Inkoop uitbesteden? No way!

Een onderneming met minder dan 2.500 medewerkers heeft zelden de kennis in huis om deze inkoop zelf goed te verrichten. Resultaat : veel ontevredenheid. “We krijgen een beroerde kwaliteit voor teveel geld. En het lukt maar niet om daar verbetering in aan te brengen.” In de VS en UK is uitbesteding van inkoop al doodnormaal. Wij moeten nog aan dat idee wennen.
 
Inkopen  is een vak
Deze inkoop wordt meestal verricht door medewerkers van de afdelingen zelf, die naar eer en geweten hun uiterste best doen. De ICT-manager koopt de ICT in, etc.  Niks mis mee, maar het kan beter. Een “dedicated” inkoper heeft al een positief effect. Maar hij is zelden in staat om zijn interne klant te “challengen”, met vragen als: waarom huren we überhaupt een werving & selectie bureau in, levert het wel het gewenste resultaat op, is het gekozen bureau of de gekozen aanpak wel de beste, etc.  

De inkoper die hiervoor in de wieg gelegd is en met kennis van zaken spreekt, die zoekt u. Maar de schaarse man of vrouw die daarvoor geschikt is zet u liever in op het primair proces. Het kennen van de (eigenaardigheden van al die) aanbodmarkten is al helemaal een brug te ver. Kortom, een dilemma.
 
Wat houdt uitbesteding van inkoop in?
Inkoop-uitbesteding is vanzelfsprekend geen zwart/wit beslissing. Er zijn vele varianten, afhankelijk van wat u zelf wilt blijven doen, resp. wilt outsourcen. Misschien is het verstandig klein te beginnen en geleidelijk uit te breiden.

Het uitbesteden van inkoop kan één tot alle van de volgende deelprocessen betreffen, voor individuele producten/diensten of voor complete categorieën:
• leveranciers selectie en -contractering
• het operationele inkoop proces : bestellen, afroepen, factuurontvangst en betaling  
• contract- en leveranciers management.
 
Successen
Het gaat om besparen en professionaliseren, het één gebeurt niet zonder het ander.
Succes voorbeelden zijn: heronderhandelen bestaand verzekeringspakket, 30% lagere kosten, betere dekking. Postverzending eens aanpakken, 20% besparing, kwaliteit blijft gelijk. Software contract heronderhandeld, onderhoud van €750.000 per jaar teruggebracht naar € 100.000 door niveau dienstverlening af te stemmen op de behoefte. Bestaande contracten met externe consultants heronderhandelen, 10% besparing. En steeds weer: de baten borgen door te professionaliseren.
 
Checklist
Pak het professioneel aan. Allereerst is draagvlak nodig op directie-niveau. Is dat er, formeer dan een klein team  met mensen die ook in het concept geloven, laat hen de interne situatie in kaart brengen. In de zin van: om welke budgetten gaat het, welke leveranciers, hoeveel zetten die om bij ons, hoe tevreden zijn we over hen, hebben we contracten met hen, hebben we die in kaart gebracht, wie beheert/managed die, hoe tevreden zijn we over de eigen interne processen, wat willen we zelf blijven doen en wat willen we door toeleveranciers laten doen, etc. Maar vooral ook is het van belang om de interne organisatie rijp en enthousiast te maken voor het idee van uitbesteding van inkoop. Pas daarna gaan we de externe markt in.

Let bij de selectie van leveranciers op kennis van zaken, ervaring en niet onbelangrijk, de klik met uw mensen. Bedenk ook hoe de prestaties van de uitbestedingspartij gemeten gaan worden, de KPI’s dus. Gericht op kwaliteit, kosten en tevredenheid. En, doe dat zo vroeg mogelijk.

Maarten Smits van Oyen (1957) is mede-eigenaar en directeur van Xentys, dat zich richt op outsourcing van inkoop. Daarvoor is hij gedurende 10 jaar mede-eigenaar en directeur van InQuest geweest. Zijn carrière begon bij KPN waar hij 12 jaar werkte, met name op (management) posities binnen de inkoop. In inkopend Nederland heeft Maarten Smits van Oyen een bekende naam.