Internationaal cash pooling

Er zijn echter nog een aantal zaken die door bedrijven goed geregeld moeten worden. Maar met de juiste systemen en de benadering, en behulpzame banken, kunnen de meeste bedrijven een vrij efficiënt cash management systeem opzetten. Er zijn een viertal belangrijke elementen die een vereisten zijn voor een goede cash managementstructuur. Ten eerste een efficiënte rekeningsstructuur, ten tweede een innovatieve benadering vanuit het bedrijf en de banken, ten derde een bereidheid van de banken om samen te werken, en tenslotte, systemen en infrastructuur.

Ander elementen om in gedachten te houden bij het bekijken van cash pooling zijn de lokale fiscale regels en wetgeving.

Op het gebied van cash pooling zijn er twee belangrijke vormen, namelijk rente- en/of saldocompensatie (notional pooling), waarbij credit- en debetsaldi met elkaar gecompenseerd worden en saldoregulatie (zero-balancing), waarbij daadwerkelijk gelden worden overgeboekt van en naar een hoofdrekening. Deze twee vormen spelen ook een belangrijke rol bij cross border cash pooling. Echter, in een aantal landen wordt notional pooling bemoeilijkt door centrale bank eisen of door fiscale redenen. De enige beschikbare optie die overal werkt is de zero-balancing. Als we enkele recentste ontwikkelingen bekijken, kunnen we een aantal structuren zien die zowel elementen van zero-balancing als notional pooling in zich hebben.

Structuur 1: de “Overlay”-structuur:

In deze structuur heeft een bedrijf rekeningen die door lokale dochterondernemingen worden gebruikt. Die bij verschillende lokale banken in diverse landen worden aangehouden.

In sommige landen waar de hoofdbankier van het bedrijf voldoende capaciteiten heeft, kunnen de rekeningen in plaats van een lokale bank bij de hoofdbankier worden aangehouden. In deze structuur wordt gebruik gemaakt van zero-balancing. De gelden worden dus fysiek overgeboekt naar een reeks “overlay”-rekeningen die bij de hoofdbank worden aangehouden. Waar er slechts één lokale subrekening is, zou de overdracht rechtstreeks naar de centrale euro-concentratierekening kunnen gaan indien de lokale bank niet al te hoge fees berekent, of een “lifting fee” hanteert (wat sommige banken nog steeds doen voor een ingezetene naar niet-ingezetene overboeking). De euro-concentratierekening zal waarschijnlijk gevestigd worden in een land waar geen bronbelasting wordt ingehouden op rente, of waar er belastingsverdragen zijn om dergelijke inhoudingen te voorkomen.

Om duur grensoverschrijdend betalingsverkeer te minimaliseren kunnen, waar er meerder lokale bankrekeningen zijn deze aan één “overlay”-rekening per land worden gekoppeld. In deze structuur worden de “overlay”-rekeningen bij een kantoor van de hoofdbankier aangehouden. Om lokale “lifting fees” te vermijden, zou de rekening op naam van één van de lokale dochterondernemingen kunnen worden aangehouden zodat alle geldstromen in dat land een transactie is van en naar een ingezetene. Zodra de gelden op de “overlay”-rekening staan, aangehouden bij de hoofdbankier, is het concentreren van de gelden op de euro-concentratierekening slechts een boekhoudkundige handeling. De hoofdbankier berekent hiervoor geen “lifting fees”. Alleen centrale bank rapportage voor deze transactie is noodzakelijk.

De euro-concentratierekening kan rente genereren en/of kan als basis worden gebruikt om de saldi van en naar de geldmarkt te leiden. Men moet zich hierbij wel realiseren dat de “cut-off” tijden voor de geldmarkt gewoonlijk vroeger zijn dan die voor het grensoverschrijdende betalingsverkeer. Daarnaast moet het bedrijf zich bewust zijn dat de gelden die zich via deze structuur verplaatsen intercompany-leningen genereren, waardoor er een intercompany administratie moet worden aangehouden.

Structuur 2: de “Notional” cash pool:

Voor het grootste gedeelte kan deze structuur gelijk zijn aan structuur 1. Echter, als er slechts één dochteronderneming per land aanwezig is kan de werkrekening en de toprekening op naam van dezelfde dochteronderneming blijven staan. Dit betekent dat er geen intercompany-leningen gegenereerd worden en er dus ook geen intercompany administratie behoeft te worden bijgehouden. In een dergelijk geval kan de bank de renteberekening en renteverdeling uitvoeren. Al de betaalde/ontvangen rente wordt door de bank rechtstreeks op de betreffende rekeningen geboekt. Hierdoor wordt er derhalve ook een belastingsprobleem voorkomen. De treasury-rekening in de notional pool wordt uitsluitend gebruikt om het tekort/overschot van de pool in of uit de geldmarkt te zetten. Hoewel op het eerste gezicht dit een grote verbetering op structuur 1 blijkt te zijn, zijn er een paar kantekeningen. Ten eerste zullen de banken die deze structuur aanbieden over het algemeen van alle entiteiten in de pool een hoofdelijk aansprakelijkheid verwachten. In sommige landen (de UK en Denemarken) zal dit zelfs een vereiste van de Centrale Bank zijn. Verder kan dit zelfs een wettelijk probleem vormen voor de entiteiten die in bepaalde landen gedomicilieerd zijn, bijvoorbeeld Frankrijk en Italië, waar het niet wordt toegestaan om andere groepsentiteiten te waarborgen.

