LinkedIn-groep ‘Finance Professionals Netherlands’ brengt discussie financiële software tot leven: ‘een goed pakket kiezen is grote uitdaging’

Dit artikel en de bijeenkomst waarover het gaat komen voort uit de discussie: ‘Wat is nou het beste softwarepakket voor uw financiële administratie?’ die sinds begin 2010 gevoerd wordt binnen de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands.

Over deze discussie verschenen eerder de volgende artikelen:
– Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie
– Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie – Deel 2
– Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie – Deel 3

‘We hebben het er in deze discussie al eens summier over gehad, maar de keuze voor een financieel pakket valt natuurlijk samen met de strategie van de onderneming en niet te vergeten de informatiebehoefte. Het is belangrijk of het systeem de daadwerkelijke behoefte aan informatie kan leveren. Het systeem moet met de informatie waardevolle zaken brengen en niet alleen de jaarrekening zoals vroeger. Verder is het belangrijk, dat de beslissing voor het uiteindelijke pakket genomen wordt door de CFO die daarbij de CEO betrekt. De CIO heeft in deze geen stem.’

Dit stelt Maarten Verheul, starter van de online discussie ‘het beste boekhoudpakket voor uw financiële administratie’. Onlangs vond voor leden van de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands een gelijknamige ‘live discussie’ plaats. Verheul kon bij deze bijeenkomst helaas niet aanwezig zijn, maar tien andere deelnemers hebben hun weg naar het kantoor van Alex van Groningen weten te vinden.  

Moderator Walter Jongenelis QC. (Controller MKB, Risk, Vastgoed en Onderwijs, Applicontrol Controllerservice) opent de sessie. Het valt hem op –  in de LinkedIn-discussie maar ook veelvuldig in het bedrijfsleven – dat veel financials niet helemaal gelukkig zijn met de financiële software die hen ten dienste staat binnen de organisatie waar zij werken. De huidige software is vaak vooral boekhoudkundig gericht en veelal beperkt tot summiere registratie zonder voldoende flexibiliteit. De modulaire opbouw van pakketten is ook vaak niet sluitend met de behoefte van organisaties of maakt pakketten onnodig duur. Daarom wijken controllers voor analyse en rapportages noodgedwongen vaak uit naar Excel.

‘We moeten toe naar een managementinformatiesysteem dat Excel overbodig maakt’, aldus Jongenelis. ‘Maar in de huidige pakketten ontbreken nog de nodige functionaliteiten. Een pakket moet in ieder geval open zijn zodat je gemakkelijk koppelingen kunt leggen met andere systemen en informatie kunt halen uit je basissysteem.’ Hierop reageert André Salomons (Eigenaar, Smart SharePoint Solutions): ‘Daarmee zit je al in de kern van je pakketkeuze. De informatie moet redelijk makkelijk te ontsluiten zijn. Je kiest een pakket op basis van je primaire proces. Daarna ga je kijken hoe je het gaat inrichten en of je mensen in staat zijn dit te doen.’

Pakketselectie – aandachtspunten en risico’s
In de LinkedIn discussie was één van de belangrijkste conclusies dat het financiële pakket goed bij de strategie van de onderneming moet passen. Moderator Jongenelis citeert een online deelnemer: ‘Elk pakket heeft goede en slechte eigenschappen. Door het maken van een business case en het verkrijgen van demo's kan een goede afweging worden gemaakt. Daarnaast is het ook belangrijk om een partner te selecteren met ervaring in de branche of met gelijkwaardige organisaties. Het is belangrijk veel tijd in het voortraject te steken.’

Peter Kluskens (Eigenaar & Directeur, Diesis Consultancy) kan zich hierin goed vinden: ‘Wat is het doel van het financiële administratiesysteem? Moet bijvoorbeeld lokaal alles kunnen? Zit je in een logistieke omgeving? Met zulke zaken hangt de keus nauw samen.’ Henry Beuks (Hoofd Administratie & ICT, d-sign Denemarken): ‘Het blijft een lastige vraag. De financiële administratie is natuurlijk slechts een beperkt deel van de organisatie, afhankelijk van het type bedrijf. Je kunt kiezen voor best of breed oplossingen, maar ik ben enthousiast geworden over de voordelen van een ERP-systeem.’

