Joost Peeperkorn (Hampshire Hospitality): “Omzetten budgetteren wij op dagbasis”

Tijdens het Financial Systems congres dat donderdag 18 mei plaatsvindt in het NBC Congrescentrum in Nieuwegein worden allerhande systemen gepresenteerd, kunt u deze uitgebreid testen en met financials spreken die gewend zijn ermee te werken om zo de juiste match voor uw organisatie te vinden. 

Een van de sprekers op Financial Systems is Joost Peeperkorn, Financial Director bij Hampshire Hospitality, die vertelt over zijn ervaringen met Lucanet.

“Ik ben een tweede generatie-gebruiker. Toen ik binnen kwam bij Hampshire Hotels bleek dat de rapportage- en consolidatiesoftware net was aangeschaft en werd me gevraagd het om die reden eerst een tijdje te proberen en dat we later zouden bekijken of we het wilden houden”, vertelt Peeperkorn. “Al vrij snel was ik heel enthousiast. Wat er vooral fijn aan is, is dat je nauwelijks training nodig hebt om het te kunnen gebruiken. Als je een beetje kunt omgaan met Excel heb je met Lucanet eenvoudig de basis inzichten te pakken.”

Inmiddels werkt Peeperkorn ruim een decennium met de software en heeft die zich ook voor ingewikkeldere financiële analyses zeer gebruiksvriendelijk getoond. “Ik denk dat we in de afgelopen tien jaar twee of drie dagen aan consultancy hebben gehad. Dat is nihil. Lucanet is ook geen consultancybedrijf. Ze komen er een halve dag bij zitten en helpen je uiteraard op weg. Zij zien overal P&L-overzichten en zorgen dat de eerste regels voor zo’n rapport goed worden ingevoerd. Maar van daaruit kun je zelf verder bouwen en kun je zelf bedenken op welke manier van rapporteren je de software wil afstemmen. Persoonlijk werk ik ook liever niet met de grote ERP-jongens, bij hen word je ook vaak meteen geconfronteerd met hoge kosten.

Niet alleen Peeperkorn zelf wist zich de software snel eigen te maken, dat gold ook voor collega’s. “Ik heb wel eens iemand op cursus gestuurd, maar dat bleek eigenlijk overbodig. Je hebt geen programmeerskills nodig, en als je weet hoe haakjes en plussen en minnen werken ben je al een heel eind”, licht Peeperkorn toe. Voor financials is de kwaliteit van data van vitaal belang en het elimineren van fouten in de data dan ook een belangrijke taak. Zeker bij Hampshire Hotels met zo’n 60 vennootschappen, waaronder het Amsterdamse American Hotel aan het Leidseplein en het statige The Manor Hotel in Amsterdam-Oost, is het belangrijk om bijvoorbeeld dubbelingen te voorkomen. 

“Excel is de meest gebruikte tool en is zeer flexibel maar ook foutgevoelig”, legt Peeperkorn uit. “Toen we een nieuwe CEO kregen die gewend was om met Excel te werken en voorstelde om dat te gaan gebruiken, heb ik hem gevraagd om eens mee te kijken als ik met Lucanet aan de slag ging. Binnen een paar minuten en in een paar muisklikken was hij om, omdat hij zag hoe functioneel alles werkt.”

Het inrichten van de software met het grote aantal vennootschappen als bij hotelketen Hampshire is niet ingewikkeld, maar kost in eerste instantie wel tijd. Het advies van Peeperkorn is om kennis en kunde al doende op te doen en van eenvoudige rapportages verder te bouwen naar ingewikkelder rapporten. “In de ontwikkeling van dit soort zaken maak je zelf ook stappen. Het begint met een P&L en balansrapportage, maar dat kun je doorontwikkelen naar forecasting. We zijn nu aan het kijken naar  dashboarding om zo nog beter inzicht te geven. In plaats van maandelijkse overzichten hebben we overzichten op dagelijkse basis ontwikkeld. In de hotelwereld fluctueert en gebeurt alles op dagbasis. Als ik vanavond een hotelkamer niet verkoop, dan verkoop ik hem nooit meer op deze dag”, expliceert Peeperkorn.

Met deze doorontwikkeling verandert de financiële afdeling van een administratieve en financieel terugkijkende eenheid naar een controllersafdeling die steeds meer ten dienste van de business komt te staan. Peeperkorn: “Het is een samenspel van afdelingen. Tussen 5 en 6 uur ’s ochtends zien we de bezettingsgraden en prijzen van de afgelopen dag. Je hebt meteen inzicht in hoe het met de hele organisatie gaat en zit veel dichter op de bal. Kostenbudgetten worden vaak op maandbasis gemaakt, maar omzetten budgetteren wij op dagbasis.”

LucaNet heeft een uitgebreide Excel-integratie en gebruikt de kracht van de bekende Microsoft-tool, maar verkleint de risico’s. “De essentie is echter dat we zelf alles kunnen regelen” licht Peeperkorn toe. “Als Finance en Control willen we ondersteunend zijn aan sales en andere afdelingen. Als zij een KPI willen toevoegen of weghalen, of andere omzetgroepen bij elkaar willen optellen, kunnen we dat zelf aanpassen.”

Het gevaar is natuurlijk dat wanneer je alles zelf kunt maken, je het ook zelf kunt verpesten. Dat je nog steeds rapporten kunt bouwen die maar één iemand kan uitleggen, of die te ingewikkeld zijn om überhaupt te begrijpen. Dat is een risico, beaamt Peeperkorn, maar het goed toezien op zulke processen is een verantwoordelijkheid die je als financiële afdeling moet kunnen dragen. “Je maakt de rapportage die je wil in Excel en dat moet uiteraard zeer zorgvuldig gebeuren. Je moet bij het maken van die reportages natuurlijk wel je hoofd blijven gebruiken en een van de controllers is ook echt bezig met vastleggen van hoe ze de rapporten in elkaar zitten. Zo blijf je het besef houden wat er precies in zo’n rapportage staat en kun je controleren of het klopt. Het moet niet zo zijn dat je op de knop drukt en er dan van uitgaat dat het wel goed zal zijn. Het blijft uiteindelijk mensenwerk en handwerk. Maar als die rapportages goed zijn opgesteld laad je ze in Lucanet en is het een soort template geworden dat je niet meer kunt veranderen. Er zitten dan ook geen handmatige handelingen meer in, dus dan is het ook ‘veilig’. Maar controleren moet je altijd.” 

Voor Peeperkorn en Hampshire is Lucanet dan ook een uitstekende oplossing. “De manier van werken, zonder consultancy en met veel flexibiliteit, past enorm bij me. Daar heb ik ook m’n organisatie op ingericht. Ik ben voor een one truth methode die we vanuit Lucanet kunnen inladen, maar wil ook veel vrijheid hebben in het draaien van verschillende rapportages en data kunnen combineren. Marketing denkt bijvoorbeeld vanuit de website met hun verkoopkanaal in de totale waarde van een winkelmandje. Hoeveel er per keer wordt afgerekend. Dat is dan een samenstelling van soms meerdere overnachtingen, diners en daar wordt bijvoorbeeld wel of niet de btw bij opgeteld. Wij denken weer in de prijs per nacht en op welke dagen die worden geboekt. Dat zijn hele andere werelden en benaderingen van de business die via die software naast elkaar kunnen en elkaar kunnen versterken.”