Jean-Pierre Halmans, manager finance en control Sevagram: “Focus op corebusiness mogelijk met outsourcing”

“Boeiend, complex en zeer hectisch”, zo omschrijft Jean- Pierre Halmans het werken in de zorgsector. Vanwege de maatschappelijke aspecten die aan een zorginstelling verbonden zijn, maakte hij enkele jaren geleden bewust de overstap vanuit het bedrijfsleven. Toch was de nieuwe sector wel even wennen voor de manager finance en control van Sevagram. Het zijn grote uitdagingen waarvoor een zorginstelling zich geplaatst ziet.

Halmans: “De betrokkenheid van externe partijen is veel groter dan in het bedrijfsleven en als organisatie ben je daarvan afhankelijk. Zo heeft bijvoorbeeld ieder kabinet weer zijn eigen speerpunten voor de zorg. Je vaart je eigen koers, maar je moet ook meebewegen met de veranderende regelgeving. De druk op een zorginstelling en op de zorgbudgetten is enorm. Daarbij groeit de vraag naar zorg veel harder dan de beschikbare financiële middelen. Een constante focus op efficiency in de processen is daarom nodig, waarbij je de menselijke maat en goede zorg nauwlettend in het oog houdt. Door uitbesteding van processen, zoals bijvoorbeeld de salarisadministratie aan Raet, kunnen we de kwaliteit en continuïteit waarborgen.”

Transparantie
Bij zijn aantreden kreeg Halmans te maken met negatieve exploitatieresultaten, die moesten worden omgebogen. “Een eerste zaak om helder te krijgen was: waar vloeit het geld weg? Transparantie en heldere bedrijfsmatige informatie in de financiële processen ontbraken, het was noodzakelijk om die eerst aan te brengen”, vertelt Halmans. Om de financiële bewustwording te vergroten werd de verantwoordelijkheid zo diep mogelijk in de organisatie gelegd. “Sevagram koos voor een ander sturingsmodel, waarbij sterker op resultaat wordt gestuurd. Voorheen kreeg een afdeling een budget toegekend. Nu maakt iedere afdeling zijn eigen begrotingen op basis van de gewenste en noodzakelijke middelen. Het is ieders eigen verhaal, dat vergroot de betrokkenheid. En ieder kwartaal moet een afdeling de resultaten rapporteren aan de raad van bestuur.”

Corebusiness
Met het verbeterde zicht op de financiële bedrijfsvoering kon de keuze worden gemaakt om verliesgevende projecten, zoals een zorghotel, af te stoten. Vervolgens werden de secundaire bedrijfsactiviteiten bekeken. “Sevagram staat voor zorg met bezieling. Zorg is onze corebusiness. Daarom hebben we kritisch gekeken naar alle projecten die niet direct met de zorg te maken hebben. Was eerst ‘alles zelf doen’ het uitgangspunt, nu gaat het om de vraag hoe we onze primaire taak, het leveren van kwaliteitszorg, kunnen verrichten tegen zo laag mogelijke kosten. Dit betekent een omslag in het denken”, signaleert Halmans.
___________________________________________________________________________________

Alles over shared services in 1 dag
Hoe kunt u uw shared service center optimaliseren? Alex van Groningen organiseert in samenwerking met Accounting Plaza de succesvolle cursus Financial Shared Services, the next steps. In 1 dag bent u volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken. Klik hier voor het programma en aanmelden.
___________________________________________________________________________________

Administratie uitbesteden
Halmans: “Voor een proces als de salarisadministratie is het interessant om een professional in te schakelen. Daarom kiest Sevagram ervoor dit onderdeel aan Raet te gaan uitbesteden. Een insourcende partij als Raet heeft een expertise waarover je zelf niet kunt beschikken. Niet dat er bij onze salarisadministratie in kwalitatief opzicht problemen zijn, maar bij alle ondersteunende activiteiten moet je je als organisatie afvragen: Hoe kunnen we dit het slimst aanpakken? Uitbesteden is in een aantal gevallen de beste oplossing. Met de druk op de middelen waar wij als zorginstelling mee te maken hebben, moeten we een constante focus op efficiency in het proces hebben. Uitbesteden van de salarisadministratie levert ons een flinke kostenbesparing op. Om de beste kwaliteit tegen een goede kostprijs te realiseren gingen wij in overleg met een aantal leveranciers om door middel van digitalisering de administratieve processen te optimaliseren.”

Het is constant afwegen welke oplossing het beste werkt: zelf doen of uitbesteden. Voor de automatisering heeft de Zuid-Limburgse zorginstelling een tussenweg gekozen. Halmans: “Je kunt spreken van een hybride oplossing. Specifieke projecten of specialistische problemen worden uitbesteed aan derden. De basis, met name het applicatiebeheer van de systemen voor informatievoorziening, houden we in huis, omdat we zelf over de kennis willen beschikken.”

