In control van de cashflow

Door de crisis is cash uit externe bronnen beperkt beschikbaar. Om de cashflowpositie op korte termijn te verbeteren richten bedrijven zich in eerste instantie op het reduceren van hun kosten en de betalingstermijnen van hun klanten. ‘In deze benadering zit veel risico’, zegt Glenn Inniss, Head of Finance & Procurement Services bij Logica.

‘Aan de ene kant, als bedrijven hun klanten nu te veel onder druk zetten of afstoten, lopen ze het risico om ze niet meer terug te krijgen als de economie weer aantrekt. Aan de andere kant, als de investeringen in de business achterblijven, kan dat een negatief effect hebben op de toekomstige concurrentiepositie.’

Plan-Do-Check-Action
‘De uitdaging voor bedrijven is om de business en bijhorende risico’s beter te kunnen managen’, aldus Inniss. ‘Om deze doelstellingen te realiseren moet de financiële functie meer zichtbaarheid en controle krijgen wat de cashbewegingen betreft.’ Inniss geeft aan dat cash in de gehele waardeketen actief moet worden gemanaged volgens de Plan-Do-Check-Action cyclus, waarbij er aandacht is voor de deelgebieden organisatie, proces, systeem en mens.

‘Veel bedrijven zien het als een uitdaging om bij alle medewerkers het ‘cash is king’-bewustzijn te creëren. Zo moet er bijvoorbeeld een bedrijfscultuur ontstaan waarin een verkoop niet is voltooid, voordat het geld binnen is.’ Een ander probleem is volgens Inniss dat er vaak geen cashflow KPI’s zijn opgesteld. Ook is er meestal geen eigenaar, die de purchase to pay (P2P)- of order to cash (O2C)-processen geïntegreerd beheerst. ‘Zowel bij het O2C- als het P2P-proces zijn er vele stakeholders met tegenstrijdige belangen betrokken’, aldus Inniss.

In control
‘Een CFO deelde ons mee dat naar zijn schatting zo’n 1,5 procent van de omzet niet gefactureerd wordt. Andere veelvoorkomende issues aan de omzetkant zijn inzicht krijgen in de actuele kredietwaardigheid van de klant, de kwaliteit van de masterdata (bijvoorbeeld factuurgegevens die niet accuraat zijn) en de snelheid van het facturatie- en incassoproces.’

Aan de investeringskant biedt een geïntegreerde P2P-oplossing controle en zichtbaarheid, waardoor bedrijven beter in staat zijn het proces van inkoop tot betaling (korting) te managen en de operationele kosten te verlagen. Het maken van forecasts is in de huidige tijd een must. Hoeveel geld is er beschikbaar dat geïnvesteerd kan worden in de business?

Inniss: ‘Hierbij moet een link worden gelegd tussen de korte termijn, waarin de economie onder druk staat, en de middellange termijn, waarin er weer groei gerealiseerd kan worden. Bedrijven dienen hun cash en resources kritisch te bekijken. Met beheer van de data en documentstromen, geïntegreerde P2P- en O2C-procesoplossing en de benodigde managementinformatie kunnen bedrijven hun cashflow beter managen en voorspellen.’

Bent u in controle over de geldstromen?
Als u de onderstaande 10 vragen met een volmondig ‘Ja’ kunt beantwoorden heeft u de geldstroomprocessen goed op orde. Anders is er nog werk aan de winkel.

01. Wij kunnen binnen 1 dag een factuur samenstellen en elektronisch versturen
02. Meer dan 98% van de verstuurde facturen is correct
03. Alles wat ik lever aan de klant wordt ook gefactureerd
04. Mijn DSO is lager dan bij mijn branchegenoten
05. Onze credit managers en controllers hebben ook een sales target
06. Een medewerker verwerkt gemiddeld meer dan 20.000 facturen per jaar
07. Wij betalen onze leveranciers nooit te vroeg, te veel of dubbel
08. Mijn leveranciers houden zich aan de inkoop order voorschriften
09. Buitenlandse BTW vorderen wij (met succes) terug
10. Wij kunnen het declaratiegedrag van onze medewerkers controlen en managen