deze processen optimaal verlopen. Wees alert op onnodige en daarmee kostenverhogende stappen. Haal deze eruit.
e. Definieer tot slot welke besparing u minimaal wilt realiseren.

2. Bepaal alternatieven
a. Onderzoek of er alternatieve producten of diensten beschikbaar zijn en wie deze levert. Ga ook na of er een rationalisatie van het assortiment mogelijk is.
b. Overweeg of u uw producten of diensten zoveel mogelijk bij één leverancier onder kunt brengen.
c. Onderzoek de besparingsmogelijkheden binnen het huidige contract.
d. Schrijf een tender uit. Ga bij de keuze van de leveranciers zorgvuldig te werk: passen deze bij uw onderneming? Denk hierbij aan zaken als bestelwijze (elektronische koppelingen), catalogus, minimum bestelhoeveelheid, levertermijn, rapportages, factuurfrequentie en betalingstermijn. In de tender beschrijft u de gehele procesgang, van afroep tot betaling, retour en reclamatie. Vraag de leverancier mee te denken over besparingsmogelijkheden. En zorg voor een strak geregisseerde tender, met reactiedeadline en vast antwoordsjabloon. Zo kunt u aanbiedingen eenvoudig vergelijken en verkleint u de kans op vertraging en onduidelijke antwoorden.
e. Bepaal het niveau van de heersende marktprijzen en vergelijk de aanbiedingen daarmee.
f. Bereken vervolgens hoeveel u kunt besparen. Doe dit bottum-up, vanuit detailniveau.
Dit is tevens het ijkmoment voor doorgaan of stoppen. Blijkt dat u het minimum bepaalde bespaarbedrag (stap 1e) niet zult behalen, dan stopt u hier.

3. Maak uw keuze
Op basis van de geformuleerde criteria (stap 1) maakt u nu een principekeuze. Wilt u overstappen op een nieuwe leverancier, maak dan tevoren kennis met elkaar, en onderzoek de financiële stabiliteit van de leverancier. Laat de gemaakte afspraken in een contract opnemen en beding daarbij een proefperiode.
Met deze leverancier start u vervolgens de finale onderhandeling. Wees daarbij alert op ongewenste effecten, zoals meer gefactureerde uren na verlaging van het uurtarief.

4. Implementeren en oogsten
Voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie informeert u alle betrokken over de gemaakte keuzes. Daarnaast zorgt u ervoor dat aangepaste werkwijzen gedocumenteerd en uitgelegd worden. Onderzoek wijst uit dat er in deze fase nog veel fout kan gaan, vaak onbewust. Regel ook goede begeleiding en controle van de eerste bestellingen, over het gehele traject, van afroep tot betaling.
Periodiek, eerst maandelijks en later eens per kwartaal, berekent u de besparing conform stap 1c.
En last but not least: deel de resultaten met alle betrokkenen en vier samen uw besparingsoogst!

Tot slot
Als u deze stappen met de juiste expertise en inzet doorloopt, zult u merken dat u in 80% van de gevallen kunt besparen. Het is waardevol dit proces iedere 2 jaar te herhalen. Realiseer u daarbij dat oefening kunst baart: na de pilot doorloopt u de projectstappen vaardiger en sneller.

Meer informatie
Hebt u nog vragen over deze aanpak? Wilt u aanvullende informatie? Of vindt u het prettig dat ik geheel vrijblijvend met u meedenk? Neem gerust contact op. Ik help u graag!

Paul Hoogduin (phoogduin@expensereduction.com) is partner bij Expense Reduction Analysts (www.expensereduction.com). Expense Reduction Analysts helpt klanten wereldwijd meer winst te maken door hun kosten en hun inkoop duurzaam te managen. Hierbij richten wij ons op een win-winsituatie voor alle betrokken partijen, ook voor de leverancier(s). In de loop van 20 jaar heeft Expense Reduction Analysts brede kennis en ervaring opgebouwd in meer dan 100 kostencategorieën.