Het belang van tweerichtingsverkeer tussen P2P software en ERP systeem

Partnerbijdrage van:

Een hoogwaardige interface tussen je financiële-/ERP systeem en een purchase to pay oplossing biedt veel meerwaarde voor je procesautomatisering. Een goede integratie maakt pas echt het verschil, als de systemen in twee richtingen communiceren. Hierdoor kun je jouw processen nog beter automatiseren en bespaar je op kosten. Maar het geeft het je ook meer rust, doordat je zelf minder hoeft te doen. Zeker met een hoogwaardige integratie, hoef jij je geen zorgen meer te maken of alle gegevens up-to-date zijn en of deze wel correct worden uitgewisseld.

Synchronisatie tussen ERP systeem en purchase to pay software
Met een hoogwaardige integratie tussen beide systemen, voorkom je dat informatie dubbel ingevoerd moet worden en is de informatie waar je mee werkt altijd up-to-date. Je kunt leveranciersinformatie uit je ERP-systeem eenvoudig synchroniseren met je purchase to pay software. Een goede integratie geeft je de optie om voor alle gegevens of de status van je processen apart in te stellen, hoe vaak de koppeling synchroniseert. Je kunt dan bijvoorbeeld iedere nacht je stamgegevens synchroniseren. Terwijl je juist je inkooporders meerdere keren wilt synchroniseren, bijvoorbeeld ieder uur of twee keer per dag. Wil je zelf de snelheid van het proces kunnen versnellen? Dan kun ook altijd zelf een synchronisatie starten. Zo blijf je altijd in controle.

De impact van een hoogwaardige interface op je purchase to pay proces
Om je een goed beeld te geven wat een goede integratie met tweerichtingsverkeer voor je purchase to pay proces kan betekenen, doorlopen we een aantal scenario’s.

Declaratieverwerking
Als je kijkt naar het proces van declaratieverwerking, worden met behulp van de integratie declaraties gelijk gecodeerd door de declarant. De codering is daarmee al onderdeel van het indienen van de declaratie. De declaratietool haalt informatie op uit het ERP systeem, zoals de grootboekrekening, kostenplaats en projecten. Als je geen integratie hebt met het ERP systeem, moet dit later nog gecodeerd worden, vaak komt die taak terecht bij de financiële afdeling. Dat betekent dat je, nadat de declaratie is goedgekeurd, nog veel informatie moet overtypen van de declaratieoplossing naar het ERP systeem. Niet echt een klusje waar je heel blij van wordt. Naast dat dit veelal saai en foutgevoelig werk is, duurt het langer voordat een declaratie betaald kan worden.

Inkoopoplossing
Afspraak is afspraak toch? Dus wil je de intern gemaakte afspraken over budgetten en preferred suppliers naleven, anders raak je het overzicht en grip op je uitgaven kwijt. Een hoogwaardige integratie tussen de inkoopoplossing en het ERP systeem kan je daarbij helpen. Budgetten die afgesproken zijn worden opgehaald en geüpdatet met informatie over hoeveel er van het totaal nog beschikbaar is. De inkoopoplossing haalt actuele informatie over de preferred suppliers op uit het ERP systeem, zodat inkopers hier makkelijk en snel een keuze uit kunnen maken.

Een inkoop leidt tot een factuur en een hoogwaardige integratie tussen alle systemen maakt bijvoorbeeld ook 5-way match mogelijk. Bij een 3-way match wordt de factuur gekoppeld aan de inkooporder en de ontvangstregistratie, de factuurverwerkingssoftware haalt deze informatie op uit de inkoopoplossing en het ERP systeem. Een 4- of 5-way match is ook mogelijk, denk bijvoorbeeld aan een verplichting van een kwaliteitskeurmerk en/of kwaliteitskenmerk om de match te kunnen realiseren.

Factuurverwerking
Met een hoogwaardige integratie kost factuurverwerking minder werk. Een factuur die binnenkomt is direct te zien in de factuurverwerkingssoftware en wordt bijvoorbeeld ook voorgeregistreerd in het ERP systeem, met een betaalblokkade erop tot de factuur is goedgekeurd, en direct voorzien van de bijbehorende codering (grootboekrekening, kostenplaats, project. Alle informatie bevindt zich hierdoor dus altijd in de juiste systemen. Stel je wilt de maanafsluiting doen, dan hoef je niet nog gegevens uit verschillende systemen halen. Als deze informatie niet wordt uitgewisseld, dan worden de kosten pas zichtbaar zodra iemand de factuur boekt in het ERP systeem.

Benut business logica uit het ERP-systeem
Dankzij stamdata kun je een boekingsvoorstel doen, waarin business logica uit het ERP systeem meegenomen wordt. Denk aan een grootboekrekening waar specifieke kostenplaatsen bij horen, zodat je niet opnieuw de volledige kostenplaatslijst voorgeschoteld krijgt. Deze logica kun je misschien wel in je factuurverwerkingsoplossing inbouwen, maar dat hoeft natuurlijk niet als die logica al in je ERP systeem zit.

Goedkeuringsflow facturen
Als het ERP systeem gekoppeld is aan het warehouse systeem en inkomende goederen worden gescand, dan kan de factuurverwerkingssoftware controleren hoeveel er echt geleverd is en of dat klopt met het aantal wat op de factuur staat. De goedkeuringsflow van facturen voert met behulp van die gegevens een controle uit om te bepalen of de factuur matcht met een inkooporder of contract en neemt zo het meeste werk uit handen.
Mocht er een dispuut zijn over een factuur, dan kun je jouw standpunten altijd met feiten onderbouwen.

Door Thijs Bettenhaussen, Projectmanager Easy Systems