Kostenbesparen en meer business partnering door fast close

Een interview met André Salomons (Financial suite® – FinancialClosing) over de vooroordelen over Fast Close.

1. Wat is Fast Close?
‘Fast close is het snel uitvoeren van het rapportage proces om snel over relevante stuurinformatie te kunnen beschikken. Daar hoort natuurlijk de vraag bij: Wat is snel en wanneer behoor je tot de besten? Je hoort bij de besten als je in staat bent om je maandresultaten binnen 5 werkdagen, je kwartaalresultaten binnen 20 werkdagen, je jaarresultaten binnen 30 werkdagen en je budgetcyclus binnen 30 dagen afgerond te hebben. In de VS, UK en bij beursgenoteerde bedrijven is fast close al praktijk.’

2. Waarom is dat belangrijk voor financials?
‘Fast close implementatie kan een voorbeeld zijn voor de hele organisatie en maakt veel geld vrij uit het reportingproces. Soms lijkt het of de tijd steeds sneller gaat en de financial steeds minder tijd krijgt om de rapporteringsklus te klaren. Als de financial op de huidige manier door blijft gaan en nog geen fast close toepast komt er een moment dat hij/zij vastloopt. Dat mag hij niet laten gebeuren. Adoptie van fast close laat aan de organisatie zien dat de financial en de organisatie serieus zijn als het gaat om efficiencyverbeteringen. Door te laten zien dat de financial zo’n proceswijziging kan doorvoeren plaatst dat hem in een voorbeeldpositie en dat kan helpen om in de organisatie andere efficiency maatregelen door te kunnen voeren.’

3. Wat levert het op?
‘Dat kan oplopen tot 650.000 euro per jaar voor een holding met 10 dochters. Meer dan 60 procent van alle bedrijven doet er langer dan 15 dagen over om zijn maandrapportages af te ronden. Er zijn zelfs bedrijven die er meer dan 49 dagen over doen. Het is geen uitzondering dat jaarverslagen pas na 90 dagen klaar zijn en het maken van budgetten 60 dagen duurt. Maandrapportering voor 10 bedrijven en holding kosten bijna 1 miljoen euro op jaarbasis. Dat is 100.000 euro per dochter. Als je het rapportageproces terugbrengt van 15 dagen naar de 5 dagen die best in class bedrijven er over doen, dan maak je dus per jaar 5/15e van 1 miljoen euro vrij.’

4. Als dat zo is, waarom doet dan niet iedereen het?
‘Vaak bestaat er geen inzicht in de kosten van het rapportageproces. Ook kunnen bedrijfsblindheid, reorganisatiemoeheid en in een enkel geval gemakzucht in het spel zijn. Bij iedereen die in een bepaalde functie werkt, treedt op een gegeven moment bedrijfsblindheid op. Als iedereen genoegen neemt met het feit dat de cijfers pas op de 15e werkdag klaar zijn, lijkt er geen noodzaak voor verbetering te zijn…’

‘Er blijkt in de praktijk nog nooit naar het kapitaalbeslag van dit proces gekeken te zijn. Voor zover ik heb kunnen nagaan is deze berekening niet eerder verschenen in uitingen van Ernst & Young, KPMG, etc. en zijn wij de eersten die de kosten van een rapportageproces en besparingspotentieel tastbaar maken. In de Nederlandse cultuur is het niet vanzelfsprekend dat je wilt benchmarken en daarna aan de slag gaat met de resultaten. Ook signaleren wij een grote druk op de financiële afdelingen, waardoor deze niet bij machte zijn om tijd vrij te maken om hun eigen proces te optimaliseren en daarmee tijd te creëren.’ 

‘Een andere bekende reden om niet tot fast close over te gaan is ook een intern gerichte reden: we zijn druk bezig om een implementatie van X, Y of Z bij reporting entity H te doen. Tot voor kort was dit om meerdere redenen een goede reden: de beste mensen zaten op dit project, het waren vaak dezelfde die meerdere projecten deden. Men redeneerde vanuit de projectgedachte dat fast close een project moest zijn en tenslotte de reden dat deze mensen al veel te veel acties op hun bord hadden. Zoals ik eerder aangaf, zouden de project gedachte en lange doorlooptijd achterhaald moeten zijn. Wat dan overblijft, is het feit dat de goede mensen drukbezet zijn.’

