Inkoopbeleid rijksoverheid schiet vaak tekort

Dit blijkt uit een onderzoek van Atos Consulting onder meer dan 300 inkoopprofessionals uit de publieke sector dat inzicht biedt in trends in het inkoopbeleid van de publieke sector.

In de publieke sector staat inkoop steeds hoger op de agenda. Met het Actieplan Professioneel Inkopen en Aanbesteden gaf de overheid tien jaar geleden een impuls aan inkoop in de publieke sector. Sindsdien is professionalisering van de inkoopfunctie in een stroomversnelling gekomen.

In het onderzoek maakt Atos Consulting de balans op en schetst zij ontwikkelingen die de inkoopfunctie van publieke organisaties beïnvloeden. Zo heeft duurzaamheid zich ontwikkeld tot een belangrijk selectiecriterium bij de inkoop van goederen en diensten. Dat de overheid op duurzaamheid goed scoort, is niet verrassend, gezien het feit dat zij zich ten doel heeft gesteld in 2010 voor 100 procent duurzaam in te kopen. Uit het onderzoek blijkt dan ook dat de rijksoverheid koploper is bij het verankeren van duurzaamheiddoelstellingen in haar inkoopbeleid.

Afrekenen op prestaties
Uit het onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen de overheid in het afgelopen decennium veel professioneler is geworden. Zo zijn inkoopbeleidsplannen en raamcontracten gemeengoed. Uitsluitend op prijs selecteren, komt weinig meer voor, terwijl categoriemanagement steeds vaker een bekend begrip is. Ondanks dit positieve beeld schiet de uitvoering van het inkoopbeleid nog dikwijls tekort.

Het vaststellen van een strategisch inkoopbeleid gebeurt meestal op centraal niveau, terwijl de uitvoering decentraal plaatsvindt. Dat geldt voor ruim 1 op de 7 organisaties bij de overheid. Zo maakt de overheid onvoldoende gebruik van zogeheten dialoogrondes met leveranciers, een onderdeel uit de nieuwe aanbestedingswet. Hierdoor wordt kennis van leveranciers onvoldoende benut.

‘Het vroegtijdig betrekken van leveranciers in aanbestedingstrajecten leidt tot kostenbesparingen van 10 tot 25 procent en minder mislukte inkooptrajecten. Bij de lokale overheid, rijksoverheid en onderwijsinstellingen gebeurt dit slechts bij 1 op 20 organisaties’, vertelt André de Meulder, adviseur van Atos Consulting. ‘In overeenkomsten met leveranciers worden vaak geen prestatie-indicatoren opgenomen en in slechts de helft van de gevallen wordt actie ondernomen als leveranciers onvoldoende presteren.’

Professionalisering inkoopfunctie
Eén van de stappen richting het professionaliseren van het inkopen zou het gebruik van Total Cost of Ownership – alle kosten die met de inkoop van een goed of dienst vergezeld gaan – kunnen zijn. Daarnaast levert het proactief benaderen van de leverancier over het algemeen betere prestaties op. Op dit moment wordt bij minder dan de helft van de inkoop proactief actie richting leveranciers ondernomen.

Ook voor de lokale overheid nog veel winst te behalen in het inkoopbeleid. Zo blijkt dat lokale overheden in vergelijking met andere publieke sectoren veel minder vaak gebruikmaken van inkoop- of ERP-systemen. Ook is te weinig bekend van de mogelijkheden van categoriemanagement om structurele besparingen te realiseren en zouden lokale overheden in contracten meer duidelijke eisen moeten stellen aan de prestaties van leveranciers.