Louis Neesman, Atos Origin Nederland

Toen Louis Neesman in januari 2003 aantrad als Manager Credit Control & Cash Management bij Atos Origin, had hij reeds ervaring opgedaan met Credit Management bij KPMG Consulting. Bij KPMG is hij verantwoordelijk geweest voor het opzetten van de credit management afdeling. Al snel merkte hij dat er bij Atos Origin verbeterpunten waren, om ‘zijn’ afdeling optimaal te laten functioneren. De goede weg was al ingeslagen, maar het project was nog niet af.

Daarbij komt ook dat Atos Origin de afgelopen jaren aanzienlijk is gegroeid: de integratie van onder andere KPMG Consulting en KPN onderdelen en de toename van het aantal klanten.

Binnen Atos Origin is gekozen voor een gecentraliseerde Credit Control benadering om maximale efficiency resultaten te behalen. Hierbij wordt sinds 1999 gebruik gemaakt van gespecialiseerde software.

Atos Origin is een ICT- dienstverlener waar aandacht voor de klant centraal staat. ‘Dat moet ook wel, want we werken voor een groot deel met langlopende contracten van 5 tot 7 jaar. Dit geeft  een mogelijkheid om je klant te leren kennen en een goed contact mee op te kunnen bouwen. Het totale team bestaat uit 10 fte, waarvan 3 fte zich fulltime bezighoudt met cash management.
De afdeling Credit Control & Cash Management worden ieder afzonderlijk aangestuurd door een teamleider. De klantportefeuilles zijn ingedeeld naar sectoren, bijvoorbeeld sector Telecom, Philips.

Iedere credit controller is verantwoordelijk voor zijn eigen sector en elke klant heeft dus z’n eigen contactpersoon binnen Credit Control. Bij vragen kunnen onze klanten dus ook bij steeds dezelfde persoon terecht. Deze korte lijnen dragen bij aan een goede relatie met onze klanten, zowel extern als intern.

Het innovatieve in deze aanpak is onze overtuiging dat de sleutel tot een succesvol credit management beleid bepaald wordt door de mate van samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen enerzijds en de relatie met de klant anderzijds.’

Structuur
Bij aanvang van het verbeteringstraject werden vijf actiepunten opgesteld. Allereerst was er maximale aandacht nodig vanuit het management. Atos Origin heeft een beursnotering in Frankrijk en cashflow speelt bij het bedrijf een belangrijke rol. Ook relatiemanagement is een punt van aandacht.

Zowel de interne contacten binnen Atos als de externe contacten met klanten wilden we optimaliseren. Nu gaan de credit controllers regelmatig op bezoek bij klanten, om samen met het salesteam, eventuele lopende problemen in kaart te brengen en op te lossen. Daarnaast houden ze maandelijkse meetings om informatie met elkaar te delen.

Veel aandacht werd besteed om ‘het huis op orde te krijgen’.’Neesman doelt op het optimaliseren van onder meer het facturatieproces, de contracten en het klachtenmanagement in het order-to-cashproces.

De toegenomen rol van Credit Control in het order-to-cash proces waardoor o.a. de kwaliteit van de facturatie is verbeterd, noemt de manager credit control een absoluut hoogtepunt. Naast dat de samenwerking met klanten is geoptimaliseerd, zijn er bij een aantal grote klanten enorme verbeteringen gerealiseerd ten aanzien van DSO en overduesaldo.

Veel winst is behaald met een proactievere benadering van klanten. ‘We zitten er bovenop’. 10 dagen na factuurdatum nemen we contact op met de klant om te checken of de factuur in goede orde is ontvangen. Daarnaast ontvangt de klant periodiek overzichten en wordt aangemaand indien er sprake is van een overduesaldo. Dit proces wordt aangestuurd door onze software. De klant kan hierdoor nooit zeggen dat een factuur niet is ontvangen.’

Tenslotte is er geïnvesteerd in training en coaching van het personeel. ‘Dat leverde vrolijke gezichten onder de medewerkers op. Zeker met een zekere structuur en regelmaat op de afdeling, is de medewerkertevredenheid gegroeid.’

