Ilse de Graaff, Rituals: “Accounting onmisbaar voor schaalbare groei”

Ilse de Graaff heeft 14 jaar lang bij KPMG gewerkt in de accountancy. Ze heeft altijd de wens gehad om ook een keer in een onderneming te werken. Anderhalf jaar geleden diende deze kans zich aan. De snelgroeiende cosmetica retailformule Rituals zocht een Director Accounting and Compliance. De uitdaging: de accounting afdeling van Rituals mee te laten komen met de groei én een flinke boost in professionalisering te geven. “De afdeling bestaat uit 25 mensen en we verwerken zo’n 50.000 facturen per jaar. Ook creditmanagement valt onder mijn team. Ieder land heeft een eigen financial accountant die de afsluiting doet. We hebben daarnaast ook nog iemand voor  insurances, treasury en internal operational audit”, aldus De Graaff. 

Sinds haar aantreden is het een behoorlijke rollercoaster ride geweest. “We hebben vorig jaar een fantastische omzetgroei gerealiseerd. Dat kunnen weinig bedrijven zeggen. We zitten nu in 15 landen en bestaan uit 19 entiteiten. De ondernemersdroom om van Rituals een wereldspeler te maken is in volle gang om werkelijkheid te worden. De snelle groei wordt waargemaakt door de snelheid waarmee wij in staat zijn nieuwe winkels neer te zetten. Daarin ligt er ook nog veel groeipotentie in onze andere segmenten wholesale, e-commerce en travel.”

Systeemlandschap
Bij zo’n onstuimige groei is automatisering een must. “We doen alle accounting centraal op het hoofdkantoor aan de Keizersgracht. Centrale aansturing geeft ons meer control”, aldus De Graaff. “Ook is een eenduidig financieel proces essentieel.” Toen ze begon was de keuze voor Microsoft Dynamics al gemaakt. De implementatie kreeg zij voor haar rekening. “We hebben ervoor gekozen de oplossing gefaseerd land per land uit te rollen. Daar ben ik achteraf blij mee, want bij haperingen – die bij dergelijke ERP-trajecten toch altijd optreden – kun je dan rustig bijsturen. Als je dan overal tegelijk problemen krijgt wordt het chaos. We zijn er nu bijna: we hebben nog één land te gaan.”

Resultaten van de implementatie zijn al volop te merken. De processen lopen veel efficiënter. “Dat is te merken aan de doorlooptijden die sterk gereduceerd zijn”, licht De Graaff toe. “De facturen komen nu bijvoorbeeld op hetzelfde punt binnen. Dat klinkt simpel, maar je moet het wel goed inrichten. Toen ik binnenkwam ontstond er nog wel eens lichte paniek over facturen die nog niet betaald waren. Dat proces is nu gestroomlijnd.” Consolidatie gaat momenteel nog via QlikView / Excel. “Het is gedeeltelijk geautomatiseerd. We willen alles vanuit Dynamics gaan doen zodra alle landenorganisaties over zijn. De tussenstappen in Excel willen we helemaal vanaf, want bij elke stap loop je het risico op fouten.” 

Nog een voordeel van het traject is het sterk verbeterde inzicht in de cashflow. De Graaff: “We hebben Readsoft geïmplementeerd. Dat is lerende software die facturen uitleest en een boekingsvoorstel doet. Dat scheelt veel handmatig werk en we weten nu waar in de flow we bepaalde facturen kunnen vinden. Het inzicht in cashflow is ook sterk verbeterd. Rituals investeert veel in de winkels en klantbeleving. Daarnaast hebben we veel voorraad verspreid liggen. Na de zomer beginnen we al voorraad op te bouwen voor het kerstseizoen, waar een groot deel van onze omzet gerealiseerd wordt. We worden groter, dus optimaal cash inzicht behouden is ontzettend belangrijk.”

Voortdurend spanningsveld
Aan maximale automatisering en efficiency zit ook een keerzijde, namelijk dat je inlevert op flexibiliteit. “Dit is inderdaad een voortdurend spanningsveld”, erkent De Graaff. “In de landen mag men zo weinig mogelijk merken van accounting, zodat ze zich optimaal kunnen focussen op het gelukkig maken van zoveel mogelijk klanten. De processen moeten daarom smooth zijn. Dat betekent niet dat je over je heen moet laten lopen. Aan de ene kant moeten we de snelle groei van het bedrijf bij blijven benen en ons dus flexibel opstellen, aan de andere kant willen we efficiënte processen. Soms moeten we meebewegen en soms terugduwen: we zoeken voortdurend naar de juiste balans.”