Wie beslist over de aanschaf van een pakket in een organisatie verschilt per bedrijf. Volgens André Salomons wringt daar nog wel eens de schoen. ‘IT is te machtig geworden in ondernemingen. Pakketten worden vaak aangeschaft op de golfbaan. Ook krijgt vaak de second in command het in zijn schoot geworpen. Meestal is dat de CFO. Op zich niet erg, maar deze CFO moet wel de juiste kennis in huis hebben anders gaat het mis.’

Bob Hilderink (Administrateur, BeamSystems) vult aan: ‘Als je kijkt naar het MKB geldt dat voor de DGA. Die kan roet in het eten gooien. Bijvoorbeeld door via een vriendje een pakket te kopen, of door de inrichting in de war te schoppen. Politiek speelt een grote rol in de boekhoud- en systeemselectie.’ Een zorgvuldig voortraject en een partner met branchekennis zijn dus nodig. Ook politiek speelt een belangrijke rol. Wat voor lessen zijn er nog meer te leren voor een adequate pakketkeuze?

Henry Beuks: ‘Wij vinden certificering heel belangrijk. Softwarepartners met de juiste certificering hebben duidelijk een voorkeurspositie. Daarnaast kijken we naar innovaties zoals automatische facturering. Dat moet standaard in ieder pakket zitten.’ Jongenelis bevestigt het belang van innovaties. ‘Een aantal innovaties waar je rekening mee moet houden bij de pakketselectie zijn: XML Auditfiles, Elektronisch factureren, XBRL, SaaS (Software as a Service), SEPA, Bankintegratie, Managementinformatie en Assurance.’ Salomons geeft nog een laatste selectietip: ‘Bij de selectie van het pakket moet je ook goed naar de toekomst kijken. Kan een leverancier met je meegroeien?’

Peter Kluskens: ‘Precies. Wat heb je over vijf jaar nodig? Je probeert de wereld over vijf jaar te voorspellen en selecteert het pakket dat daar het beste bij past.’ Hans van der Tang (Eigenaar, To Improve Finance): ‘Je zit zeker vijf jaar vast aan je keuze, dus naar de toekomst kijken is inderdaad zeer belangrijk.’ Hoe goed een systeem ook is, het blijft aan de Financial die aan de knoppen draait om uiteindelijk het verschil te maken. ‘Hoe krachtig je systeem ook is’, concludeert Bob Hilderink, ‘het blijft een kwestie van rubbish in, rubbish out.’  

Prijs-kwaliteit en implementatie
In het voortraject van de pakketselectie is de factor prijs natuurlijk een niet te negeren element. Uit de ervaringen van de deelnemers blijkt dat de verschillen in prijs tussen softwarepakketten enorm kunnen zijn. ‘De prijs-kwaliteitsverhouding bepalen blijkt ontzettend lastig te zijn omdat de verschillen per pakket en organisatie zo groot zijn’, stelt Peter Kluskens. ‘Bij een consultancy klus die ik onlangs deed ging het tussen CODA en SAP. Het prijsverschil was een factor 8. Toch is het uiteindelijk SAP geworden. Het hangt echt samen met de bedrijfsomgeving als je kijkt naar kosten.’ Peter de Vries (Freelance Financial): ‘Het doel moet leidend zijn. Welk pakket past daar het beste bij? Daarna komt het financiële vraagstuk, wat natuurlijk lastig kan zijn. Hoeveel kun je dragen als bedrijf?’

Omdat de prijsbepaling zo moeilijk is, is een goed voortraject des te belangrijker, stelt Ruud Roepers (Eigenaar, Roficon Consultancy). ‘Je moet bij het begin van de pakketselectie eerst heel goed kijken naar de requirements die je hebt als klant. Dan ga je kijken welke leveranciers dit kunnen bieden en dan pas ga je prijzen vergelijken.’ Peter Kluskens: ‘Je moet een lijst van knock-out criteria opstellen. Hierin bepaal je de functionaliteiten die erin moeten zitten, anders valt het pakket af. Het opstellen van deze criteria is verreweg het meeste werk.’

