Marion Smit (docent onderzoeker): ‘Intern toezicht verdient een luisterend oor’

Het UWV verzamelde illegaal digitale gegevens van uitkeringsgerechtigden door zonder toestemming cookies op hun computers te plaatsen. Naast dat illegaal verkregen gegevens geen bewijs kunnen zijn voor overtredingen, is deze wijze van verzamelen een aantasting van privacy, een schot hagel om een mug te doden en leidt dit heimelijke gedrag tot verdere afkalving van het vertrouwen in de overheid. De interne functionaris gegevensbescherming heeft het UWV gewaarschuwd, maar nog twee jaar lang bleven ze cookies plaatsen zonder toestemming. Wat ging hier mis?

Allerlei vormen van intern toezicht hebben de afgelopen jaren onder vuur gelegen. Gecertificeerde opleidingen, vakverenigingen, permanente educatie, communicatie- en adviestrainingen, de aanbevelingen om het intern toezicht te verbeteren waren legio. De toezichthouder kreeg ook verschillende plaatsen in de organisatie, variërend tussen op afstand en onafhankelijk, tot naast de manager als meedenkende business partner. Maar misschien is intern toezicht al goed genoeg. Managers en leiders zouden in hun opleidingen en dagelijks functioneren meer getoetst mogen worden op luisteren naar toezicht. Luisteren klinkt als een simpele kunde, maar in de praktijk is het werkelijk luisteren naar wat er gezegd wordt, een kunst. [Blog gaat verder na de volgende alinea]

---

Als partner manager kan ik je van dienst zijn voor een toelichting of advies over het plaatsen van relevante content of een presentatie op een van onze evenementen voor hoger financieel management en CFO’s. Bel of mail mij dan gerust. Mijn naam is Daan Commandeur 0628068433  of daancommandeur@sijthoffmedia.nl

---

Luisteren resultaat gestuurde teams?

Luisteren is allereerst meer dan horen, hoewel daar al de eerste kloof ontstaat. Hoort de verantwoordelijke wel wat de toezichthouder zegt? Om te kunnen horen moet je aanwezig zijn en aandacht krijgen. De toezichthouder moet dus tijdig uitgenodigd worden bij de personen die ertoe doen en ook de tijd en ruimte krijgen om aan te geven wat bevindingen zijn. Bevindingen zijn kritische aanvullingen vanuit wet- en regelgeving en vanuit wat wordt genegeerd. Terwijl toezichthouders getraind zijn om te letten op het proces en op de wenselijkheid van het resultaat, blijkt dat in resultaatgestuurde teams opmerkingen over het proces niet eens gehoord worden.

Intern toezicht organiseren

Begrijpen en serieus nemen zijn de volgende stappen van luisteren. Intern toezicht controleert zowel plannen als handelen in de rol van een meewerkende tegenkracht. De combinatie van ‘mee’ en ‘tegen’ klinkt misschien raar, maar juist intern toezicht mag uitgaan van goede bedoelingen van een organisatie. Het is altijd mogelijk dat er fouten gemaakt worden, iets over het hoofd wordt gezien, overenthousiast gebruik wordt gemaakt van nieuwe mogelijkheden of dat foute middelen geheiligd worden aan een hoger doel. Waarschuwen gebeurt vanuit zorg en betrokkenheid. Wanneer toezicht terzijde wordt geschoven als ‘ook maar een mening’, wordt de waarde van toezicht niet begrepen. Door toezicht intern te organiseren, kan op het moment van handelen een kritische reflectie worden geboden. Niet straffend achteraf, zoals bij accountants en auditors, maar betrokken meedenkend vanaf het begin. Maak daar dan ook gebruik van.

UWV weigerde om bijgestuurd te worden

Intern toezicht zal – vrij naar de handhavingspyramide – eerst signaleren, overtuigen en adviseren, vervolgens waarschuwen en dreigen met escalatie, dan intern escaleren en pas aan het einde van de rit extern escaleren. Dit is een traag proces zodat het voldoende ruimte biedt aan de gewaarschuwden om zich ten halve te keren. De interne toezichthouder in de persoon van de functionaris gegevensbescherming heeft bij het UWV dit trage proces gevolgd. Het UWV weigerde om te luisteren en bijgestuurd te worden. Als een kleuter met vingers in de oren liepen ze door op een doodlopende weg.

Intern toezicht is vast niet perfect, maar het heeft geen zin om het eigen communiceren te verbeteren wanneer de ander niet luistert. Het is de hoogste tijd dat in de opleidingen en functioneringsgesprekken van leiders en managers ook hun vermogen tot werkelijk luisteren wordt beoordeeld.