HR Outsourcing; Iedereen doet het of denkt er over na

Steeds meer Nederlandse organisaties kiezen voor het gemak en de voordelen van het uitbesteden van niet-kernactiviteiten. Administratie bijvoorbeeld kost doorgaans veel energie, kennis en geld maar draagt nauwelijks bij aan het succes van de organisatie. Uitbesteding aan een gespecialiseerde partner is steeds vaker de gekozen oplossing hiervoor. De afgelopen jaren worden steeds meer eisen gesteld aan HR afdelingen. Denk hierbij aan meer flexibiliteit, veranderende regulering en wetgeving, 24/7 inzicht in personeelszaken en een toenemende administratieve last. Deze inspanningen staan op gespannen voet met de voortdurende druk vanuit het bestuur om de kosten te verminderen, of in ieder geval te beheersen.

Tevens bestaat er druk vanuit de ‘business’ om meer toegevoegde waarde en constante kwaliteit te leveren. Om deze uitdagingen aan te gaan kijken veel organisaties naar de wijze waarop HR georganiseerd is en waar de mogelijke verbeteringen of veranderingen doorgevoerd kunnen worden. Zo zijn veel (middel en grote) organisaties naar een ‘shared services’ model overgegaan als een eerste stap van consolidatie en standaardisering. Uit het onderzoek ‘Uitbesteding van HR activiteiten in 2013 – Onderzoek Nederlandse markt’, dat in opdracht van Raet is uitgevoerd door IDC, blijkt dat organisaties de komende jaren in toenemende mate naar uitbesteding gaan kijken. Dit kan gaan over het uitbesteden van specifieke taken (selectieve outsourcing van bijvoorbeeld salarisadministratie) of de uitbesteding van complete HR processen (Business Process Outsourcing ofwel BPO).

In dit artikel krijgt u een helder beeld van welke activiteiten organisaties in beschouwing nemen wanneer het gaat om uitbesteding en welke onderdelen ze zelf het liever blijven doen. Opvolgend hieraan wordt ingegaan op de beoogde resultaten en doelstellingen van bedrijven die reeds een deel van hun HR processen hebben uitbesteed, waarbij tevens is gevraagd of deze resultaten en doelen daadwerkelijk zijn behaald.

Welke HR-activiteiten besteden organisaties uit?
Op de vraag wie er binnen de organisatie eindverantwoordelijk is voor Human Resource Management heef IDC de volgende antwoorden ontvangen: CEO = 24%, CFO = 19%, HR Directeur = 55%. Uit de vraag ‘In welke mate maakt uw organisatie gebruik van of overweegt u Human Resource Backoffice Uitbesteding?’ bleek dat 63% van de participerende organisaties reeds deels of geheel bezig zijn met het uitbesteden van HR activiteiten en processen; 37% gaf aan dit momenteel te overwegen.

Opvallend is dat geen enkel bedrijf heeft aangegeven tijdens het onderzoek dat het uitbesteden van HR diensten, processen en activiteiten niet op de agenda staat. Kanttekening is wel dat er een groot verschil is in de scope van (mogelijke) soorten HR dienstverlening. Als onderdeel van het onderzoek is de deelnemers daarom gevraagd inzicht te geven in de HR activiteiten die men liever zelf blijft doen en welke in scope zijn voor HR uitbesteding. Zie figuur 1.

Figuur 1 – Kunt u aangeven welke activiteiten op het gebied van HR Backoffice u zelf doet en welke u heeft uitbesteed?

Op basis van de input concludeert IDC dat bedrijven graag zelf het HR beleid, strategische personeelsplanning en het beloningsbeleid maken. De reden hiervoor is dat externen dit niet goed kunnen inschatten aangezien ze vaak niet (geheel) op de hoogte zijn van lange termijn doelen en inspanningen die daarvoor nodig zijn. HR administratie omtrent pensioen, salaris, personeel, arbeidjuridische zaken, flexibilisering van arbeidsvoorwaarden en verzuim/arbo zijn wel in scope bij organisaties die openstaan voor uitbesteding. Opleidingsadministratie en de werving & selectie procedures zijn potentiële groeigebieden voor zowel gespecialiseerde HR bedrijven als Nederlandse organisaties.

