Masterdatamanagement: sneller en beter beslissen

Op dit moment is de informatie die bedrijven verstrekken aan investeerders van dien aard, dat zij het door hen gelopen risico niet goed kunnen meten. Neem als voorbeeld de Madoff-constructie: hier was duidelijk sprake van twee stromen, financial accounting en riskmanagement, die elkaar niet aanvullen in de informatievoorziening.

Er werden prachtige cijfers voorgespiegeld, maar er werd niet in kaart gebracht wat het echte risico was. Daarnaast is de tijdsdruk toegenomen, doordat financiële markten er steeds meer op aandringen de boeken sneller te sluiten. Oplossingen worden gezocht in fast close-principes, waarbij de kwaliteit van de gerapporteerde data onder druk komt te staan, omdat de periode die voor een grondige analyse op volledigheid en juistheid benodigd is, afneemt.

RISICO’S IN KAART BRENGEN
Naast deze externe risico’s speelt er ook een intern risico. Doordat informatie niet volledig of kwalitatief onjuist is, of stromen informatie nooit zijn samengekomen, kan het gevolg zijn dat er verkeerde managementbeslissingen worden genomen. Een voorbeeld hiervan is de Amerikaanse autoindustrie, die benzineverspillende auto’s bleef fabriceren, hoewel al langer bekend was dat de publieke opinie hierover verandert.

Daarnaast stegen de olieprijzen tot recordhoogten, wat deze opinie alleen maar versterkte. Het gevolg is dat de fabrieken nu aan moeten kloppen bij de Amerikaanse overheid voor miljarden dollars steun, waarvoor ze zeggenschap moeten inleveren.

Verschillende overheden zien dit gebeuren en zullen daardoor meer strikte regelgeving gaan voorbereiden in termen van additionele informatievoorziening en controlemechanismen, omdat blijkt dat de reeds geïntroduceerde regelgevingen (zoals SOX) alleen niet voldoen. Ook zullen ze steeds verder gaan met het in kaart brengen van de risico’s die bedrijven lopen op de verschillende posten in hun balans.

Wij zien dus dat er een noodzaak is dat de chief information officer (CIO), de chief financial officer (CFO) en de chief risk officer (CRO) nauwer gaan samenwerken om de investeerder, de overheden en het management van de juiste informatie te voorzien. De CIO zal zorg moeten dragen voor het kanaliseren van de verschillende informatiestromen binnen het bedrijf.

EENDUIDIGE INFORMATIE
Om tot meer kwalitatieve en volledige informatie te komen zullen er van alle rapportage-eenheden meer en kwalitatief betere data moeten worden gevraagd. In de huidige manier van werken zal dit nog meer druk gaan leggen op het moment van aanleveren van deze gegevens. Hierdoor zal de kwaliteit van de aangeleverde gegevens niet direct gaan verbeteren, omdat het aansluiten van de lokale bronnen aan de consolidatie-omgeving nog verder wordt bemoeilijkt.

Indien er echt maar één softwaresysteem wordt gebruikt voor boekingen, consolidatie, rapportage en analyse, hoeft er geen oplossing te worden gezocht. Dit zijn wij echter in onze tienjarige historie nog nooit tegengekomen.

Het probleem van een pluriform IT-landschap zit niet alleen in de eigen technische eigenaardigheden van de verschillende systemen, maar vooral in de verschillende doelstellingen van de systemen: daar waar het consolidatiesysteem puur voor financial accounting wordt gebruikt, zullen er andere systemen zijn voor de analyse van risico’s, verkopen, producten, klanten etc. Omdat deze systemen vanzelfsprekend ook financiële informatie bevatten, zal er altijd een vergelijking tussen die systemen moeten worden gemaakt.

Op dit moment neemt dat constant vergelijken van systemen, nadat de data zijn aangeleverd, de meeste tijd van het hoofdkantoor in beslag. Daardoor kan er minder tijd worden besteed aan de daadwerkelijke analyse van de gegevens. Door dit alles staat er een enorme druk op de volledige rapportageperiode. Dan hebben we het nog niet over alle wijzigingen die er tijdens iedere periode in al die systemen worden aangebracht: er komt een nieuw product bij, er is andere informatie nodig door gewijzigde regelgeving en ga zo maar verder. Dit alles komt niet ten goede aan de kwaliteit.

MASTERDATAMANAGEMENT
Een oplossing kan worden gevonden in de inzet van masterdatamanagement (MDM) als concept binnen het gehele bedrijf. Voorbeelden van masterdata zijn: productcodes, klantnummers en rekeningnummers. Wat masterdatamanagement beoogt te doen is het in kaart brengen van alle mogelijke masterdata waar gegevens voor worden ingevoerd of mee wordt gerapporteerd binnen zowel transactionele als high-end softwaresystemen.

