Monique van Groeninge, DPD Pakketservice: ‘Van kostenpost naar échte toegevoegde waarde’

Kunt u kort de strategie van de onderneming omschrijven?
’DPD is een pakketspecialist die in Europa uitsluitend over de weg vervoert. We zijn actief in zowel B2B als B2C markten, en zowel nationaal als internationaal. Ongeveer 60 procent van de ontvangers van de pakketten die wij vervoeren is in het buitenland gevestigd. De vier speerpunten waar wij ons volledig aan committeren zijn klantgerichtheid, excellente kwaliteit, duurzaamheid en efficiency.’

Waarin onderscheidt DPD zich?
‘We bieden, de beste kwaliteit en service. First time right is het sleutelwoord. We zitten continu bovenop de operationele processen. Daarin nemen we niet alleen onze eigen klanten mee, maar ook de ontvangers van hun pakketten. We proberen onze dienstverlening heel erg outside-in te benaderen. We leveren bijvoorbeeld veel op zaterdag, omdat de ontvangers dan thuis zijn. De ontvanger staat echt centraal. Zo hebben we Predict service. We benaderen daarbij de ontvanger van een pakket per mail of sms om aan te kondigen dat we de volgende werkdag langskomen. Op de bezorgdag zelf wordt de ontvanger geïnformeerd over het tijdvak waarin de chauffeur het pakket komt bezorgen. Als hen dat niet uitkomt, kunnen ze voordat wij het pakket bezorgen een andere dag kiezen of – als ze daar de voorkeur aan geven – ervoor kiezen het pakket op te halen bij een afhaalpunt. Verder zijn we decentraal georganiseerd om zo dicht mogelijk op onze klanten te zitten.’

Wat zijn jullie ambities?
’We willen ons marktaandeel met drie procent vergroten tegen eind 2016. Dat doen we door ons schaalvoordeel om te zetten in kostenvoordeel. Ook op duurzaamheidvlak zijn we erg ambitieus. We willen onze CO2 uitstoot met nog eens 20 procent verminderen in drie jaar tijd. Dat doen wij middels het Total Zero Concept. We proberen in de eerste plaats zoveel mogelijk uitstoot te voorkomen middels ketendenken. Maar wat we niet kunnen verminderen compenseren we. Dat rekenen we niet door aan onze klanten, maar betalen we helemaal uit eigen zak.’

Hoe zou u de cultuur van DPD typeren?
‘Erg typerend is dat we zowel resultaatgericht zijn als mensgericht. Een bijzondere combinatie. DPD heeft een erg open cultuur. Iedereen mag bij de directie binnenstappen en zeggen wat hij of zij van iets vindt. Dat zie je ook terug in één van onze kernwaarden, transparantie.

Hoe zit de financiële afdeling in elkaar?
’We zijn onderverdeeld is zes teams: Controlling, Inkoop (niet transport), Legal & Risk, Accounting, Invoicing en Credit Control.’

Wat houdt het finance team momenteel vooral bezig?
‘Momenteel zijn we bezig met een ERP-implementatie. Ons huidige ICT-landschap volstaat niet voor de groei die we willen bereiken. Vanaf 1 november dit jaar tot 1 juli volgend jaar vindt de implementatie plaats. We hebben zojuist een bedrijf breed project afgerond, het landelijke invoeren van bemande afhaalpunten waar pakketten gehaald en gebracht kunnen worden. Ook dit project heeft het hele bedrijf geraakt.’

Hoe is het gesteld met de financial als business partner bij DPD?
‘Momenteel is er nog geen strikte scheiding tussen financial control en business control. Die slag willen we wel gaan maken en daar moet de ERP-implementatie in belangrijke mate aan bijdragen. In onze huidige situatie werken we nog met veel verschillende systemen. Om de gewenste informatie eruit te krijgen moeten we nog veel handmatig werk verrichten en dat is belastend voor het hele finance team ,maar met name het Controlling team. Wel zitten onze controllers dicht op de business. Dat geldt overigens ook voor andere finance professionals. Ze komen regelmatig op de depots waar de operationele processen plaatsvinden, al zou dit nog wel meer mogen. Ook zijn we vanwege onze niet volledig geïntegreerde ICT-inrichting nog veel tijd kwijt aan terugkijken. De ERP-implementatie stelt ons in staat om veel meer vooruit te kijken en nog meer toegevoegde waarde aan de business leveren.’

We kunnen er niet omheen: de crisis. Wat voor impact heeft de crisis de laatste jaren op DPD gehad?
‘Eigenlijk is de crisis goed voor ons geweest. Bedrijven en consumenten gaan in tijden waarin het allemaal wat minder mag kosten namelijk op zoek naar de goedkoopste manier van transport. Dat is zonder meer transport over de weg, toevallig onze kernactiviteit. We hebben ook in crisistijd een groei in pakketvolume van 10 tot 12 procent per jaar weten te realiseren en zijndaarmee ook gegroeid in ons marktaandeel.’

