‘Inkoper moet hele supply chain snappen’

Onzekerheden in markten en daarmee gepaard gaande risico’s houden veel bedrijven bezig, zo liet Norbert Merklein, Senior Vice President en Head of Group Procurement Services van het Zwitserse chemiebedrijf Clariant vorig jaar weten tijdens de Chemical/Petrochemical Strategic Sourcing Summit in Amsterdam. Hij vertelde over de marktsituatie waarmee dit bedrijf met zijn 18.000 medewerkers en andere organisaties in de sector de laatste jaren te maken heeft. 

Sinds 2007 is de markt voor met name ruwe materialen zeer volatiel en de verwachting is dat deze situatie ook lang aan zal houden. Dit brengt eisen voor inkoop met zich mee. Zowel op commercieel gebied (alignment van procurement en salescontracten om marges en winstgevendheid te maximaliseren), in processen (snelle communicatie en kennis in forecasting) als voor het vergroten van ‘excellence’ in inkoopstrategieën. 

Zonder een professioneel model voor het managen van volatiliteit, verliezen bedrijven geld in hun inkoopprocessen. Het ‘hedgen’ van prijzen is een instrument om met deze situatie om te gaan. Mogelijke hedging-methodes zijn toekomstbestendige contracten, het gebruik van financiële instrumenten als opties en het hanteren van forecasting-instrumenten om beter te kunnen anticiperen op marktveranderingen. Toekomstgerichte contracten kunnen bijvoorbeeld ‘fixed price’ contracten zijn, die echter niet altijd mogelijk zijn in volatiele omgevingen. 

Bovendien kan het nadelen opleveren bij dalende marktprijzen. Index-gebaseerde contracten zijn een alternatief, al zijn niet voor alle materialen goede indexen beschikbaar. Het hedgen door middel van financiële instrumenten kan eveneens werken, al zijn er resources nodig voor de kosten en het professioneel managen van deze instrumenten. Een forecasting-systeem is goed opgezet en met effectieve communicatielijnen een bijzonder efficiënte oplossing gebleken voor Clariant. 

Supply chain-management, inkoop, financiering en risicomanagement gaan in volatiele marktomstandigheden hand in hand. Dat stelt Walther Ploos van Amstel, lector City Logistics aan de Hogeschool van Amsterdam. “Daarbij gaat het niet alleen maar om de operationele risico’s die een bedrijf loopt, maar juist om de financiële risico’s”, vertelt hij. 

Procurement Risk Management (PRM) is het vakgebied dat supply chain-management, inkoop, finance en risicomanagement verbindt. “Door schaarste van bepaalde grondstoffen of beperkte capaciteiten, of fluctuaties in de vraag naar componenten en grondstoffen kan de prijs van grondstoffen en onderdelen enorm schommelen, met alle gevolgen voor de winst- en verliesrekening van dien.” 

Inkopers geven risicomanagement op inkoopmarkten steeds hogere prioriteit. Was die aandacht er voorheen vooral voor het risico van brand bij leveranciers, natuurrampen of andere kinken in de logistieke keten, tegenwoordig is er meer aandacht voor leveranciers en dienstverleners die mogelijk in financiële problemen komen door afnemende vraag, stijgende kosten van grondstoffen en problemen met het verkrijgen van financiering. “Dit alles betekent dat de inkoper die vroeger alleen op de prijs zat, nu de hele supply chain met alle risico’s daarbinnen moet snappen.” 

Informatieproducten spelen bij monitoring een belangrijke rol. Het gaat dan vaak om deeloplossingen die helpen risico’s als supply chain risk, credit risk en compliance risk in kaart te brengen. Deze producten vertalen informatie naar een geïntegreerd dashboard, waar je als bedrijf op kunt sturen. Neem bijvoorbeeld credit risk. 

Stel, een bedrijf heeft 50.000 klanten en een omzet van 20 miljard euro. Het wil dan weten welk risico het loopt als een klant op een gegeven moment zijn facturen niet meer kan betalen. Periodiek kan het de gezondheid van klanten analyseren. Met kennis uit eigen systemen, maar ook ingekochte Business Intelligence uit systemen van specialisten, met daarin markt- en bedrijfsinformatie. Al deze informatiestromen worden samengebracht in een dashboard, waarop in een oogopslag te zien is hoe risico’s in een portefeuille zijn verdeeld. 

