In 4 stappen naar goede financiële SAP rapportages

En dan? U kunt nu uw gegevens invoeren, maar hoe krijgt u ze er weer uit? Uw vorige systeem had van die handige overzichten, maar in SAP kunt u deze niet vinden. Daar zal toch wel rekening mee gehouden zijn tijdens de implementatie? Een telefoontje naar de helpdesk maakt duidelijk dat u het moet doen met ‘standaard SAP’. Wat nu? Wat verwacht u eigenlijk aan rapportages? Welke gegevens? Welk format? Op welk moment? Kan dat wel met ‘standaard SAP’? Hebt u een rapportage tool nodig? En wat gaat u dat dan kosten?

Deze vraag had u zich natuurlijk veel eerder moeten stellen. Gelukkig is het nooit te laat om te bedenken hoe uw financiële rapportagestrategie er uit ziet. In 4 stappen komt u alsnog tot een goede strategie om de juiste informatie uit SAP te halen.

Wat hebben uw medewerkers eigenlijk echt nodig om hun werk goed te kunnen doen? We praten dan over de gangbare overzichten zoals een open posten lijst, een vervaldatumanalyse of een saldibalans. Ja, die zien er inderdaad anders uit dan u gewend was. Dat kan ook niet anders, want u gebruikt immers andere software. En ja, het zou heel handig zijn geweest als net dat ene veld ook beschikbaar was, want dat had u vroeger ook. Maar het is nu eenmaal niet zo. Hoe erg is dat? 

Een praktijkvoorbeeld vanuit de debiteurenadministratie. De standaard SAP vervaldatumanalyse verdient absoluut geen schoonheidsprijs. “Het standaard rapport deugt niet en bevat onvoldoende informatie. Daar kan ik mijn werk niet mee doen. Ik wil hetzelfde rapport als in mijn oude systeem”, aldus de betreffende medewerker. Bij nader inzien blijkt het niet te gaan om de inhoud, maar toch vooral om de vorm. Die wijkt af van wat hij gewend was. Hoe belangrijk is de opmaak? Hij kan zijn werk toch doen? We kunnen alles opnieuw bouwen of verfraaien, maar ligt daar uw prioriteit?

De kwaliteit van stamgegevens bepaalt voor een groot deel het succes van uw SAP systeem. Daarom hebt u ook behoefte aan goede overzichten. En vanzelfsprekend wilt u deze gegevens dan kunnen downloaden naar Excel. Helaas biedt SAP niet veel op dit gebied. Mee leren leven? Niet nodig. Er is een goed alternatief beschikbaar in de vorm van SAP Query. Stelt u zich eens voor. Binnen een half uur hebt u een query gemaakt van alle financiële velden van de artikelstam of van de NAW-gegevens van al uw buitenlandse klanten. Het selectiescherm is aan te passen, u kunt zelf de volgorde van de velden bepalen en … u kunt alles downloaden. 

De praktijk is toch iets weerbarstiger. Eindgebruikers krijgen vaak geen toegang tot SAP Query. Het blijkt ook nogal lastig te zijn om te bepalen welke tabellen u precies nodig hebt. Een stamgegeven in SAP bestaat vaak uit een combinatie van meerdere tabellen. En hoe controleert u het resultaat van uw query? Laat dit over aan een expert. Leg uw wensen uit aan de applicatiebeheerder en hij bouwt voor u die mooie query.

Het overkomt ons allemaal. U redt het niet met ‘standaard SAP’. Die ene werklijst die u maandagochtend nodig heeft, maar pas op uw bureaublad staat, nadat u iedere keer opnieuw met kunst en vliegwerk een aantal standaard rapporten aan elkaar knoopt, deze naar Excel downloadt om er daar nog een ingewikkeld algoritme op los te laten. Natuurlijk rechtvaardigt dit de vraag voor maatwerk, maar dan wel goed onderbouwd. Bij voorkeur met een business case. 

Tijdens een implementatie bij een groothandel vroeg iemand van de debiteurenadministratie een hele specifieke Credit Management rapportage. De standaard beschikbare oplossing bestond uit de combinatie van een open postenlijst, een vervaldatumanalyse en een overzicht van stamgegevens. Het naast elkaar openen van 3 verschillende SAP schermen, deze gegevens handmatig combineren en op grond daarvan besluiten een verkooporder al dan niet vrij te geven gaf deze medewerker geen prettig gevoel. Begrijpelijk, want de gevolgen van het onterecht uitleveren van goederen, terwijl dat volgens de afgesproken credit controls niet had gemogen, kunnen bijzonder groot zijn. Vele malen groter dan de kosten voor het ontwikkelen van een maatwerk rapport, waaruit direct de risico’s van uitlevering aan deze klant kunnen worden afgelezen. 

Wat doen we met management informatie? Wat mij betreft is het antwoord eenvoudig. Zoek een Business Intelligence oplossing. Verzamel gegevens in een Data Warehouse en presenteer ze via de juiste tools. Waarom een Data Warehouse? Omdat er meer is dan SAP alleen. U wilt gegevens uit verschillende processen en verschillende bronsystemen combineren, maar u wilt deze ook graag verrijken met externe informatie. Twee voorbeelden uit de Retail branche.

Een fashion retailer koppelt zijn omzetcijfers aan de buitentemperatuur. Mensen kopen nu eenmaal meer als het 20 graden is dan op een tropische dag en bij ‘code oranje’ kopen mensen liever in een webshop. Weersverwachtingen spelen een strategische rol. Waar zou u de temperatuur vast willen leggen in uw SAP systeem? 

Een retailer op Schiphol vraagt naar uw instapkaart wanneer u iets koopt. Niet alleen omdat hij dat verplicht is, maar ook omdat hij daar zelf voordeel van heeft. Voor hem is dit een manier om te ontdekken welke artikelen de passagiers van de intercontinentale vlucht naar Bahrein kopen op Gate F8. Dat zijn namelijk andere dan die van de vakantiegangers op Gate B13 in afwachting van hun nachtelijke charter naar Faro. Waar zou u de vluchtgegevens vast willen leggen in uw SAP systeem? 

Geen goede rapportages in SAP? Dat is veel te kort door de bocht. De keuze voor standaard software impliceert ook de keuze voor standaard rapportages. Aangevuld met een paar queries voor de stamgegevens zou u het hiermee moeten doen. Met een goede business case onderbouwt u de behoefte aan maatwerk, voor die ene enkele uitzondering. Strategische informatie haalt u uit een Data Warehouse (SAP Business Warehouse) en presenteert u met de juiste tools (SAP Business Objects). Stem de tool af op uw doelgroep. Een dashboard voor de CFO, een cockpit voor de operationeel manager en een web-rapport voor de lokale vestigingen. Dan blijft ook u een gelukkige SAP gebruiker!