Inzicht, sturing en performance

In een afgeladen RAI vond onlangs de negende editie plaats van Cognos Performance. Bezoekers en sprekers uit verschillende sectoren kwamen bijeen om te discussiëren en te leren over Performance Management en Business Intelligence (BI).

Diverse organisaties waaronder Transavia, Tempo-Team, Medisch Centrum Alkmaar en Bolletje wijdde in parallelsessies uit over de implementatie van BI binnen hun organisaties en de resultaten hiervan. Een van de best practices van de aanwezigen wordt aan het eind van de dag beloond met de Performance Management Award 2008.

Tijdens de parallelsessie van Medisch Centrum Alkmaar (MCA) staan de hevige veranderingen waaraan de zorgsector onderhevig is ter discussie en de wijze waarop MCA hierop inspeelt. ‘Ziekenhuizen beginnen steeds meer op bedrijven te lijken’, vertelt Nico Smakman, Bedrijfsleider Medisch Facilitair Bedrijf. ‘Kostprijzen per patiënten moeten omlaag, terwijl de kwaliteit van de zorg optimaal moet blijven. Ook neemt de focus op verantwoording toe.’

Door de introductie van marktwerking met concurrentie tussen zorgaanbieders, mondige patiënten en kritische verwijzers is er behoefte aan optimale kwaliteit en efficiency. Het beleid van het MCA voor de komende jaren is dan ook sterk op deze speerpunten gericht. ‘Als er voor een operatie vijf dagen staat, kan er niet zomaar een operatiekamer voor zeven dagen worden geboekt’, legt Smakman uit.

‘We zijn facilitair bedrijf die ruimtes verhuurd aan specialisten. Als je ruimtes, voedsel, verpleging en instrumenten bij ons aanvraagt, moet je daar ook gebruik van maken. Dat was vroeger anders.’

Beddenmonitor
Om de omslag te bewerkstelligen heeft MCA BI ingezet om de verschillende schakels in het zorgproces inzichtelijker te maken en beter op elkaar af te stemmen. Het uiteindelijke doel is om de beschikbare middelen beter te benutten, kosten te besparen en een hogere zorgkwaliteit te realiseren.

Smakman: ‘We zijn begonnen met onze omgeving duidelijk in kaart te brengen. Hiermee wilden we grip krijgen op de patiëntenstroom en het gebruik van de beschikbare bedden en middelen.’ Om de zaken inzichtelijk te krijgen is er een ‘mindmap’ opgesteld waarin alle stappen van operatiepatiënten binnen het MCA in kaart zijn gebracht.

‘Het vraagstuk was, hoe wij als OK-organisatie konden inspelen op de grote patiënteninstroom. We stuitten in deze fase vooral op een warboel van managers.’ De afdeling van Smakman begon, met behulp van informatie adviseur Piet Broersen, de fases in het proces te meten.

Vervolgens is er een nieuw bestuursmodel opgesteld waarin eenheden zelf verantwoordelijk zijn gesteld voor hun resultaten. Broersen legt uit: ‘Via internet is er nu inzicht door middel van een live bestuursmodel. We kunnen nu exact zien welke kamers beschikbaar zijn of komen, welke voor diverse redenen geblokkeerd zijn en in welke kamers zich patiënten bevinden die al ontslagen hadden moeten worden.

Bij opname van een patiënt wordt al ingeschat hoe lang hij of zij zal worden opgenomen.’ De resultaten van het project zijn onder meer sterk verbeterde duidelijkheid omtrent bedbezetting. ‘Ook is het prettig dat er één waarheid is, doordat iedereen dezelfde meter gebruikt. Hiermee heeft het MCA een sterk verbeterd bezettingspercentage gerealiseerd.

Een uitdaging die er nog ligt is het ontwikkelen van een Polimonitor en een personeelsmonitor, waarmee de inzet van personeel integraal gekoppeld kan worden aan de beddenmonitor.’

Stuurinformatie
Net als voor Medisch Centrum Alkmaar, is kostbewustheid ook voor het familiebedrijf Bolletje uit Almelo een belangrijk thema geworden. Uiteraard wil het bedrijf gelijktijdig de kwaliteit van zijn A-merken waarborgen.

Jan Spijkerman is al zestien jaar werkzaam bij de brood- en beschuitproducent als informatiespecialist. ‘De prijzen in onze sector kwamen onder druk te staan als gevolg van onder meer geconcentreerde supermarktketens en stijgende grondstof- en loonkosten. We moesten efficiënter gaan opereren. Daartoe hadden we behoefte aan snellere, betrouwbaardere stuurinformatie.

Onze missie werd: hoe zetten we de organisatie in beweging, zonder alles overhoop te gooien.’ Een probleem in de huidige situatie bij Bolletje was de veelheid aan informatiesystemen en het veelvuldig gebruik van Excel. Er was behoefte aan een proactieve Bedrijfseconomische Afdeling (BEA).

‘Deze afdeling moet het mogelijk maken om kwalitatief hoge stuurinformatie snel te kunnen genereren’, vertelt Spijkerman. ‘Daarnaast wilden we taken automatiseren op het gebied van rapportage en analyse. Dit moet een besparing van fte opleveren.’

Om de doelstellingen te bereiken werd er eerst een inventarisatie gedaan van de wensen en databronnen. Op basis daarvan is een selectie van KPI’s geformuleerd. Vervolgens is het bedrijf aan de slag gegaan met de implementatie van een Performance-pakket, het opleiden van de werknemers en de bouw van een datawarehouse.

‘De budgethouders zijn zeer tevreden met de resultaten’, vertelt Spijkerman. ‘De doorlooptijd van de oplevering van het budgetverslag is van ruim twee weken naar een week gegaan. Ook is de stuurinformatie kwalitatief beter en persoonsonafhankelijk.’ In de toekomst wil Bolletje het traject naar nog een hoger niveau tillen. Een van de doelstellingen is om nog beter te gaan sturen op tijdige, op de business afgestemde informatie en KPI’s.

Efficiency
De laatste keynote spreker van de dag is niemand minder dan Mr. Bram Moszkowicz, de bekendste en misschien wel beste strafpleiter van Nederland. In zijn toespraak legt hij een duidelijke link tussen de advocatuur en Performance Management. Het snel kunnen verwerken van informatie maakt immers het verschil tussen de under- en outperformers in iedere business.

‘Hoe zorg ik dat ik een prestatie lever?’, begint de advocaat zijn verhaal. ‘Een randvoorwaarde is een goed verstand en veel kennis van de wetgeving. Daarna stel ik een strategie op waarmee ik bepaal waar ik heen wil met een zaak. Het is in mijn business geen kwestie van winnen, maar een zo effectief mogelijke verdediging voeren met optimaal resultaat onder de gegeven omstandigheden.’

Na de toespraak van Moszkowicz, wordt de Performance Award 2008 uitgereikt. De winnaar is Hans Smit van de Gemeente Alkmaar, vanwege het optimale gebruik van BI om zijn organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Medisch Centrum Alkmaar

Werknemers: 295 fte
Bedden: 1036
Opnames: 39.928
Omzet: 275 miljoen euro
Specialisten: 269
Verpleegdagen: 248.505