Managementinformatie blijft onbenut

Alle consolidatiesystemen kunnen rekenen… Vrijwel alle bedrijven die consolidatiepakketten hebben geïmplementeerd, hebben keurige overzichten met winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten. Deze worden berekend op basis van de grote hoeveelheden details die door de dochtermaatschappijen zijn aangeleverd en die door het consolidatiesysteem keurig worden geconsolideerd. Vaak worden de resultaten netjes gepresenteerd in overzichten per business unit met een vergelijking tussen werkelijk en budget, of werkelijk dit jaar versus werkelijk vorig jaar. Deze overzichten zijn de basis van de groepsrapportage van menig multinational. Consolidatiesystemen kun je ook voor je laten werken… Er is echter maar een klein aantal bedrijven dat zijn consolidatiesysteem echt voor zich laat werken. Vragen als ‘wat gaat er goed en wat gaat er fout in mijn onderneming of business unit’ lijken wellicht weinig concreet, maar in een gestructureerde database zoals die van een consolidatiepakket, kan je daar prima mee uit de voeten. Bijvoorbeeld door deze vraag te vertalen in ‘geef mij de product-/marketingcombinaties die verantwoordelijk zijn voor meer dan 50% van het verschil tussen werkelijk en budget’. Of ‘een overzicht van de trendbreuken, zoals producten die steeds een stijgende omzetlijn hebben gehad, maar in de laatste maand zijn gaan dalen’. In plaats van grasduinen door de databak met veel details en dito dimensies, zijn kant en klare consistente en intelligente analyses gewenst. De meeste bedrijven hebben wel goede consolidatiesystemen, maar hebben na de implementatie weinig tijd om de presentatie goed op te pakken. Dat is jammer, want de “enige versie van de waarheid” wordt pas echt waardevol als die goed wordt geanalyseerd en aantrekkelijk wordt gepresenteerd en gecommuniceerd binnen de organisatie.’ Consolidatiesystemen kun je ook voor je laten spreken… Gartner maakte onlangs op een Cartesis conferentie bekend dat de meeste CFO’s hun bedrijf nog steeds sturen op basis van een A4 met daarop de verlies en winstrekening, met de vergelijking tussen budget en/of vorig jaar. Tien jaar geleden hadden zij dat ook al. Is alle zogenaamde vernieuwing met op internet gebaseerde rapportagetools, meerdimensionale analyses en integratie met Microsoft Windows dan zinloos geweest? Ik denk van niet, maar het is wel belangrijk om de aandacht te verschuiven van de tools naar de inhoud. Een goede analytische presentatie is geen kwestie van tools, maar van een goed begrip van de inhoud, de context en de juiste manier van visualisering en kleurgebruik. Het is niet voor niets dat de bedenker van de Management Cockpit op SAP (Prof. Dr. Patrick M. Georges) van beroep hersenchirurg is! De CFO Cockpit community: samenwerken voor betere presentatie en analyse De CFO Cockpit community (www.cfo-cockpit.com) is een samenwerkingsverband van organisaties die bewust de stap willen maken van financiële consolidatie naar financiële communicatie. Deze community focust op een intelligente manier van analyse en presentatie van de cijfers uit consolidatiesystemen (Hyperion, Cartesis, Cognos, et cetera). Deze organisaties hebben een innovatieve manier gevonden om de analyses te kunnen scheiden van de (vertrouwelijke) cijfers en kunnen daardoor de analyses van elkaar bekijken en – zeer belangrijk – binnen een dag de analyses van elkaar in een eigen omgeving gebruiken. De deelnemers delen hun best practices. De kosten van verdere ontwikkeling en onderhoud van de analyses worden verdeeld over de leden van de community, waardoor de kosten per lid erg laag zijn. De techniek is hierbij geen doel maar een middel. Er wordt voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft technologie. Door Marcel Vlug managing director van Partake Consulting Partake Consulting ondersteunt het initiatief met voorbeelden van intelligente analyses en presentaties op basis van haar ervaring met het implementeren van consolidatiesystemen voor meer dan 100 multinationals. Partake Consulting is tevens winnaar van de CPM award 2004.