Een voor de hand liggende vraag hierbij is; welke functionaliteiten zijn voor de Financial key? Peter Kluskens: ‘In ieder geval grootboek, projectadministratie, debiteuren en crediteuren. Voor rapportage neig ik toch naar een externe tool, zoals Crystal Reports, Business Objects, Vision Planner, Cognos of Diamond FMS. Ruud Roepers: ‘Als je de criteria hebt vastgesteld, kun je ook best een leverancier voor je laten werken. Wij hebben SAP een keer een demoversie laten maken, zodat we konden zien dat 90 procent van de vereiste functionaliteiten ook echt mogelijk waren.’ André Salomons: ‘Je moet daarnaast niet vergeten de consultancyuren mee te nemen in de business case. Consultants zijn vaak de grootste kostenpost.’  

Wanneer de keuze voor het pakket gemaakt is, komt de implementatiefase. Wat voor tips en ervaringen hebben de deelnemers hiermee? Geert Schretlen (Freelance Financial): ‘Processen moeten leading zijn bij een implementatie en niet de ICT. Als de processen niet passen in het pakket moet je soms kijken of je de processen niet aan kunt passen. De implementatie van een pakket dwingt je ook om kritisch te kijken naar je eigen organisatie.’ Peter Kluskens reageert: ‘Dat is zeker waar. Als je bijvoorbeeld een SAP-pakket koopt, koop je ook de visie van SAP over organisaties en processen erbij.’ André Salomons: ‘Wanneer kan de implementatie van een boekhoudpakket succesvol zijn? Dat hangt samen met hoe de implementatie gedragen wordt door de CFO en de kennis die hij/zij heeft. Als het niet de CFO is, dan iemand anders in de board. Er moet een bestuurder bij betrokken zijn met kennis van zaken. De mensen die het pakket moeten inrichten hebben sponsorship vanuit de board nodig.’

Koppelingen, Excel en cloud computing
Zoals Walter Jongenelis al zei in de inleiding, veel Financials vallen nog terug op Excel. Hoe kijken de deelnemers aan tegen het gebruik van dit toch handige hulpprogramma? Ruud Roepers: ‘Ik heb in het verleden wel business warehouses geïmplementeerd bij organisaties waarbij veel informatie vanuit Excel geïmporteerd werd. Dit leverde vaak enorme discussies op over de cijfers.’ Henry Beuks: ‘Ik heb geen bezwaar tegen het gebruik van Excel zolang er maar een goede koppeling is met het bronsysteem. Als er iets gewijzigd wordt, maar niet in het grootboek, zorgt dat voor problemen.’

Walter Jongenelis: ‘Een andere probleem van Excel is dat je vaak de sheets van je voorganger erft. De uitgangspunten uit het verleden kloppen vaak niet meer. Het is extreem foutgevoelig. Je moet ervoor waken dat niet betrouwbare informatie van Excel leidend wordt voor je rapportages. Wees altijd kritisch op de uitgangspunten, parameters en de getallen achter de cijfers. Vaak gaat het daar mis zo is mijn ervaring, zeker bij complexe trajecten.’

Albert Griffioen (Manager Finance & ICT, Vakorganisatie Transport & Logistiek): ‘Mijn ervaring is dat in de 'goedkopere' pakketten vrijwel alles open staat en dat het inregelen van de rollen/functies en de daarbij horende autorisaties een serieus aandachtspunt is, mede ook omdat bepaalde stamgegevens in diverse databasevelden onderhouden worden. Een audit op de inrichting door je accountant is dan ook aan te bevelen.’ André Salomons: ‘Je kunt Excel niet helemaal uitbannen, maar je moet het voor de goede zaken gebruiken. Een snelle prognose maken kan prima met Excel. Maar om dat te doen heb je wel een goed systeem nodig waar je gemakkelijk gegevens uit kunt putten. Dat proces moet je op orde brengen. Daarbij heb je te maken met nieuwe wetmatigheden. Vroeger had je een boekhouder, nu een finance afdeling van 100 man. Iemand wijzigt een journaalpost en dat heeft direct impact op het grootboek. Dit moet je in de vingers krijgen.’   

Daarmee belandt de discussie op het onderwerp veiligheid waar ook de veelbesproken ‘cloud’ onder valt. Nog niet alle deelnemers zijn overtuigd dat de cloud volwassen is geworden. Een aantal nadelen van cloud computing vinden zij:
– Beveiliging: Diefstal van gegevens.
– Continuïteit: Je wilt niet zonder je bestanden komen te zitten; waar staat alles eigenlijk opgeslagen?
– Privacy: Als het in Amerika staat kan de Amerikaanse overheid lekker meelezen.

