‘Kunstmatige intelligentie om verborgen waarde naar boven te halen’

Hoe ontrafel je die aanwezigheid van verborgen waarde binnen je organisatie en welke kansen biedt Artificial Intelligence om die waarde aan de oppervlakte te brengen? Tijdens de round table ‘Waarde ontdekken in je bedrijf’ op FM Dag, lichten Peter van Spaandonk – Country Manager Benelux Yokoy – en Fatima Amghar-Chellioui – Accountmanager Yokoy – de welhaast onbegrensd lijkende mogelijkheden toe.

Want, zo valt Van Spaandonk maar onmiddellijk met de deur in huis: “Naast het vinden van verborgen waarde, gaat het ook om het in kaart brengen van die verborgen kosten.” ” Want ook door eliminatie daarvan, creëer je waarde.”

Hij denkt terug aan AI-modellen waarmee 70 tot 90 procent van de manuele handelingen – ook voor de finance afdelingen van bedrijven – voltooid verleden tijd zijn of worden. Daarbij gaat het onder andere om efficiency, kostenoverschrijding, compliancy en medewerkerstevredenheid.

Moderator Daphné Debaenst van CFO Community België stelt de vijftien aanwezige finance professionals de vraag of zij weten van verborgen waarden in hun organisaties. De antwoorden verschillen. Zo zegt een financieel directeur dat hij zich daar wel bewust van is, maar vooral denkt dat hij kosten drastisch zou kunnen beperken. Een collega van hem laat weten de systemen te hebben doorgelicht, maar dat hij daarbij “weinig onregelmatigs is tegengekomen”. Andere CFO’s benadrukken er absoluut van overtuigd te zijn dat er in hun bedrijf nog niet benoemde waarden aanwezig zijn én dat er aan de kosten-zijde noodzakelijke verbeteringen moeten worden doorgevoerd.

Genoeg kansen op beter resultaat
Een CFO uit Zuid-Holland wil in haar organisatie duurzame waarde inzichtelijk maken en daarbij zeker de menselijke kant niet vergeten. Want, zo is de algemene mening, er zijn genoeg kansen om betere resultaten te behalen. “Zo investeren wij in mensen om naar meer waste in de processen te kijken”, aldus een ander.

Met behulp van Artificial Intelligence automatiseert Yokoy uitgavenbeheer door kostenbeheer, factuurverwerking en slimme zakelijke betaalkaarten in één intuïtief platform te combineren. Waardoor – naast tijd- en geldbesparing – ook data-gedragen inzichten en hogere werknemerstevredenheid worden verkregen. ‘Zet je uitgavenbeheer op de automatische piloot’, aldus de wervende tekst op de Yokoy website. Zo wordt informatie uit facturen en bonnen gehaald, worden diverse controles uitgevoerd en is er de zorg voor een correcte boeking in de downstream systemen. En, als no-code platform, hebben bedrijven die Yokoy inzetten geen team van developers nodig voor onderhoud en aanpassingen.

De aanwezige financials erkennen veelal dat er ruimte is voor verbeteringen om waarden te detecteren, om kosten te beperken. Eén van hen zegt dat er voortdurend wordt gekeken naar voorraadbeheersing. Een ander geeft toe dat zijn bedrijf ‘te veel structuren’ telt. En waar de meeste CFO’s van overtuigd zijn: ESG gaat de agenda voor komende jaren bepalen en om die strategie rond Environmental, Social & Governance op orde te hebben moet heel veel informatie – ook uit uitgavenzijde – worden opgehaald.

Besparen op voorrijkosten leveranciers
Een financial uit de horeca-branche memoreert dat er bijvoorbeeld kan worden bespaard op voorrijkosten van leveranciers. “Nu moeten we elke keer als er iets stuk is, opdraaien voor dat voorrijden. Ook op het gebied van dagprijzen voor kamers en het annuleringenbeleid is nog een slag te winnen.”

Een CFO in de transportbranche zegt dat inefficiënte processen in zijn bedrijf hem niet vreemd zijn. “Bijvoorbeeld bij de verkoop van voertuigen. Het is zeker niet altijd first time right.” De financial van een grote consultancy vertelt dat de helft van zijn invoices bedragen van minder dan 500 euro betreffen. “En dat zijn er dus 30.000 per maand. Ik denk dat we hier tussen de één en drie procent van één miljard euro op jaarbasis kunnen besparen.”

Een lange reis te gaan, ook met de ESG-ontwikkelingen die met orkaansnelheden op bedrijven en organisaties afstormen. AI als dé oplossing voor al die uitdagingen? “Vertrouwen van medewerkers in de tool is nog steeds een ding”, zegt één van de CFO’s. Om lachend te vervolgen: “Die man of vrouw behoudt natuurlijk liever zijn of haar baan, dan het veld te moeten ruimen voor Artificial Intelligence. Ze vertrouwen de systemen niet altijd.”

