Laat de robot voor je werken: ‘no hands accounting’

Technologische innovatie
Het gebruik van software-robots begint steeds ‘normaler’ te worden. Van spraak gestuurde virtuele assistenten zoals Siri en Cortana tot chatbots voor de klantenservice. En de iets extremere voorbeelden van innovatieve kunstmatige intelligentie zoals Deepmind van Google en Watson van IBM. Zij geven een nieuwe invulling aan wat er met een wereldwijde kennisbank kan worden bereikt. Wat we 5 jaar geleden nog niet eens konden bevatten, gebeurt nu al in werkelijkheid. En veel sneller dan dat we denken. 

Technologische innovatie speelt een sleutelrol in de evolutie van de ‘traditionele’ business software, door het creëren van verbeteringen en aanpassingen die het menselijk brein niet zonder hulp zou kunnen bedenken. Big data analytics en slimme algoritmes zorgen ervoor dat machines voor ons kunnen leren. Een van de resultaten is dat er een beweging zichtbaar is van een ERP-systeem voor het automatiseren van specifieke taken naar volautomatische ‘straight through processing’, waarmee taken en responses worden gekoppeld zonder menselijke tussenkomst. Dit verhoogt de snelheid en de efficiëntie van business proces management enorm. En tegelijkertijd worden risico's aanzienlijk beperkt. Door slimme software in te zetten voor het volledig uitvoeren van grote hoeveelheden repetitieve taken, haal je het menselijk brein – dat verveeld, vermoeid en afgeleid kan raken – uit de gevarenzone.

Finance is op dit moment misschien wel het gebied waar robotisering de grootste kansen en successen biedt. Accounting gaat uit van strikte op regels gebaseerde frameworks, heldere richtlijnen en standaardbenaderingen van transactieverwerkingen die uiterst geschikt zijn voor ‘robotic process automation’. De financiële structuren bieden de richtlijnen die een machine nodig heeft, om procedures te leren, transacties te herkennen en uit te voeren, waarschuwingen te geven en uitzonderingen te melden. Dankzij die gedetailleerdheid kan een machine zo worden ingesteld dat hij effectief nabootst hoe een mens binnen die kaders handelt.

Van mogelijkheid tot werkelijkheid
Gerobotiseerde administraties en verdere automatisering van de financiële processen van de onderneming is op dit moment een stap die alle bedrijven serieus moeten overwegen, omdat dit wel eens het gebied zou kunnen zijn waar mogelijk het snelst concurrentievoordeel te behalen is. Minder handmatig werk en minder afhankelijkheid van fte's voor de administratie is natuurlijk aantrekkelijk, maar een eerste stap is de snellere en meer accurate wijze van rapporteren die tot betere prestaties zal leiden. Ondernemingen die deze mogelijkheden benutten zullen meer controle hebben over hun informatie, meer inzicht hebben in de uitdagingen en kansen en over grotere liquiditeit beschikken om de nodige actie te ondernemen. 

Zonder dat ‘no hands accounting’ in al zijn facetten in te zetten is, zijn er al wel mogelijkheden om aan de slag te kunnen. Daarbij is stap één het identificeren van processen waar sprake is van veel repetitieve handelingen en een hoog volume. Vervolgens moeten handmatige handelingen met behulp van slimme technologische toepassingen zoveel mogelijk geëlimineerd worden. Je bekijkt het proces en geeft aan hoe deze moeten verlopen. De technologie voert het vervolgens uit

Uit onze eigen ervaring blijkt dat het P2P proces, het O2C proces en in record to report zich al prima laten lenen voor de eerste stappen in ‘no hands accounting’. 

Het P2P proces is standaard, heeft een hoog volume en vooral bij de inkomende factuur veel repetitieve handelingen. Het is eenvoudig om met scan software de inkomende factuurstroom te digitaliseren. Transacties hoeven niet meer ingevoerd te worden, alleen nog gecontroleerd. Uiteindelijk zal het richting unattended processing gaan: bij bepaalde debiteuren worden facturen automatisch doorgezet. Als de bedragen op de inkomende facturen kloppen, worden deze automatisch aan de financiële software toegevoegd.  

Ook binnen het O2C-proces zijn er veel handmatige handelingen die met de huidige technologische mogelijkheden eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Wanneer er digitaal met UBL2.1 gefactureerd wordt (en niet meer met een email met PDF) kan de digitale factuur direct in de administratie geïmporteerd worden. Er is minder kans op miscommunicatie over de factuur en een grotere kans op een tijdige betaling. 62 procent van de ondernemingen* worstelt met de lengte van hun DSO-termijn. Door de digitalisering worden standaard controles automatisch uitgevoerd en hoeft met pas bij uitzonderingen proactief actie ondernemen. 

En tenslotte het effect van ‘no hands accounting’ op de maandelijkse rapportages. Gemiddeld kost dit proces 7 dagen per maand. Zeker wanneer er sprake is van meerdere administraties is er behoorlijk tijd te besparen. Je zou kunnen stellen dat op dit moment 80 procent naar reconciliëren gaat en 20 procent naar analyse, door ‘no hands accounting’ zou dit mogelijk omgedraaid kunnen worden. Met centraal beheer van stamgegevens en standaard processen en controles door de software kom je tijdens het rapporteren niet voor verrassingen te staan. 

Meer dan alleen technologie
Het lijkt alsof het een kwestie is van de juiste technologie en business software aanschaffen, helaas is het niet zo eenvoudig. ‘No hands accounting’ draait niet alleen om technologische innovatie, het is een mindset. Het draait om inzicht in alle processen en het continu identificeren van overbodige handmatige handelingen. Het vraagt om het veranderen van processen en daarmee om het veranderen van mensen. 

Je zult als financial mee moeten veranderen. Van inhoudelijk aandachtsgebied zul je moeten verschuiven naar een procesmatige. Daar komt bij kijken dat je begrijpt hoe technologie voor je kan gaan werken. Wordt strategisch klankbord voor de rest van de organisatie en grijp de mogelijkheid aan, om waarde toe te blijven voegen door robotisering voor je te laten werken. Onlangs heeft Exact een webinar gehouden over No Hands Accounting. Je kunt het hier terugkijken.  

*Exact Barometer 2016 is een onderzoek uitgevoerd door Exact onder het Mkb met als criteria 50-250 werknemers en locatie in Nederland

Robêrt de Gier is Finance Director bij  Exact Business solutions