Jaarafsluiting – een ondergeschoven kind in de financiële cyclus

In Nederland loopt de tijd die beursgenoteerde bedrijven nodig hebben voor het opstellen van hun jaarcijfers sterk uiteen. Neem het boekjaar 2012; ASML had 43 dagen nodig, terwijl bij het toenmalige DE Master Blenders de cijfers pas na 103 dagen officieel waren.

Het jaarwerk is meer dan ooit tevoren een veelzijdig proces waar niet alleen de finance afdeling bij betrokken is. Om een strakke vormgeving op meerdere media-platforms te garanderen wordt op de marketing & communicatie afdeling veel tijd gestopt in het ‘boekje’.

Daarnaast besteedt de Raad van Bestuur, gezien de gevoeligheid van de cijfers voor het bedrijf, ook menig bestuursvergadering aan de cijfers. Naast de diversiteit van het proces is het ook kostbaar. In de eerste maanden van het jaar gaat er namelijk veel geld naar accountants en ingehuurde externen. Tevens moeten de reguliere werknemers vaak overuren draaien. Al met al lijkt dit een voldoende incentive voor elk bedrijf om de periode dat er gewerkt wordt aan een jaarverslag binnen de perken te houden. Dit brengt ons bij de volgende vraag:

Waarom rapporteert het ene bedrijf sneller dan het andere bedrijf?

Of het nou een proces is van 43 of 103 dagen, vast staat dat het jaarwerk bij veel bedrijven het langste jaarlijks terugkomende proces van het jaar is. De basis van het eindproduct is voor elk beursgenoteerd bedrijf in principe hetzelfde: een boekwerk dat aan wettelijke voorschriften moet voldoen. Dit boekwerk bestaat uit cijfers met toelichtende teksten. Tot zover de overeenkomsten…

Een basaal verschil is te zien in het aantal bladzijden van de jaarverslagen. Als de jaarverslagen van de AEX en de AMX over 2012 bekeken worden is duidelijk de invloed van financiële regelgevingen zoals Basel en Solvency te zien. ING (AEX) en Delta Lloyd (AMX) hebben namelijk veruit het hoogste aantal pagina’s in hun index met respectievelijk 383 en 399 pagina’s. Ter vergelijking, Heineken en Philips hebben respectievelijk maar 52 en 40 bladzijden nodig. Naast de wettelijke voorschriften, hebben bedrijven ook keuzevrijheid qua invulling van hun jaarverslag. Zo kiest het ene bedrijf juist wel voor een hoofdstuk Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), waar een ander bedrijf hier minder aandacht aan besteed.
__________________________________________________________________________________

Training Effectieve Rapportages
Steekt u veel tijd in het produceren en lezen van rapportages? Wordt er onvoldoende actie genomen op basis van de rapportage? Wordt de investering in rapportage software niet of nauwelijks verzilverd? Lees meer….
__________________________________________________________________________________

Als we wat verder inzoomen, zien we grote verschillen in de manier waarop het proces op de werkvloer aangepakt wordt. Knippen en plakken, het op en neer mailen van ingewikkelde bestanden en toelichtende teksten die niet overeenkomen met de tabellen zijn zaken die bij veel bedrijven aan de orde van de dag zijn. Deze activiteiten gaan gepaard met handmatige acties die keer op keer herhaald moeten worden. Hier houden hoogopgeleide financials zich soms uren bezig met relatief simpele taken in plaats van hun tijd te besteden aan kwalitatieve verrijking van het jaarverslag. Dat in dit scenario veel tijd bespaard kan worden moge duidelijk zijn.

Tijdsbesparing gaat vaak hand in hand met automatisering. Taken zoals het vullen van tabellen, het linken van cijfers naar de bijbehorende tekst en het weergeven van het juiste jaartal zijn allemaal foutgevoelige processen die hiervoor in aanmerking komen. De stap van data naar rapportage, de stap in de financiële cyclus waar we het hier over hebben, wordt ook wel ‘the last mile’ genoemd. Deze rapportagestap is bij veel Nederlandse bedrijven nog een ondergeschoven kind.

Waar bedrijven wél geld uitgeven aan dure budgeting, planning of consolidatie tools, wordt er geen aandacht besteed aan ‘the last mile’ op het vlak van automatisering. Er is een oplossing in de markt: Disclosure Management. Met deze vorm van rapportage-automatisering kunnen medewerkers in een gecontroleerde omgeving samenwerken terwijl interne controles in stand worden gehouden. Data en teksten worden in één omgeving geïntegreerd en termen als handmatig en herhaling behoren tot het verleden.