Wat goed werkt – en wat misschien wel het enige is dat werkt – is voortdurend het gesprek aangaan en uitleggen wat je doet als accounting. “Wij hebben op de afdeling veel vriendelijke mensen werken”, aldus De Graaff. “Die zaten er al toen Rituals nog een klein bedrijf was en toen bijna alles nog kon. Als een manager binnen kwam en zei; ‘deze factuur moet vandaag betaald worden’, dan deed men dat. Zo kunnen we nu niet meer werken. Dienstbaarheid is mooi, maar als je wilt meegroeien moet je soms ‘nee’ verkopen. De facturen worden nu één keer per week betaald, maar je moet de mensen wel uitleggen waarom dat zo is. De reden dat we het proces zo hebben ingericht is dat het een grotere schaalbaarheid biedt en meer cashflow inzicht. We doen geen dingen buiten het systeem om, want daarmee krijgen we dubbele boekingen of andere ellende. We willen liefst zo min mogelijk uitzonderingen. Aan de andere kant willen we ook weer niet te star zijn, want dit is een ondernemende club. We kunnen niet alles vastleggen in manuals. Maar communicatie is key: we kunnen dit doen, maar dat betekent één persoon extra aannemen tegen deze kosten. Willen we dat?”

Meer IT-kennis nodig 
Het einde van accounting ziet De Graaff niet gebeuren, maar wel het einde van het simpele inboekwerk. “Dat wil je zoveel mogelijk automatiseren en daar zijn we al hard mee bezig. Zo hebben we laatst Extended Banking ingevoerd, een inleestool voor bankboekingen. Dat heeft alweer een besparing van minder leuk werk opgeleverd. Automatisering helpt zo om het minder boeiende, handmatige werk te automatiseren. Dat maakt mensen vrij voor andere dingen. We hebben hoogopgeleide mensen zitten en van hun talenten willen we goed gebruik maken.”

Fotografie: Elisabeth Beelaerts

De Director Accounting and Compliance ziet dat het zwaartepunt van het werk steeds meer verschuift naar het slim  inrichten en opzetten van systemen en processen. “De onderkant van het proces kunnen we automatiseren, bijvoorbeeld BTW, bankboekingen en facturen. Het is dan wel belangrijk om steekproeven en analyses uit te voeren: hier ligt een taak voor professionals met kennis van finance, IT en compliance. Accounting professionals moeten hierin meekomen. Dat betekent wel dat er meer van hen wordt gevraagd, anders worden ze op een gegeven moment ingehaald. Neem Readsoft, dat heeft zelflerend vermogen. Maar het is nooit optimaal, dus je hebt mensen nodig om het systeem in te richten. En mensen die zowel finance als IT-kennis hebben zijn schaars.” 

Omdat IT-kennis steeds belangrijker wordt, staat De Graaff erop dat mensen in haar team zelfredzaam worden. “We willen niet afhankelijk zijn van IT’ers. Daarom doen we veel learning on the job; we laten dingen niet doen door IT’ers, maar laten ons uitleggen hoe we het zelf kunnen oplossen.”

Nooit klaar
“De inrichting van het proces is nooit klaar”, stelt De Graaff. “De business staat ook niet stil. Wij blijven ook verder automatiseren. Dat doen we op een aantal manieren. Allereerst door niet te dweilen met de kraan open. We worden overspoeld door de business, dus hebben we de neiging workarounds te verzinnen om de load aan te kunnen in plaats van de kraan dicht te draaien. Dat moeten we zeker niet doen. Ook blijven we kritisch kijken naar de zinnigheid van onze activiteiten. Een exercitie die daarbij helpt is onszelf regelmatig de vraag te stellen met welke vijf processen we gaan stoppen. Bijvoorbeeld, we zetten wekelijks een rapport in een shared box, maar hoe vaak is er afgelopen maand naar gekeken? Nul keer. Laten we dat anders gaan doen. Mijn opdracht aan alle mensen is: snap wat je doet en waarom je het zo doet. Cross reviewen is een ander voorbeeld. Één medewerker doet de closing, een ander reviewt het. Daardoor komen ze samen tot de beste manier om dingen te doen, en leren ze er samen van.” 

De steeds verregaandere automatisering – automatisering van cashflow forecast is een volgende stap – betekent dat de mensen naar een hoger niveau moeten opschuiven. En dat kunnen ze, vertelt De Graaff. “Mijn accountants  kunnen meer dan alleen het boeken van accruals. Zij schuiven steeds meer op naar financial control en analyse. Zo wordt de kwaliteit van de cijfers steeds beter, en kan business control ook meer waarde toevoegen. Zo kunnen de business controllers meer de business in en zien waar inzicht in de cijfers waarde kan toevoegen, bijvoorbeeld op gebied van customer profitability en het effect van innovaties op de omzet. Daar willen we nog veel meer de diepte mee in gaan.”