André Salomons: ‘Wanneer is cloud dienstverlening goed? Moet de leverancier SAS 70 of ISO gecertificeerd zijn? Wat is de definitie van goed? Hoe goed zijn de datacentra fysiek beschermd? Leveranciers van cloud diensten moeten hier duidelijkheid in verschaffen.’ Peter Kluskens: ‘Als er een Boeing het datacentrum in vliegt, wat maakt het dan uit waar de data staan opgeslagen? Zorg voor een goede back-up. De AEX-bedrijven zullen dit goed op orde hebben, maar veel kleinere bedrijven nog niet. Hier zullen bedrijven en leveranciers de komende jaren stappen in moeten maken.’ Over één ding zijn de deelnemers het in ieder geval eens; de cloud is de toekomst. Henry Beuks: ‘Op een gegeven moment moet je over. Het is gewoon niet meer te stuiten. Je kunt niet eeuwig bang blijven.’

Daarmee is er alweer een einde gekomen aan deze interessante discussie. Jammer, vinden de deelnemers, want ze zouden nog gemakkelijk uren door kunnen discussiëren. In een brede discussie over het beste financiële pakket is het lastig om één conclusie te trekken, maar moderator Walter Jongenelis waagt toch een poging. ‘Het beste boekhoudpakket hangt af van het type business. Welke branche zit je in? Ben je groot of klein? Enzovoorts. Prijs-kwaliteit is heel moeilijk te bepalen, maar het is cruciaal om voorafgaand aan de keuze de belangrijkste criteria op een rij te zetten. De cloud is de toekomst. Alle leveranciers gaan het aanbieden, maar het is aan de bedrijven om te kiezen wat ze in de cloud onderbrengen en wat ze in eigen beheer gaan doen. Allemaal hartelijk bedankt voor jullie bijdragen!’ Na de discussie vindt er nog een borrel plaats waar de finance professionals nog even door discussiëren over het boeiende thema financiële software en ook hier wordt duidelijk dat er nog meer dan genoeg stof voor discussie over is. To be continued dus.

Aan deze bijeenkomst namen deel:
• Walter Jongenelis QC. is Interimmanager en Controller MKB Risk Vastgoed en Onderwijs bij Applicontrol Controllerservice gespecialiseerd in de proactieve invulling van de controlfunctie.
• Peter Kluskens is Eigenaar & Directeur bij Diesis Consultancy. Hij is ook docent aan de VU.
• Bob Hilderink is Administrateur bij BeamSystems, een organisatie die audiovisuele systemen verhuurt.
• Henry Beuks is Hoofd Administratie & ICT bij sieradenimporteur d-sign Denemarken. Daarnaast runt hij een eigen administratiekantoor.
• André Salomons is voormalig controller bij een groot aantal organisaties en is nu ondernemer. Zijn organisatie Smart SharePoint Solutions ontwikkelt intelligente samenwerkingsoplossingen voor planning & control en legal processen.
• Geert Schretlen is voormalig accountant bij Deloitte, voormalig financieel manager bij een internationale organisatie in de commerciële zorg en is nu interim financial. Hij houdt zich bezig met het opzetten van risicoframeworks (COSO), outsourcing en integratie trajecten, proces optimalisatie en crisismanagement.
 • Albert Griffioen is Manager Finance & ICT bij de Vakorganisatie Transport & Logistiek (VTL).
• Ruud Roepers is Eigenaar van Roficon Consultancy. Hij is reeds 26 jaar werkzaam als Financial in de publieke sector.
• Hans van der Tang is eigenaar van To Improve Finance. Hij heeft negen jaar gewerkt bij Baan in de implementatiesfeer en softwareontwikkeling. Daarna is hij als Financial aan de slag gegaan.
• Peter de Vries is ZZPer en hoofdzakelijk werkzaam in de kunst & cultuur sector. In het verleden werkte hij voor Equens en Interpay.

__________________________________________________________________________________
Word lid van de LinkedIn groep Finance Professionals Netherlands
In deze grootste finance LinkedIn groep van Nederland komen finance professionals samen om te discussiëren over en elkaar te adviseren in actuele vraagstukken vanuit de financiële wereld. Vergroot eenvoudig je netwerk. Word nu lid via fm.nl/linkedin.
__________________________________________________________________________________