Weliswaar heeft dit ook een minder leuke kant. ‘Een dieptepunt was dat we daardoor afscheid moesten nemen van mensen die onvoldoende pasten binnen de nieuwe afdelingsfilosofie.’

Trots is Neesman op de reductie van het vervallen saldo met 40% en de verbetering van de Days Sales Outstanding (DSO). In 2002 stond deze nog op 61 dagen, eind 2006 op 53 dagen. ‘Een verbetering van 8 dagen ondanks een aanzienlijke toename van de betalingsconditie bij een aantal grote klanten.’ Een zeer beperkt aantal grote klanten bepalen ongeveer 40 procent van de omzet van de ICT-dienstverlener.

‘Een aantal jaren geleden kwam juist vanuit deze klanten het verzoek om de betalingstermijn te verlengen. De impact hiervan zou een DSO stijging van 14 dagen betekenen.’

‘De DSO moet overigens nog wel worden gecorrigeerd voor Work in Progress (WIP)’, gaat hij verder. Bij Atos Origin gebeurt de DSO-calculatie op basis van de ‘count back methode’. De DSO telt niet vanaf het sturen van de factuur, maar vanaf het moment dat het werk aanvangt. ‘Gemiddeld genomen zitten er dus ongeveer 15 dagen WIP opgenomen in de DSO’. Rekening houdend met de WIP in de DSO en onze gemiddelde contractuele betalingstermijnen met klanten, valt er niet veel meer winst te behalen. ‘We komen aan een grens.’

Een ander hoogtepunt is het halen van cashtargets. ‘We stellen elk jaar scherpe cashtargets op en hebben deze tot nu toe elk jaar weten te behalen’, aldus Neesman. ‘Met name de geïntegreerde aanpak en intensieve samenwerking tussen de betrokken afdelingen zijn hier debet aan.’

Het upgraden van ons credit management systeem, afgelopen jaar, leverde succes op. Hierdoor zijn we in staat om beter en sneller managementinformatie te verstrekken en nog efficiënter onze klanten te benaderen. Daarnaast is het gebruikersgemak voor de credit controllers enorm toegenomen.

‘Klachten worden ook door ons centraal geregistreerd en opgevolgd. Op credit control hebben we hierdoor een totaal overzicht en kunnen daardoor sneller signaleren en ingrijpen als bepaalde klachten vaker voorkomen.’

‘De maximale aandacht voor cash binnen Atos Origin heeft als gevolg dat de afdeling Credit Control & Cash Management rechtstreeks aan de CFO rapporteert’, vertelt Neesman.

Door de afdeling intern op de kaart te zetten en de centrale rol als spreekbuis volledig te benutten, bellen klanten ons nu regelmatig voor niet-credit control gerelateerde zaken. Dat is een grappig detail.’

Atos Origin
Atos Origin is een internationale ICT- dienstverlener. Klantvisie omzetten in resultaten realiseert Atos Origin door middel van consulting, systems integration en managed operations, inclusief outsourcing diensten.Het bedrijf realiseert jaarlijks een omzet van ruim 5 miljard euro. Het bedrijf is wereldwijd actief voor top-500 ondernemingen in meer dan vijftig landen met een werknemersaantal van 45.000, van wie ruim 8.000 in Nederland, waar Atos Origin marktleider is.

Naam Louis Neesman
Leeftijd 41 jaar
Bedrijf Atos Origin Nederland
Functie Manager Credit Control & Cashmanagement
Opleiding HOFAM
Loopbaan Neesman begon zijn carrière bij Stork waar hij gedurende 13 jaar verschillende functies vervulde. Van concernaccountant groeide hij door naar hoofd administratie tot controller bij een van de werkmaatschappijen. In 2001 maakt hij de overstap naar KPMG Consulting en kwam voor het eerst in aanraking met credit management. Een jaar later (2002) werd KPMG Consulting overgenomen door Atos Origin. 
Hobby’s Hardlopen, fitness, lezen, films kijken

Resultaten
–      Maximale aandacht vanuit het management
–      Relatiemanagement
–      DSO met 8 dagen vermindert, ondanks sterk toegenomen betalingstermijnen
–      Credit management systeem uitgebouwd
–      Investeren in opleidingen personeel