Daar al die systemen hun technische beperkingen kennen en we nu eenmaal te maken hebben met allerlei ‘verouderde’ bronsystemen, is het bijna ondenkbaar dat in al die systemen dezelfde codes worden gebruikt. Daarnaast bestaan er een heleboel regels rond die coderingen, die in masterdatamanagement kunnen worden ingebracht en afgedwongen, zodat de kans op foute coderingen wordt geminimaliseerd.

Er zal een mapping moeten worden gemaakt tussen al die verschillende codes voor alle dimensies waarop wordt gestuurd of gerapporteerd. Partake hanteert hiervoor de UMR, de unit of management and reporting. Deze UMR bevat al die dimensies waarop zowel management als financial accounting hun rapportage, beslissingen en analyses baseren.

De UMR kan anders zijn op corporate niveau dan op divisie- of businessunitniveau. De datacollectie van de businessunit zal wel minimaal die van corporate moeten bevatten, en op die manier kan er tussen deze twee UMR’s dus een mapping worden gemaakt. Daar de meeste masterdatamanagementsystemen werken met versies van de masterdata, is het niet alleen mogelijk om de wijzigingen komend van corporate vroegtijdig te rapporteren, maar ook analyses en geautomatiseerde controles op deze masterdata uit te voeren.

VOORDELEN VAN MASTERDATAMANAGEMENT

Door masterdatamanagement in te zetten zal het volgende gaan veranderen. U bent nu al voorbereid op het moment dat de regelgeving rond de inzichten van risico’s verplicht gaat worden.

1. De publicatie van wijzigingen gebeurt op een moment dat de aanleverende eenheden nog voldoende tijd hebben om deze te analyseren en voor te bereiden op een aansluiting.

2. De mapping van UMR’s kan worden gedaan op het moment dat er wat meer tijd is. De kwaliteit van deze mapping zal daardoor omhooggaan.

3. De periode van gegevensaanlevering kan zelfs worden verkort, evenals de periode waarin de gegevens van de verschillende systemen worden vergeleken.

4. De tijd om een grondige analyse van de data te maken wordt aanzienlijk verlengd.

5. De rapportage, analyse en daarop gebaseerde managementbeslissingen worden van betere kwaliteit.

6. Doordat alle masterdata die in meerdere systemen voorkomen, worden gekoppeld, zal het onderhoud op deze systemen verminderd worden. Interessant is nu om te zien hoe masterdatamanagement succesvol kan worden ingezet binnen uw organisatie.

7. Zorg voor samenwerking tussen CFO, CIO, CRO en CTO: zij moeten gezamenlijk uit gaan dragen dat masterdatamanagement ‘de weg’ is naar de toekomst.

8. Start op corporate niveau, omdat hiermee het concept op natuurlijke wijze wordt uitgedragen, dit is de plek waar de uiteindelijke externe en interne verslaglegging gebeurt.

9. Hierdoor kan er een natuurlijke waterval van wijzigingen binnen de systemen worden aangebracht. De wijziging voor de externe verslaglegging op corporate niveau heeft bijvoorbeeld een natuurlijke invloed op de aanleverende systemen, alsmede op alle hieraan gelieerde analysesystemen.

10. Zorg ervoor dat duidelijk in kaart wordt gebracht op welke soorten gegevens er wordt gestuurd en gerapporteerd (UMR). Let daarbij op de volledigheid hiervan, zodat de mapping van de UMR’s zeer simpel en snel plaats kan vinden.

11. ‘Think big and start small.’ Het uiteindelijke doel moet zijn om alle mogelijke systemen binnen de onderneming in kaart te brengen en op een gecentraliseerde manier te onderhouden. Een Chinees spreekwoord zegt: “Degene die een berg wil verplaatsen, begint met kleine stenen weg te dragen.” Begin dus op corporate niveau, al is het maar tussen enkele systemen, en rol het concept daarna verder uit door de organisatie.

12. Begin er nu mee. Malcolm X heeft ooit gezegd: “The future belongs to those who prepare for it today.” Met MDM kunt u betere en snellere beslissingen nemen om de toekomst nu alvast te laten beginnen. Door het inzicht in de opbouw van de cijfers te bevorderen zal niet alleen het vertrouwen van de investeerder gemakkelijker worden teruggewonnen, maar zal het ook mogelijk zijn om goedkoper vreemd geld te verkrijgen.

MARCO VISSERS is werkzaam bij Partake Consulting. Partake Consulting adviseert meer dan 200 grote corporates in Europa, waaronder 50 procent van de AEX-genoteerde fondsen. Partake Consulting heeft kantoren in Parijs, Brussel, Düsseldorf en Utrecht.