Kies een digitale strategie voor niet-financiële rapportages!

Partnerbijdrage van:

Tot enkele jaren geleden was aangescherpte wet- en regelgeving de belangrijkste aanjager voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De tijden zijn echter veranderd. Veel ondernemingen zijn inmiddels volop bezig om invulling te geven aan hun duurzaamheidsbeleid. Ook als het gaat om rapportages. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Een goede digitale strategie bij niet-financiële rapportages kan veel hoofdbrekens voorkomen.

Steeds meer ondernemingen zijn overtuigd dat ze er goed aan doen rekening te houden met wat de omgeving wil en verder te kijken dan de neus van de aandeelhouder lang is. Om niet alleen naar winst streven, maar ook goed zijn voor medewerkers, niet al te veel vervuilen – door zich niet alleen te richten op ‘profit’, maar ook op de consequenties voor ‘planet’ en ‘people’ door maatschappelijk verantwoord te ondernemen (MVO) en zich te richten op Environmental, Social, Governance (ESG)-aspecten. Dit heeft ertoe geleid dat financiële verslagen werden uitgebreid met sociale jaarverslagen, milieu-effectrapportages en andere rapporten waarin ondernemingen verantwoording aflegden over hun ‘Corporate Social Responsibility’.

Maar dit alles is kinderspel vergeleken bij Integrated Reporting, waarin de ideeën over MVO en shared value veel verder worden uitgewerkt. De gedachte achter Integrated Reporting is simpel: in plaats van te volstaan met allerlei rapportages naast elkaar, kunnen ondernemingen die rapportages wellicht tot één geïntegreerde, allesoverkoepelende rapportage samenvoegen. In 2013 heeft het International Integrated Reporting Council (IIRC) een raamwerk gepubliceerd waarin Integrated Reporting wordt omschreven als een verslaggevingsproces dat leidt tot inzicht in de totale waardecreatie van een onderneming. Bedrijven moeten relevante informatie geven in hoe de verschillende soorten kapitaal zich hebben ontwikkeld – niet alleen financieel (profit), maar ook het menselijk kapitaal (people) en natuur en milieu (planet). Kapitaalbronnen (niet alleen financiële capitals en de samenhang (ook met financial capital) inzichtelijk maken. Het raamwerk van de IIRC heeft gezag, maar is zeker niet overal ter wereld ingeburgerd.

Veel grote ondernemingen passen het raamwerk bijvoorbeeld toe om te voldoen aan de Nederlandse wetgeving uit 2017 op basis van een Europese richtlijn (2014/95 EU). Ook in Nederland. Let wel: de Nederlandse wet verplicht niet tot Integrated Reporting, als de bedrijven maar op een of andere manier laten zien hoe zij in hun bedrijfsvoering en waardeketen omgaan met sociale, milieu- en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping is het al voldoende. Er zijn ondernemingen die geïntegreerde jaarverslagen publiceren die zijn gebaseerd op het IIRC-raamwerk, bijvoorbeeld Aegon, AkzoNobel, BAM en Randstad.

Hindernissen
Een eerste probleem bij het volledig ingeburgerd krijgen van Integrated Reporting, moeten de nodige hindernissen nog worden overwonnen. De eerste is dat de holistische benadering van Integrated Reporting ervoor zorgt dat verslaggeving vele malen lastiger dan verslaggeving die zich beperkt tot de eigen bedrijfsactiviteiten. MVO is veelomvattend en heeft betrekking op allerlei partijen: MVO is eerder integraal ketenbeheer dan oud papier inzamelen binnen het bedrijf, eerder lifecycle analysis (om de milieubelasting van de wieg tot het graf van een product te bepalen) dan alleen beperking van de CO2-uitstoot. Breng dat maar eens allemaal in kaart. Ook verschillen de precieze verslaggevingseisen nog wel eens van land tot land. Het gevaar bestaat dat bedrijven nieuwe rapportages bovenop de bestaande gaan invoeren, denk aan rapportages over de CO2- of stikstofuitstoot of rapportages die per jurisdictie verschillen. Verdere fragmentatie in rapportages, met andere woorden.

Een tweede probleem is dat alle informatie is ondergebracht in silo’s: wil je de informatie uit de ene applicatie gebruiken in een andere, moet je deze eerst exporteren en dan importeren. Als die informatie al wordt uitgewisseld, want maar al te vaak zijn de medewerkers gebonden aan een specifiek product of dienst – met een eigen informatiesilo. Uitwisseling van informatie tussen silo’s vindt slechts mondjesmaat plaats. Dat betekent dat ze alle data waarover ze beschikken niet optimaal kunnen aanwenden.

Exit silo’s
Aan het gevaar van fragmentatie kunt u niet altijd wat doen, zeker niet als uw bedrijf in verschillende landen met verschillende verslaggevingseisen opereert. Maar de oplossing voor dat probleem van versnippering van informatie door informatiesilo’s heeft u volledig zelf in de hand. Zorg ervoor dat medewerkers die de niet-financiële dat in rapportages moeten opnemen makkelijk toegang hebben tot alle data waar ze moeten beschikken. De eenvoudigste manier is om die data niet in informatiesilo’s op te slaan, maar in een zogeheten ‘datahub’ of ‘datalake’, waaruit ze makkelijk relevante data kunnen selecteren en analyseren.

Breek met het silodenken en schaf de informatiesilo’s af. Dit is bevorderlijk voor de digitale transformatie van uw bedrijf én bevorderlijk voor de transitie naar een duurzame samenleving met de bijbehorende financiële en niet-financiële rapportages. Workiva is u hierbij graag behulpzaam.

Over Workiva
Workiva is aanbieder van Wdesk, een cloudgebaseerd productiviteitsplatform voor bedrijven om bedrijfsgegevens te verzamelen, koppelen, analyseren en te rapporteren. Duizenden organisaties, waaronder meer dan 65% van de 500 grootste Amerikaanse bedrijven gebruiken Wdesk. Voor meer informatie: workiva.com