In de praktijk zijn er vele bedrijven die deze structuur gebruiken, echter moeten zij “moeilijke” landen op een iets andere wijze behandelen. Één manier is om de structuur te gebruiken die hieronder in Structuur 2a wordt weergegeven

Structuur 2A: de “inzake rekening”:

De basis rekeningsstructuur is precies hetzelfde als bij de hierboven beschreven structuur 2, het enige verschil is de tenaamstelling (eigendom) van de rekeningen in de notional pool. In dit geval worden de rekeningen op naam gesteld van de treasury, maar de gelden op elke rekening behoren tot individuele dochter ondernemingen. De treasury werkt derhalve als agent voor de dochterondernemingen en de gelden worden niet gemengd met die van andere dochters. Aangezien in deze structuur alle rekeningen op naam staan van de treasury zal er door de banken geen hoofdelijk aansprakelijkheid worden verlangt. Hierbij moet er wel een agentschapovereenkomst worden geformaliseerd tussen de dochters en de treasury. De grote vraag blijft echter “heeft het overboeken van gelden naar of van de “inzake”-rekening het karakter van een intercompany-lening.” Over het algemeen, als de agentschapovereenkomst goed is opgezet kan het antwoord nee zijn.

Structuur 3: Één centrale pool:

Deze structuur werd gebruikt vele jaren voorafgaand aan de Euro en kan vaak de basis zijn voor “multi-currency” pooling. Hier houdt het bedrijf zijn treasury-rekeningen, of een mix van treasury- en transactie-rekeningen, aan op één lokale plaats en worden deze gepoold via een notional pool. Deze rekeningen zullen vaak op naam staan van de treasury en zullen daarom niet onderworpen zijn aan de eerder beschreven wettelijke moeilijkheden. Grootste nadeel van deze structuur is het feit dat wanneer er transacties met het buitenland worden gedaan, deze altijd grensoverschrijdend in en uit de pool gaan. Dergelijke transacties zijn zeer kostbaar en zijn vaak aan centrale bank rapportage onderworpen. Voor deze structuur geldt ook dat als de rekeningen in de pool op naam staan van verschillende entiteiten, wellicht de banken wederom een hoofdelijke aansprakelijkheid eisen.

Structuur 4: De netwerkbank:

Dit type van grensoverschrijdend “notional” cash pooling is een service die slechts beschikbaar is bij een paar netwerkbanken. Over het algemeen kiezen de meeste netwerkbanken ervoor om gelden op één centrum te concentreren, gebruikmakend van één van de eerder beschreven structuren. Hoewel slechts enkele netwerkbanken deze structuur kunnen aanbieden, is het niet iets die zij in eerste instantie zullen aanbieden. Over het algemeen, impliceert een dergelijke structuur het overboeken van gelden van/naar lokale banken naar/van een reeks “overlay”-rekeningen bij de hoofdbankier. De normale intercompany regels, zoals hierboven besproken, zijn van toepassing. De “overlay”-rekeningen worden dan boekhoudkundig aan een reeks schaduwrekeningen gekoppeld. In de praktijk is er geen verplaatsing van gelden. De schaduwrekeningen zullen dan uitsluitend voor renteberekeningen worden samengevoegd. Als de structuur behoorlijk wordt opgezet zullen er geen intercompany-leningen zijn, zal de bank de rente berekenen en boeken, en er zal geen centrale bank rapportage nodig zijn (aangezien er geen gelden worden overgeboekt). Wellicht ten overvloede, aangezien de rekeningen op de centrale plaats niet echt zijn, is er geen behoefte aan een hoofdelijke aansprakelijkheid vanuit de bank. Daarom kan deze structuur met minimale documentatie worden opgezet. Het enige grijze gebied is of de hoofdbankier een wettelijk recht heeft om de saldi, die in werkelijkheid in verschillende wettelijke jurisdicties worden gehouden, te compenseren. Het antwoord, in de meeste gevallen, zal nee zijn, en daarom zullen de banken bij het aanbieden van deze oplossing zeer terughoudend en zorgvuldig te werk gaan, en het zal over het algemeen slechts ter beschikking gesteld worden aan “top” cliënten.

Samenvatting en Conclusie:

Bovenstaand zijn de belangrijkste structuren die vandaag de dag in Europa te zien zijn, hoewel er vele mogelijkheden zijn die voor specifieke situaties gebruikt kunnen worden, de regel is immer “wees bereid om aan te passen om zodoende het gewenste resultaat te bereiken”.