‘Ook die reden kan door ingebruikname van fast close tot het verleden behoren. Je maakt een aanzienlijke hoeveelheid tijd vrij door fast close toe te passen. Tijd die je dan kunt aanwenden voor die projecten die eerder als excuus golden. Een andere alternatieve aanwending kan het invoeren van de business controller zijn. Dus fast close  kan snel geïmplementeerd worden en redelijk snel gefinetuned worden, zodat de resultaten snel zichtbaar zijn.’

5. Hoe pak je de omslag naar fast close goed aan?
‘Sinds de crisis hebben bedrijven steeds meer benadrukt dat tijd en geld schaars zijn. Bedrijven willen de beste keuzes maken, maar zijn vaak voornamelijk intern gericht. Door de interne focus gaat veel informatie verloren over zaken die voor bedrijven positief aan het bedrijfsresultaat kunnen bijdragen. Als het om fast close gaat zijn de traditionele doorlooptijden op project basis van de grote partijen wel bekend. Vaak gaat het om doorlooptijden van 8 tot 18 maanden.’

‘Ik denk dat het nu een geschikt moment is om te laten zien dat bedrijven direct aan de slag kunnen met fast close als ze daarvoor de juiste software gebruiken. De bekende software leveranciers bieden software die naadloos aansluit bij hun eigen ERP oplossing. Dat maakt het lastig om tot een uniforme closing te komen als er verschillende soorten ERP software worden gebruikt. Er zijn tegenwoordig ook oplossingen, zoals FinancialClosing die los van een bepaald ERP pakket kunnen opereren.’

6. Wat zijn bedreigingen bij implementatie van fast close?
‘Gebrek aan sponsors en het excuus dat nog niet alle bedrijven rijp zijn voor fast close. Voor deze wijzigingen is het essentieel dat je de CEO en CFO als sponsor hebt. Het reporting proces kun je zien als een high risk proces waar veel geld in vastzit. Het is in ieders belang dat het proces slaagt. Het ontbreken van deze sponsoren is een serieus risico. In de praktijk is er altijd wel één bedrijf in de groep waar de automatisering van het basis proces nog niet op orde is. Erg belangrijk is de communicatie. Die moet vooraf, tijdens en na het proces zeer zorgvuldig zijn. Belangrijk is dat je als organisatie met de medewerkers deelt welk resultaat er gezamenlijk behaald is.’

7. Hoe snel heb je resultaat?
‘Binnen vijf dagen heb je resultaat. Dat klinkt ongeloofwaardig, maar met de moderne software en een moderne benadering kunnen de resultaten bij de eerste fast close al zichtbaar zijn, die was immers binnen vijf dagen. Als je daarna nog twee closing rondes afgerond hebt, heb je al veel vergelijkmateriaal opgebouwd om te vergelijken waar je verbeteringen in het proces kan aanbrengen. Wat ik bedrijven daarom adviseer is kijken hoe zij fast close nu fast kunnen introduceren. We hebben daarvoor een presentatie over het fast close proces gemaakt, waarin alle informatie is opgenomen.’  

8. Waarom weet jij zoveel over Fast Close?
‘Fast close zit eigenlijk volledig in mijn systeem, je zou kunnen stellen dat ik niet beter weet. Ik ben begonnen bij Ernst en Young en ben van jongs af aan betrokken bij efficiëntie afsluitingsprocessen en heb me daarom verdiept in deze materie. Daarna heb ik 15 jaar bij verschillende UK companies mogen werken, waar termen als first time right, Weekly sales and orders report due 1st Monday, ebit 3rd working day and full report 4th working day als wetgeving golden. Ik weet dus niet beter dan dat het zo moet. De opgedane kennis heb ik later vele malen bij opdrachten mogen toepassen, voordat ik het in software heb omgezet.’