Nooit meer wachten op je geld: tips voor slim debiteurenbeheer

Begin aan de voorkant

De basis voor goed debiteurenbeheer wordt gelegd bij het accepteren van een nieuwe klant. “Aan de voorkant is het controleren van de kredietwaardigheid van je klanten belangrijk,” zegt Marcella van de Wetering, senior product manager bij Exact. “In Exact Synergy kun je bijvoorbeeld op de relatiekaarten en in de notities vastleggen hoe het met de kredietwaardigheid zit.” Deze informatie kan handmatig worden bijgehouden, maar er zijn ook mogelijkheden voor automatische updates door een koppeling met bureaus die kredietinformatie leveren.

Duidelijke afspraken

Bij het aangaan van een nieuwe klantrelatie is het belangrijk om duidelijke betalingsafspraken te maken. “In je betalingsconditie kun je bijvoorbeeld verwerken dat als je een betalingstermijn van 30 dagen hebt, maar binnen 21 dagen betaalt, dat je dan een bepaald percentage korting krijgt,” legt Van de Wetering uit. “Dat is natuurlijk een stimulans om op tijd te betalen.”

Lage drempels Ook is het aanbevolen de drempel voor betalingen zo laag mogelijk te maken. Daarom raadt Van de Wetering ook aan met de klant facturatie volgens de Peppol-standaard af te spreken. Dat bespaart jezelf niet alleen allerlei handwerk, de facturen komen dan ook automatisch in het systeem van de klant terecht. Betalen is dan nog een kleine moeite. Ook andere moderne betaalmethoden – denk aan betalen via QR-code of iDeal – dragen bij aan snellere betalingen. Allemaal van harte aanbevolen, wat Van de Wetering betreft: “Hoe makkelijker je het de klant maakt, hoe eerder die geneigd zal zijn om snel te betalen.”

Betere automatisering

Het monitoren van betaalgedrag en het versturen van herinneringen kan grotendeels worden geautomatiseerd. “Standaard biedt een pakket als Exact Globe+ de mogelijkheid om overzichten te maken van uitstaande vorderingen waarvan de betalingstermijn is verlopen. Desgewenst kun je dat automatiseren met Robotic Process Automation (RPA). Je krijgt dan automatisch een waarschuwing als een klant een betaaltermijn overschrijdt. Je kunt zelfs automatisch een herinneringsmailtje naar die klant laten sturen.”

Klantspecifieke benadering

Het mooie van RPA is dat je per klant kunt bepalen hoe je omgaat met betalingsachterstanden. “Bij de ene klant kun je misschien standaard herinneringsmailtje laten versturen, bij een andere klant kun je volstaan met een mailtje naar jezelf – zodat jij de klant kunt bellen, een persoonlijke brief versturen of een andere klantspecifieke actie ondernemen.” Die mogelijkheid tot een klantspecifieke benadering is belangrijk, aangezien de ene klant de andere niet is. Met sommige klanten wil je een hechtere band dan met andere, zeker met belangrijke klanten. Een goede relatie draagt bij tot een spoedige betaling. “En als er dan eens betalingsproblemen zijn, kun je het er veel makkelijker met elkaar over hebben. Je begrijpt elkaar, je accepteert meer van elkaar. Je komt er makkelijker samen uit.”

Incassobureau? Vaak onnodig

Het is niet anders. De kans blijft bestaan dat een klant een rekening laat liggen. Veel bedrijven laten het er dan maar bij zitten, zeker kleinere bedrijven nemen na verloop van tijd lang niet altijd de moeite om tijd en geld te investeren in het najagen van klanten. Of ze geven de vordering uit handen aan een incassobureau. Met terechte tegenzin, overigens, want ook dit kost geld en de kans is groot dat de verstandhouding met de klant daarmee voorgoed verstoord wordt.

“Helemaal naar 100 procent op tijd betalende klanten is een utopie”, bevestigt Van de Wetering. “Maar ik weet zeker dat het aantal te laat of niet betalende klanten verder kan worden teruggedrongen door het debiteurenbeheer slim aan te pakken.” Dat wil zeggen: door een combinatie van een goed onderbouwd acceptatiebeleid, duidelijke afspraken, lage drempels voor betalingen, goed relatiebeheer en een krachtige automatisering. “Bedrijven die daarop focussen, voorkomen aan de voorkant wanbetalingen. En ze hebben veel eerder en beter in beeld wanneer en waar het mis kan gaan. Zodat ze ook veel makkelijker en doeltreffender actie kunnen ondernemen.”

Lang niet alle ondernemingen pakken hun debiteurenbeheer op deze manier aan. Volgens de Exact Barometer is klanten tijdig laten betalen de grootste uitdaging van de financiële administratie. 31 procent van de ondernemers vindt dit lastig, en 8 procent beschermt zich op geen enkele manier tegen wanbetaling. Terwijl het een kleine moeite is om dat wel te doen.