####

Kwalitatieve beleving van de cliënt
Naast het uitbesteden van de salarisadministratie aan Raet kiest Sevagram er ook voor de maaltijden door een externe partij te laten verzorgen. “Voorheen hadden we eigen productiekeukens waar de maaltijden voor bewoners werden bereid. Die keukens hebben we gesloten. We zijn met een externe leverancier, Daily Fresh Food, in zee gegaan, die de maaltijden goedkoper kan produceren dan wij dat kunnen. De besparingen die we met deze outsourcing realiseren, hebben we geïnvesteerd in de kwalitatieve beleving van de cliënt. We werken nu met wat wij het gasterieconcept noemen. Onze cliënten kunnen in een restaurantachtige omgeving eten en dagelijks uit een menu hun voorkeur kiezen.”

Het aanbod en de kwaliteit zijn hiermee sterk verbeterd. Deze verbetering is de directe winst van de keuze voor uitbesteden. Er zijn meer voordelen bij het werken met een insourcer. Halmans noemt als voorbeeld het gebruik van de geavanceerde bereidingstechnieken van de leverancier: “Als organisatie heb je niet de middelen voor investeringen die een gespecialiseerde onderneming wel heeft. De wet van de grote getallen speelt hierbij een rol.”

Terugverdienen
Een van de andere secundaire organisatieprocessen waarbij wordt gekeken of uitbesteding een praktische oplossing kan bieden, bestaat uit de activiteiten van de technische dienst. Sevagram kijkt bij de besluitvorming voornamelijk naar de directe kosten van het betreffende bedrijfsproces. In de businesscase moet als eerste de btw worden ‘terugverdiend’. Over personeelskosten wordt immers geen btw geheven, over geleverde diensten wel.

“Outsourcing mag nooit een doel op zich worden; je moet iets altijd vanuit de bedrijfsvoering benaderen.” Daarnaast moet er, om outsourcing succesvol te laten verlopen, aan diverse zaken speciale aandacht worden besteed. “Een goede analyse van de leverancier is noodzakelijk. Omdat je zaken overdraagt, moet je verzekerd zijn van de continuïteit, je kunt het je niet veroorloven dat een leverancier omvalt. Sevagram vindt het bovendien belangrijk in welke mate de leverancier aansluit op de branche. Dat heeft bijvoorbeeld bij de keuze voor Raet een belangrijke rol gespeeld. Raet is actief in de zorgsector en weet waar het bij zorginstellingen om draait.”
___________________________________________________________________________________

Alles over shared services in 1 dag
Hoe kunt u uw shared service center optimaliseren? Alex van Groningen organiseert in samenwerking met Accounting Plaza de succesvolle cursus Financial Shared Services, the next steps. In 1 dag bent u volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken. Klik hier voor het programma en aanmelden.
___________________________________________________________________________________

Verder wordt voor een organisatie het contractmanagement belangrijker. Het succes van outsourcen valt of staat bij de afspraken die zijn vastgelegd in de service level agreement (SLA). “Er moet op de SLA’s kunnen worden gemanaged. Je kunt de leveranciers alleen beoordelen als je heldere en duidelijke afspraken hebt gemaakt. Onze inkopers en juristen zitten hier sterk op. Het moeten immers harde criteria zijn aan de hand waarvan je de geleverde diensten kunt afmeten. Zo spreek je bij het uitbesteden van de voedselbereiding criteria af op het gebied van onder meer voedingswaarde, houdbaarheid en bereidingstechnieken.”

Positieve exploitatie
De constante aandacht voor de kosten en baten heeft de negatieve exploitatie van een paar ton inmiddels veranderd in een positieve exploitatie van een paar ton. Het is ook bittere noodzaak. Nu al ziet een organisatie als Sevagram de zorgzwaarte per kwartaal fors toenemen. De kosten stijgen, maar het budget blijft vooralsnog hetzelfde. Demografisch gezien kent Zuid-Limburg een relatief oude bevolking. De regionale effecten van de vergrijzing, zoals het toenemende beroep op zwaardere en dus duurdere zorg, worden vooralsnog niet verdisconteerd in de budgetten die de overheid toekent.

Jean-Pierre Halmans: “Resultaatverbetering is en blijft nodig. Het draait bij een organisatie als Sevagram niet om winst maken, maar met wat ons de komende jaren te wachten staat hebben we wel financiële reserves nodig. Zodat we ons ten dienste van de zorg kunnen blijven stellen.”

Sevagram Zorgorganisatie
Sevagram combineert op zeventien locaties in Zuid-Limburg wonen met zorg en begeleiding, en – indien nodig – verzorging, voornamelijk aan ouderen. Daarnaast biedt Sevagram thuiszorgdiensten aan. Dit gebeurt met zo’n 2.400 medewerkers en 1.000 vrijwilligers. Sinds dit jaar werkt de organisatie vanuit het Planetree-concept, waarbij de driehoek van een mensgerichte zorg, een helende omgeving en een gezonde organisatie centraal staat. Planetree biedt een structuur voor de kwaliteitszorg met als doel het continu verbeteren van zorg en welzijn vanuit het perspectief van de cliënt.

Drs. Jean-Pierre Halmans (40) is sinds mei 2007 als manager finance en control financieel verantwoordelijk bij Sevagram. Het is zijn eerste functie in de zorgsector. Als afgestudeerd bedrijfseconoom werkte hij eerder in de zakelijke sector, bij bedrijven als Manpower Project Support, Zonne-energie Nederland, Bodum Benelux en Flora Holland.