In 4 stappen voldoen aan de CO2-rapportageplicht

Vanaf 1 juli 2024 moeten organisaties met honderd werknemers of meer alle woon-werk en zakelijke kilometers van hun werknemers registreren: rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Deze gegevens moeten vanaf medio 2024 jaarlijks aan de overheid worden gerapporteerd om inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot.

De CO2-rapportageplicht, die vanaf 1 januari in zou gaan, wordt daarmee een half jaar uitgesteld. Dat betekent niet dat werkgevers achterover kunnen leunen. Het uitstellen van de wetgeving biedt werkgevers meer tijd om zich hierop voor te bereiden, en die hebben ze hard nodig. Uit onderzoek van mobiliteitsexpert XXImo blijkt in elk geval dat ruim een derde van de werkgevers (35 procent) nog niet bezig is met concrete voorbereidingen voor de rapportageplicht. Daarnaast geeft 34 procent van de werkgevers aan niet te weten hoe de benodigde gegevens verzameld moeten worden.

Bas Bogerd, Head of Proposition Development van XXImo, deelt vier stappen die werkgevers moeten zetten om de benodigde data te verzamelen en de CO2-rapportageplicht zo goed mogelijk na te leven.

1. Breng de beschikbare en ontbrekende data in kaart

Allereerst moet je als werkgever identificeren welke gegevens al beschikbaar zijn binnen het bedrijf, en welke gegevens nog ontbreken. Bepaal vervolgens hoe je van plan bent de ontbrekende gegevens te verzamelen. Vaak komen hier meerdere bronnen bij kijken. Werkgevers halen deze gegevens, áls ze deze al registreren, nu meestal uit de administratie van reiskostenvergoedingen (63 procent), registratie- of reisapps (25 procent), de leasemaatschappij (29 procent) en mobiliteitsplatforms (16 procent).

Bij dataverzameling komt ook de AVG ter sprake. Hoewel je uiteindelijk geen persoonsgegevens hoeft aan te leveren, heb je deze wel nodig bij het verwerken van de benodigde data. Het is dus belangrijk om je AVG op orde te hebben, maar dit zou niet anders moeten zijn dan bij het verwerken van andere gegevens van werknemers.

2. Maak het registreren van data zo eenvoudig mogelijk

Medewerkers spelen een grote rol bij de dataverzameling. Je wil het daarom zo eenvoudig mogelijk voor hen maken om hun eigen reisgegevens bij te houden. Je kunt ervoor kiezen om de registratie waar mogelijk te automatiseren, zoals met een automatische ritten-/kilometerregistratie, of andere gebruiksvriendelijke tools waarmee medewerkers zelf hun reisgegevens kunnen inzien en beheren.

Door medewerkers te betrekken bij de registratie maak je hen bewuster van hun eigen reisgedrag. Dit kan hen motiveren om vaker voor duurzamere reismethodes te kiezen. Duurzaam reisgedrag kan verder worden gestimuleerd door een flexibel mobiliteitsbeleid te hanteren, waarbij werknemers groene mobiliteitsvormen kunnen kiezen dat past bij de planning van hun dag. De ene keer is dat de trein, de andere keer de fiets of deelauto. Zo wordt duurzaam reizen aangemoedigd en de CO2-uitstoot verminderd.

3. Zorg ervoor dat iedereen weet wat de rapportageplicht inhoudt

Het is belangrijk dat alle medewerkers en andere belanghebbenden op de hoogte zijn van de nieuwe CO2-rapportageplicht, én wat er van hen verwacht wordt. Welke data moet er precies geregistreerd worden? Hoe en waar moet deze data worden verzameld? Moeten zij zelf ook handelingen uitvoeren? Als medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en waarom, verklein je de kans op eventuele weerstand. Daarnaast kan ook privacy een reden zijn dat medewerkers terughoudend zijn. Biedt daarom de nodige transparantie op dit gebied.

4. Wijs een verantwoordelijke partij of afdeling aan

Een op de drie werkgevers (33 procent) heeft nog geen idee waar vastlegging van de data moet plaatsvinden. Werkgevers doen er daarom goed aan om een partij of afdeling aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de dataverzameling en de uiteindelijke jaarrapportage. Uit het onderzoek van XXImo blijkt dat 58 procent van de ondervraagde werkgevers de HR-afdeling als dé partij ziet die hiervoor verantwoordelijk zal zijn.