Meerderheid wereldwijde bedrijfsleven nog steeds verstrikt in papieren factuurprocessen

Het tweede jaarlijkse wereldwijde rapport waarbij 908 financiële experts uit de Verenigde Staten, Zweden, het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen, Duitsland en Finland werden ondervraagd, is door Basware en het Institute of Financial Operations (IFO) uitgevoerd. De Global E-Invoicing Study is een benchmark van e-factuur activiteiten van organisaties van allerlei grootten in belangrijke marktsegmenten, het e-factuur adoptiepercentage én de mate waarin e-facturatie door organisaties wordt toegepast.

Het onderzoek wijst uit dat 81% van de facturen voor factuurverwerking wordt gescand. Slechts 26% van de ondernemingen besteedt het scannen van aankoopfacturen naar een digitaal formaat uit; binnen het MKB besteedt slechts 11% deze activiteiten uit. Het is een last voor bedrijven die papieren facturen willen scannen omdat deze bedrijven interne budgetten moeten aanspreken om deze informatie handmatig te scannen en de data in het betaalsysteem in te voeren. Dit alles vertraagt het factureringsproces en belemmert de cashflowtransparantie. Het afdrukvolume is ook relatief hoog: 69% van de onderzochte bedrijven drukt hun facturen binnenshuis af. Van bedrijven die meer verfijnde methoden gebruiken (versturen van XML e-facturen, gebruik van directe verbindingen (EDI), webdiensten of een portal van een externe partij) is het aannemelijker dat zij hun printdiensten uitbesteden (30%). Slechts 8% drukt helemaal geen facturen af.

Het pdf-bestand is nog steeds het voornaamste formaat voor ‘elektronische’ facturen (58%). En ook al is het een vooruitgang ten opzichte van papier, het toont aan dat een groot percentage bedrijven nog heel ver van een volledig geautomatiseerd proces is verwijderd. Bedrijven die meer vooruitstrevende technieken gebruiken ten opzichte van organisaties met pdf-gebaseerde, papierloze processen plukken hier ook de vruchten van: 56% van de bedrijven met geavanceerde technieken ervaren een kostenbesparing voor het factuurproces in vergelijking met ‘pdf-gebruikers’. 38% zag een afname in factuurfouten vergeleken met bedrijven die er een pdf-gebaseerd proces op nahouden (28%).

De vergelijking tussen kleinere bedrijven en grotere organisaties leverde interessante informatie op: de adoptiegraad voor e-facturatie is over alle bedrijven gelijk. Kleine ondernemingen (minder dan 100 medewerkers) zijn door de vraag aan klantzijde eerder geneigd op e-facturatie over te stappen. Dit percentage (61%) is aanzienlijk hoger dan de 34% van de bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers. Ondanks de klantvraag is een groot deel van het MKB op dit moment niet in staat e-facturen te verwerken; slechts 42% van het MKB in vergelijking met 70% van de grotere bedrijven.

Het onderzoek toonde ook aan dat e-factuur adoptie wordt aangedreven door een ecosysteem effect nu partners, leveranciers en klanten de vruchten plukken van e-factuur gebruik, waaronder een afname in factuurfouten en proceskosten. Het sneeuwbaleffect van het e-factuur ecosysteem wordt in 2014/15 verwacht wanneer de meerderheid van de bedrijven op geavanceerde e-facturatie methoden is overgestapt.

Esa Tihilä, CEO van Basware, licht toe: “E-factuur adoptie zit in de lift. Maar zoals het onderzoek aantoont, leunen veel organisaties nog steeds op handmatige processen. Het goede nieuws is dat we nu de eerste tekenen van een ecosysteem effect zien waarbij bedrijven e-facturatie implementeren als gevolg van de interactie met partners en leveranciers, de verbetering in connectivity-oplossingen en het netwerkeffect, waar het grote gebruik van e-facturatie in de waardeketen wordt doorgegeven. De ruime meerderheid van de ondervraagde financiële professionals erkent de grote voordelen die e-facturatie kan bieden; dit geldt voor heel kleine maar ook grote ondernemingen. We verwachten een voorzetting van e-factuur adoptie totdat de ‘tipping point’ in 2014/2015 wordt bereikt, wanneer geavanceerde geautomatiseerde systemen gemeengoed zullen zijn.”

Bron: Basware