Omgaan met GATCA: In-house of uitbesteden?

Net zoals zijn voorganger is de GATCA ingevoerd als reactie op het groeiend bewustzijn van offshore belastingontwijking, het verhogen van transparantie en het aanmoedigen van het melden van misstanden. Veel landen en internationale financiële instanties hebben interesse getoond in GATCA, omdat het een multilaterale en algemene standaard is.  

Maar het naleven van GATCA stelt bedrijven voor grote uitdagingen. Veel bedrijven vergelijken daarom de voor- en nadelen van een in-house GATCA toepassing versus uitbesteding via een Governance, Risk and Compliance (GRC) aanbieder. Om te helpen in deze keuze hebben wij alvast de voor- en nadelen uiteengezet.

 

Grote financiële instanties met kantoren wereldwijd hebben te maken met een complexe sector, een ogenschijnlijke ontelbaar aantal fiscale boekhoudingsmethoden en belastbare transactiecategorieën. De meeste bedrijven willen een aanbieder met ervaring in MiFID I, Dodd Frank Act, FACTA en EMIR toepassingen.

Een GRC toepassing van een bekende GRC aanbieder komt meer legitiem over bij de betrokken instanties. Deze aanbieders zijn het best bekend met de best practices van de sector. Daarnaast is het hun werk om bovenop de nieuwste trends en vooruitgangen te zitten.

Een implementatie van een derde (GRC aanbieder) gaat vaak veel sneller dan een in-house project. 

Gevestigde aanbieders kunnen advies geven over de onvermijdelijke veranderingen in de regulering en het proces periodiek evalueren. Alles om er voor te zorgen dat het bedrijf zich continu aan de regels kan houden. Ze zijn daarnaast ook beschikbaar op de langere termijn voor het toepassen van veranderingen en verbeteringen.

Bedrijven die voor een in-house toepassing gaan vergeten vaak de verborgen kosten van zo’n oplossing. Voorbeelden zijn trainingen voor personeel, rekening houden met de impact van wisselende middelen en falende stappen tijdens het project door onervarenheid. Daarnaast zijn bekwame mensen nodig voor continu onderhoud en upgrades, maar deze bekwame mensen worden na het implementeren vaak overgezet naar nieuwe projecten.

 

Vergunningskosten zijn vaak hoog in de eerste jaren vanwege de implementatiekosten van het nieuwe systeem, maar dalen gestaag na verloop van tijd. Het is mogelijk dat u geen budget heeft voor het kopen van een bestaande toepassing op korte termijn.

Bestaande toepassingen, ongeacht hoe geraffineerd en uitgebreid ze ook zijn, moeten worden aangepast aan de bestaande mix van systemen en toepassingen, 

operationele platforms en de grote hoeveelheid aan speciale applicaties die uw financiële systeem beslaan. 

Als uw IT afdeling goede technologische expertise heeft en goede ervaringen heeft met inpassen van nieuwe toepassingen, dan kunnen de nieuwe interfaces gemakkelijk ingebouwd worden tussen de bestaande system om de benodigde informatie en data op te vangen en te verwerken.  

Typische moeilijkheden voor implementatie van nieuwe regulering zijn: sourcing-data uit verschillende applicaties en het integreren met bestaande applicaties. Deze problemen kunnen worden verholpen met in-house personeel dat bekend is met front- en backoffice system details. 

Er hoeven geen compromissen worden gesloten over bedrijfsvoorwaarden of het aanpassen van one-size-fits-all producten. Uw eigen toepassing kan van de grond af worden gebouwd om exact te voldoen aan de eisen van elke afdeling van uw bedrijf.

Als het kopen van een GATCA toepassing hoge startkosten heeft dan, u raadt het al, zijn de startkosten van een in-house toepassing in vergelijking met een bestaande, gekochte toepassing laag.

Omgaan met complexiteit.

Het kan lastig en tijdrovend zijn om de juiste en verantwoorde reportage-methoden te bepalen of het verzamelen van uitgebreide en specifieke data en het houden aan proces-eisen. 

Deze moeilijkheden zijn een enorme uitdaging voor in-house personeel als ze geen eerdere ervaring hebben met het runnen van gecompliceerde multi-system integratie projecten. De strenge tijdlijnen die GATCA oplegt geven nog eens extra druk.

U moet mogelijk investeren in ongeplande middelen of nieuwe technologieën. Het herverdelen van uw middelen zorgt ook voor extra kosten, namelijk in het vertragen of cancelen van andere belangrijke kernprojecten.

Bedrijven vergeten vaak te zorgen voor continue upgrades en onderhoud nadat de implementatie is voltooid en het team weer verder gaat naar het volgende project.

In-house toepassingen kunnen niet geschikt of niet in staat zijn om op of af te schalen in de toepassing van nieuwe regulering, waar regelmatig veranderingen plaatsvinden. 

 

 

Kies voor een ervaren IT-specialist om u te adviseren tijdens de GATCA planning en implementatie; ongeacht de keuze die u maakt. Zoek een GRC partner die bekend is met het ontwikkelen van meldsystemen, best-practices gebruikt en de verschillende producten op de markt kent en begrijpt. 

De eerste GATCA deadline nadert: 20 januari 2016. Bedrijven zullen dan moeten beginnen met de 

adoptie van GATCA. De deadline voor de oplevering van de eerste rapportages is in Nederland september 2017. 

Door Subhasis Bandyopadhyay