Door middel van deze oplossing kunnen de financials zich meer richten op het toelichten van de cijfers dan dat ze bezig zijn met de cijfers op de goede plek te zetten. Naast de werknemer heeft ook de accountant minder werk bij een geautomatiseerd en controleerbaar rapportage proces. Door automatisering van het proces wordt dus niet alleen tijd maar ook geld bespaard. In de praktijk zal bij elk bedrijf in Nederland de rapportagedoorloop ergens tussen volledig handmatig en volledig geautomatiseerd inzitten. Het staat echter vast dat een oplossing die ‘the last mile’ automatiseert voor veel bedrijven een welkome innovatie is.

Een ander actueel onderwerp is dat naast het traditionele boekje ook steeds meer gebruik gemaakt wordt van sociale media voor het verspreiden van de cijfers. Een voorbeeld hiervan is het persbericht. Er is natuurlijk niks vervelender dan cruciale cijfers die verschillen tussen twee soorten publicaties. Disclosure Management zorgt ervoor dat ook het opstellen van deze vaak gevoelige berichten geen knip en plak werk meer is. Doordat cijfers niet alleen op meerdere plekken binnen het boekje, maar ook tussen verschillende communicatiemiddelen gelijk moeten zijn, zal de noodzaak voor een betrouwbaar en geautomatiseerd afsluitingsproces in de toekomst alleen maar stijgen.

Tot slot zal het bij bedrijven die kiezen voor rapportage-optimalisatie niet blijven bij het jaarwerk alléén. Maand- en kwartaalrapportages zijn bij veel bedrijven ook een terugkomend proces waarbij veel taken herhaald en dus geautomatiseerd kunnen worden. Denk hierbij aan een maandelijkse template waar je met één druk op de knop je presentatie of rapport voor de directie klaar hebt.

De conclusie van dit artikel is dat bij bedrijven waar (te) weinig aandacht wordt besteed aan rapportage automatisering, een hoop te winnen valt. In de huidige marktomstandigheden, waar bij veel bedrijven op het gebied van besparingen al het laaghangend fruit al is geplukt, zou Disclosure Management nog een volle mand kunnen opleveren.

Hoe moet een bedrijf te werk gaan?
 
5 tips voor een snellere afsluiting:

1. Workflow: Het opstellen van een jaarverslag gebeurt vaak met schrijvers en tweede lezers. Disclosure Management stroomlijnt dit proces met behulp van een voor-gedefinieerde workflow. Is de schrijver met een hoofdstuk klaar, dan krijgt de tweede lezer automatisch een bericht dat hij of zij aan de slag kan. Hij of zij kan dan het stuk goedkeuren en de workflow beëindigen of het met opmerkingen terugzetten naar de schrijver. Workflow-management zorgt dus zowel voor een efficiënter proces als het voorkomen van verschillende versies die over en weer worden gemaild.

2. Eén druk op de knop: ‘Variabelen’ zoals 2013 (huidig boekjaar) en 2012 (vorig boekjaar) zijn voorbeelden van cijfers die je niet elke keer handmatig wilt wijzigen. Net zoals je niet steeds handmatig wilt refereren naar belangrijke kerngetallen. Cijfers die jaar op jaar weer voorkomen in de rapportage maakt Disclosure Management dynamisch. Dit zorgt ervoor dat met één druk op de knop het rapport zijn belangrijkste sanity check krijgt.

3. Wie, Wat en Wanneer: Een audit proces binnen de Disclosure Management zorgt ervoor dat een manager of accountant op elk moment kan zien wie wat wanneer heeft gewijzigd. Dit zorgt voor meer transparantie en een betere traceerbaarheid van werkzaamheden. Zo wordt de grip op het proces vergroot en de doorlooptijd terug gedrongen.
 
4. Interne controles: Het jaarverslag gebruikt vaak diverse soorten data-bronnen. Bijvoorbeeld vanuit een consolidatiesysteem en een MVO-rapportage. Disclosure Management zorgt ervoor dat vooraf gedefinieerde controles worden uitgevoerd op belangrijke kerngetallen. Inspanningen van de finance afdeling verplaatsen zich van controleren naar analyseren en adviseren.

5. Internationaal: Beursgenoteerde bedrijven rapporteren regelmatig in meerdere talen. Naast taalkundige risico’s moeten natuurlijk ook de cijfermatige inconsistenties vermeden worden. Disclosure Management geeft de mogelijkheid om makkelijk te switchen tussen talen terwijl de cijfers gelijk blijven.

Aanbieders zoals IBM en SAP bieden producten aan die de problemen oplossen die aan het licht zijn gekomen in dit artikel. Processen in een rapportageproces die door deze tools worden aangepakt reflecteren de pijnpunten in het huidige rapportageproces.

Joris van den Boogaard is een 27-jarige Young Professional die in de praktijk heeft ervaren hoe groot de stappen zijn die een bedrijf kan maken met Disclosure Management. Op het moment is hij Business Intelligence Consultant bij Kadenza; een vooruitstrevend bedrijf op het gebied van Business Intelligence.