Hoe is het performance management ingericht bij DPD?
‘Sinds drie jaar gebruiken we een balanced scorecard als prestatiemeter. We hebben de KPI’s ingesteld op depot-niveau. We hebben namelijk negen depots in Nederland met allemaal hun eigen mate van automatisering. De rapportages worden nu nog maandelijks in Excel opgeleverd, en besproken in het directieoverleg en horizontale overlegmomenten. Bij de interpretatie van de resultaten is de kennis van de depots door finance belangrijk. Wanneer het depot namelijk een nieuwe sorteermachine heeft staan, is het logisch dat ze sneller zijn dan een depot die dat niet heeft. Die kennis doen we op door, zoals gezegd, veel tijd in de depots door te brengen en ons te verdiepen in de operationele processen.’

Hoe wordt er gewerkt aan prestatieverbeteringen?
‘We werken aan prestatieverbetering door bij depots best practices te benoemen, en die bij andere depots over te nemen. Uit de balanced scorecard komen namelijk optimalisaties op het gebied van bijvoorbeeld bezorgen, sorteren of afhalen. Door de scorecard leren we de best practices kennen. We zijn altijd op zoek naar verdere efficiency slagen.’

Welke onderdelen van Finance zijn in uw organisatie zeer goed ingericht en vormgegeven?
‘Met iedere afdeling hebben we grote stappen gezet. Inkoop en Legal hebben we gecentraliseerd zodat de mensen zich kunnen richten op hun core business. Zij ontzorgen nu de business door precies te leveren wat zij nodig hebben. Op het gebied van Accountancy en Controlling is het een prestatie dat zij met de huidige ICT-inrichting toch in staat zijn geweest om in de noodzakelijke informatievoorziening te blijven voorzien. Last but not least ben ik bijzonder trots op de afdeling Credit Control. We hebben door het proces zeer strak in te richten onze DSO (Days Sales Outstanding) kunnen verkorten van 31 dagen in 2008 naar 26 dagen in 2013. Onze betalingstermijn is 14 dagen via automatische incasso. Maar bij sommige grote klanten kan dat niet. Ook hebben we Europese klanten die normaliter zeer laat betalen. Met deze klanten hebben we toch acceptabele betalingstermijnen bedongen. In het kader van onze duurzaamheidsdoelstellingen hebben we ook nog e-invoicing ingevoerd.’  

Wat is uw definitie van een excellent functionerende financiële functie?
‘Toevallig heb ik onlangs een meerjarenplan geschreven en daarin heb ik een stevige link gelegd met High Performance Organisaties. Ik zie High Performance Finance vooral als de transitie maken van vastleggers van het verleden naar vooruitkijkende business partners. Om dat te bereiken is het noodzakelijk om ons van het handmatige werk te verlossen middels de ERP-implementatie. Dat stelt ons in staat om samen met de business vooruit te kijken, door de informatie over het verleden te combineren met wat we in de markt zien gebeuren. Kortom, van kostenpost naar échte toegevoegde waarde. Dat is High Performance Finance. Het maken van goede analyses waarin je vooral vooruitkijkt en alles automatiseert dat maar mogelijk is.’

PERSOONLIJK
Naam: Monique van Groeninge
Functie: Director Finance & Administration
Leeftijd: 43
Opleiding: Studeerde eerst aan de HEAO, gevold door de post-HBO opleiding voor Financial Control aan de Open Universiteit te Eindhoven
Loopbaan: Werkte in administratieve functies bij vele bedrijven, waaronder een aantal Volkswagen en Audi dealers. Werkte vervolgens enkele jaren bij UnieKaas als Hoofd Administratie. Haar volgende stap was die naar Manager Financiële Administratie SSC bij Interpolis, Achmea. In 2008 werd ze benoemd als Financieel Directeur bij DPD, een rol die ze nog altijd met veel passie invult.
Hobby’s: Hardlopen, skiën en supporten van voetbalclub Willem II uit Tilburg

TEAM
Bedrijf: DPD Pakketservice
Omzet: 200 miljoen euro (prognose 2014)
Aantal fte: 320 (+ flexibele laag van circa 600 chauffeurs en 500 uitzendkrachten)
Aantal fte in Finance & Control functie: 30
Typering team: Gemotiveerde mensen / Hart voor de zaak / Staan altijd voor je klaar.
Belangrijkste issue: ERP-implementatie
Financiële systemen: JD Edwards (nieuwe ERP-pakket)