Microsoft PowerPivot: Met één druk op de knop betrouwbare managementinformatie

Voor de moderne financiële professional is Microsoft Excel niet meer weg te denken uit zijn dagelijkse werkzaamheden. Excel is een krachtige, laagdrempelige en flexibel spreadsheet programma voor het maken van analyses, (draai)tabellen, formules, grafieken et cetera. Maar tegelijkertijd brengt het gebruik van Excel ook risico’s met zich mee. Want wat te doen wanneer iedereen tijdens een vergadering eigen rapportages tevoorschijn haalt met afwijkende getallen? Wat is dan nog de waarheid? Dit probleem is niet nieuw. Ook in de huidige situatie kunnen en zullen gebruikers creatieve formules toepassen en zelf overzichten maken.

Verschillende waarheden
De flexibiliteit, misschien wel het belangrijkste voordeel van Excel, kent dus ook een keerzijde. Excel lijdt namelijk op dieper niveau onder het gebrek aan uniformiteit. Doordat Excel geen versiebeheer biedt, is het risico groot dat er verschillende versies van een spreadsheet ontstaan en daarmee verschillende ‘waarheden’.

Een voorbeeld, naast de eerder genoemde (management)rapportages, is dat financiële professionals elk een eigen spreadsheet beheren met betrekking tot forecasting. Deze gegevens moeten gecombineerd worden met bestaande rapportages en in een spreadsheet samengevoegd worden. Maar wanneer de spreadsheets worden vergeleken, blijken er verschillen te zijn doordat elk van de financiële professionals een andere manier van berekenen hanteert. Welke gegevens zijn juist?

Ook de verschillende mogelijkheden die Excel biedt om tot dezelfde oplossing te komen, kunnen er voor zorgen dat fouten sneller gemaakt worden of over het hoofd worden gezien. De kans dat een spreadsheet met managementinformatie oude, onvolledige of ronduit onjuiste gegevens bevat is daarmee groot. In BI-termen wordt dit ook wel de spreadsheet hell genoemd.

Wendbaar
Gezien de huidige economische ontwikkelingen is de behoefte aan betrouwbare managementinformatie groot. Enerzijds voor interne sturing en anderzijds voor externe verantwoording. Wendbaarheid is hierin een belangrijke en zelf kritieke factor aan het worden.

Het genereren van betrouwbare managementinformatie doet elke organisatie op zijn eigen manier. Sommige gaan hierin heel ver: zij hebben een eigen (BI) oplossing gekocht of laten ontwikkelen. In het laatste geval zijn de financiële professionals vaak afhankelijk van een druk bezette IT-afdeling of dure externe ontwikkelaars omdat zij graag databronnen willen toevoegen aan hun spreadsheet. Voor beide partijen niet erg efficiënt.

Zou het niet beter zijn als de financiële specialisten zelfstandig beslissingsondersteunende informatie kunnen genereren, zonder daarvoor diepgaande technische kennis nodig te hebben en te werken in een voor hun vertrouwde Excel-omgeving?

Aanvullend gereedschap
Dit is mogelijk met Microsoft PowerPivot, dat de functionaliteit van Excel uitbreidt met geavanceerde technologie om met één druk op de knop complexe data om te zetten in overzichtelijke, begrijpelijke informatie. PowerPivot vervangt dus niet het formele managementinformatiesysteem. Het is aanvullend gereedschap voor het vinden en produceren van stuurinformatie.

“We willen de kracht van PowerPivot steeds meer gaan benutten om nog dieper in de informatie te duiken en zo nog meer informatie boven water te krijgen. Onze gebruikers kunnen op een snelle en gemakkelijke manier grote hoeveelheden gegevens omzetten in beslissingsondersteunende informatie.”
— Marco van Putten, Director Business Development & ICT van BCC.

####

Gebruikers kunnen zelf gegevens uit allerhande bronnen (bestaande kubussen, diverse database-systemen (Oracle, SQL Server), andere Excel-bestanden) exporteren naar Excel voor geavanceerde analyses. Tot voor kort waren hiervoor zogeheten business intelligence specialisten en ingewikkelde tools nodig. Met PowerPivot kunnen gebruikers snel en gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens uit meerdere bronnen combineren en daar nieuwe berekeningen en KPI’s aan toevoegen. Vervolgens kunnen de resultaten worden omgezet in heldere beslissingsondersteunende informatie. Dit wordt ook wel self service business intelligence (BI) genoemd.

“Recentelijk is PowerPivot geïntroduceerd als nieuwe tool binnen BI. Hiermee worden kerngebruikers in staat gesteld zelf uit diverse bronnen gegevens te exporteren naar Excel en eenvoudig om te zetten naar begrijpelijke informatie. Iets dat voorheen alleen door BI-specialisten met complexe ontwikkeltools uitgevoerd kon worden.”
— Ineke Verwijs, Manager ICT van Evides Waterbedrijf

Een druk op de knop
Het genereren van een integraal overzicht van de performance van bijvoorbeeld verschillende afdelingen vergt niet meer dan een druk op de knop: importeer de bestaande sheets en PowerPivot doet de rest. Daar kunnen bijvoorbeeld weer gegevens met betrekking tot de inzet van personeel aan gekoppeld worden. Drukbezette IT-specialisten hoeven er niet meer aan te pas te komen.

Het toevoegen van eigen meetwaarden aan draaitabellen is slechts een kwestie van een nieuwe formule toevoegen. Deze formule wordt goed en snel doorgerekend voor elke cel in de draaitabel, ongeacht de gegevens op de rijen en kolommen. Dat betekent dat analyses en drill-acties mogelijk zijn zonder verdere aanpassingen van de onderliggende datastructuren.
Met het gebruik van PowerPivot kunnen de financiële professionals eenvoudig zelf management-informatie genereren. De tijd die zij zo besparen, kunnen zij besteden aan belangrijkere zaken, zoals het analyseren van de informatie, het sturen op kengetallen en het goed onderbouwen van beslissingen. Sneller kunnen beschikken over betere managementinformatie betekent een wendbaardere organisatie die goed kan inspelen op klantwensen en direct aansluiting kan vinden bij nieuwe marktontwikkelingen.

Gratis workshop
Macaw biedt een gratis PowerPivot workshop aan. In deze workshop worden de mogelijkheden van PowerPivot toegelicht aan de hand van concrete uitdagingen die binnen de organisatie van de deelnemers spelen. Lees meer…

Martijn Muilwijk werkt als BI Consultant bij IT-dienstverlener Macaw. In zijn rol is hij onder andere verantwoordelijk voor analyse, kwaliteitsbewaking en development bij Business Intelligence trajecten.