‘Nooit meteen op de automatische piloot’
Peter van Spaandonk: “En hier is change management natuurlijk heel belangrijk. Bij Yokoy zetten we nooit dingen in één klap op die automatische piloot. Het gaat erom in heel kleine stapjes medewerkers van die meerwaarde te overtuigen.”

Dan stelt hij zijn gehoor een gewetensvraag. “Hoeveel procent van invoices, van bonnen betaald tijdens buitenlandse zakenreizen, van declaraties zijn dubbel opgevoerd?” De CFO’s aarzelen. Een enkeling houdt het op 10 procent, de meesten zitten een stuk lager met hun geschatte percentages. Het antwoord van van Spaandonk is ontluisterend: “21 procent van alle uploads wordt als duplicaat warning gezien. Over verborgen kosten gesproken!”

Zijn collega Fatima Amghar-Chellioui: “Dat gaat niet altijd om fraude, het kan ook een fout zijn geweest. We gaan immers wél uit van de goedheid van de mens.” Eén van de CFO’s zegt ervan overtuigd te zijn dat dubbele facturering ook in zijn bedrijf plaatsvindt. “Ik weet zeker dat het gebeurt, ook van de zijde van leveranciers. Hoe ga je dat tegen? Niet dus. Gebrek aan tijd, gebrek aan menskracht. Omdat andere rapportages prio hebben.”

‘Ideeën zijn leuk, maar het gaat om doorpakken’
Op de vraag van moderator Daphné Debaenst hoeveel van de 15 aanwezige finance professionals gebruik maakt van Artificial Intelligence steken zes CFO’s een hand in de lucht. Negen andere armen blijven of tafel liggen. “Handjes die breinen moeten worden”, grapt iemand. “Tja, investeringen moet je eerst verdienen door te bezuinigen”, aldus een financieel directeur. Een ander pareert: “Ideeën zijn leuk, maar het gaat er uiteindelijk om dat je doorpakt.”

Peter van Spaandonk stelt dat ambities van veel financiële afdelingen duidelijk zijn. “Afwijken van het achterom kijken en ervoor zorgen dat je met AI patronen ziet”, zegt hij. “Om zo analyses te maken en vooruit te kijken.” Wat speelt onder de aanwezigen: de voorwaarden die leveranciers stellen. “Wij sturen onze leveranciers een credit factuur online”, zegt een aanwezige. “We hebben het proces én het eigenaarschap omgedraaid. Het mes snijdt zo aan twee kanten. Zij krijgen immers zo snel als mogelijk uitbetaald. Zo kun je de cashflows goed op elkaar afstemmen.”

‘Wij betalen liever een maand later dan eerder’
Een ander zegt eerlijk: “Mijn bedrijf stuurt erg op cash. Wij zoeken de grenzen op van onze leveranciers en betalen liever een maand later dan een maand eerder. Want dat betekent duizenden euro’s besparing op dag-basis. Wel een ding, ook gezien de huidige financieringsuitdagingen.”

Terugkomend op ‘dat ESG-spook’, zoals die meldingsverplichtingen in menig bedrijf worden gezien en gevreesd. “Veel organisaties hebben dat helemaal niet inzichtelijk, ook qua inrichting van de metingen niet.” Een mega-exercitie te gaan, waar AI de helpende hand kan toesteken door bijvoorbeeld ESG-gerelateerde kosten uit de facturen te halen.
Saillant ‘detail’: menig CFO in de zaal vreest de eigen beperkingen als het om tech gaat. “En dus moet je uiteindelijk die juiste mensen zien aan te trekken en dat zijn níet de mensen van onze generatie”, meent één van hen. “Besef dat het tech savvies zijn die nu de arbeidsmarkt op gaan.”

Peter van Spaandonk van Yokoy relativeert: “Je hoeft geen AI-experts aan te trekken om Artificial Intelligence goed te laten werken! Tegelijkertijd zeggen klanten tegen ons ‘We implementeren nieuwe technologie omdat we anders de slag om talent gaan verliezen. De nieuwe arbeidsgeneratie verwacht een bepaalde mate van automatisering en innovativiteit, ze willen geen handjes-werk meer leveren.”

De CFO’s en financieel directeuren concluderen na 75 minuten aandachtig luisteren en gedreven discussiëren dat de ronde tafel aanzet tot nadenken. “Je hebt immers zóveel nodig vanuit de factuur als het bijvoorbeeld ESG betreft”, aldus één van hen. Een ander besluit met: “Een uiterst inspirerende round table. Alleen nadenken is niet genoeg, dit bewijst de noodzaak van actie ondernemen.”