Inkooprisico, of procurement risk, kent net als de eerdergenoemde risico’s verschillende facetten. Uiteraard wil een bedrijf zeker weten dat een leverancier niet failliet gaat (of wanneer die kans er wel is, hoe groot die kans precies is), maar het wil ook inzage in afhankelijkheden en groepsstructuren. Het is belangrijk te weten dat het bedrijf dat als enige aanbieder een cruciaal onderdeel maakt, dit over vijf jaar nog altijd doet. 

Afhankelijkheden bij de leverancier zijn eveneens van belang. Inzage in risk brengt deze beter in kaart. Een bedrijf kan zich bijvoorbeeld veilig wanen bij het idee dat het drie leveranciers heeft voor een bepaald product, maar wanneer al deze leveranciers bij dezelfde groep horen, loopt het in feite hetzelfde risico als wanneer het één partner gehad zou hebben. En hetzelfde geldt voor het scenario waarin alle leveranciers op hun beurt weer afhankelijk zijn van dezelfde leverancier een schakel verderop in de keten. 

Veel bedrijven kiezen voor oplossingen waarbij ze hun eigen informatie over leveranciers combineren met ingekochte Business Intelligence, om zo meer grip op inkooprisico’s te krijgen. Uit onderzoek van Allianz Research bleek al eens dat bijna de helft van de grote ‘corporates’ verstoringen in hun supply chain als grootste zorgenpunt ziet. Toch zijn veel bedrijven langzaam geweest in het onderkennen van risk assessment bij leveranciers. Hun huidige monitoring-oplossingen geven hen niet de informatie die zij nodig hebben om ketenrisico’s accuraat in te schatten. 

Data over leveranciers zijn verspreid over meerdere systemen, standaardisatie ontbreekt en er zijn veel ontbrekende datapunten over leveranciers. “Een regelmatige risico- en spend-monitoring ontbreekt bij veel grote multinationale bedrijven”, zegt Mark Wessels, country manager bij Bureau van Dijk in Nederland. Hij vertelt over klantervaringen met de web-based risk management-oplossingen die het bedrijf aanbiedt. “Juist een ‘single view of information’ is een belangrijke noodzaak voor bedrijven”, vertelt Wessels, die verwijst naar een artikel in The Manufacturer dat dit afgelopen jaar als een van de belangrijkste supply chain trends aankondigde.

Wat nodig is, in termen van informatiekwaliteit over leveranciers, zijn gecentraliseerde data records van hoge kwaliteit, de mogelijkheid om deze te integreren met ERP-systemen als SAP en het kunnen combineren van eigen data met externe Business Intelligence. Maar zo’n informatieoplossing moet tevens over goede takenbeheer- en rapportage-functionaliteiten beschikken. 

“Beter supplier management begint bij het controle nemen over leveranciersdata”, aldus Wessels. Daarbij hoort een bredere blik op financiële stabiliteit van leveranciers op lange termijn, maar ook compliance- en reputatierisico’s. Maar het belangrijkst is misschien nog wel dat leveranciersrisico’s en veranderingen daarin in beeld komen in een enkel dashboard, met als resultaat kostenreductie en beter inzicht in zaken als ‘group spend’ en afhankelijkheden van leveranciers. In een oogopslag het totale risico real-time in beeld gebracht: een veelbelovende ontwikkeling in het inkoopvak. 

Een belangrijk aspect van risicomanagement heeft betrekking op compliance en daarmee gepaard gaande reputatierisico’s. “Door de toename van wet- en regelgeving binnen de chemicals, zie je dat er meer compliance-checks moeten worden uitgevoerd”, zegt Mark Wessels. 

“Compliance is binnen procurement steeds belangrijker als het gaat om onboarden van nieuwe leveranciers en het reviewen van bestaande leveranciers. Deze ontwikkeling is in 2013 en 2014 ingezet en zie je nu echt in een stroomversnelling komen.” De supply chains in de chemische sector zijn over het algemeen zeer grensoverschrijdend en sommige landen zijn de risico’s beduidend hoger dan in andere. Uit wereldwijd onderzoek uitgevoerd door EY onder 2.700 executives blijkt ook dat risico’s door fraude en corruptie onverminderd blijven bestaan en dat een gebrek aan compliance ‘bad for business’ is. 

“Het thema reputatierisico is steeds belangrijker geworden. Compliance als ketenrisico staat echt op de agenda, waardoor de behoefte is gestegen dit onderdeel goed te managen. Maar dan wel bij voorkeur integraal met alle andere sourcing-risico’s in een enkel dashboard, om beter op het geheel te kunnen sturen.”