Doelstellingen en (beoogde) resultaten van HR uitbesteding
De onderzoekers hebben de participanten gevraagd welke beoogde resultaten en doelstellingen men heeft van uitbesteding van HR activiteiten. In figuur 2 de belangrijkste resultaten:

Figuur 2 – Wat ziet u als de beoogde resultaten van het uitbesteden van HR activiteiten, met name op het gebied van personeels- en/of salarisadministratie?
 
De deelnemers aan het onderzoek hebben ook hun primaire doelstellingen aangegeven voor het uitbesteden van HR activiteiten. Deze zijn redelijk in lijn met de beoogde resultaten, namelijk ontzorging betreft voldoen aan wet- en regelgeving, continuïteit en meer tijd voor kerntaken en ruimte voor innovatie. Met andere woorden de HR afdeling ‘koopt’ tijd en delegeert de operationele zaken. Uitbesteding wordt ook steeds meer gezien als het aantrekken van kennis, in plaats van problemen over te dragen naar een leverancier. Door middel van uitbesteding krijgt de organisatie tegen betaling toegang tot additionele gespecialiseerde kennis en – een belangrijk aspect – toegang tot moderne software vaak op basis van best practices van andere organisaties. Ondanks dat kostenbesparing genoemd wordt als de primaire reden om uitbesteding te implementeren, valt het op dat kostenbesparing niet genoemd wordt als primaire doelstelling noch als beoogd resultaat.
 
Wanneer gevraagd in welke mate de opgegeven beweegredenen voor uitbesteding ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn, blijkt dat ‘continuïteit in de kwaliteit van de dienstverlening’ het vaakst gerealiseerd is. Gevolgd door: ‘kostenbeheersing’, ‘verbetering van de dienstverlening’ en ‘kostenbesparing’. In de minste mate gerealiseerd zijn ‘betere klanttevredenheid’ en ‘meer tijd voor strategische activiteiten’.

Tijd en geld
Dat de overdracht van HR activiteiten aan een HR dienstverlener geld kost, zal niet verbazen. En dat afspraken over de duur van de overdacht niet altijd gehaald worden ook niet. Toch is in het onderzoek aan de deelnemers gevraagd of ze inzicht konden geven in wat zij acceptabel achten als terugverdienperiode. Tevens is gevraagd aan de verschillende organisaties wat ze verwachten qua doorlooptijd van een uitbestedingsimplementatie en of deze verwachtingen daadwerkelijk zijn uitgekomen.

De algemene consensus in de markt (op basis van deze enquête) is dat de kosten die gemaakt worden tijdens de implementatie van een HR uitbesteding gemiddeld binnen anderhalf jaar (17,5 maand om precies te zijn) ’terugverdiend’ moeten zijn. Hiermee wordt bedoeld dat de besparing die de uitbesteding oplevert binnen anderhalf jaar net zo groot moet zijn als de kosten die in eerste instantie zijn gemaakt door de betreffende leverancier. Opmerkelijk is dat dit antwoord werd gegeven door zowel de bedrijven die uitbesteding overwegen als de bedrijven die dit reeds hebben doorgevoerd.

Doorlooptijd (implementatie en overdracht)
De deelnemers van het onderzoek zijn tevens gevraagd naar de verwachte doorlooptijd van een dergelijke HR implementatie. Deze vraag is eveneens gesteld aan beide categorieën ‘overweegt uitbesteding’ en ‘reeds doorgevoerd’. Hierbij wordt de gunning aan de HR dienstverlener gezien als de start van de implementatie.

Organisaties die reeds HR uitbesteding hebben doorgevoerd, antwoordden dat ze gemiddeld negen maanden verwachtten, waarbij 60% van de participanten aangaf dat ze de verwachting hadden binnen een jaar klaar te zijn met de overdracht. Organisaties die HR uitbesteding overwegen geven aan gemiddeld 11 tot 12 maanden acceptabel te vinden. De deelnemers is ook gevraagd naar de uiteindelijk gerealiseerde doorlooptijd van de overdracht, en hierbij gaven de meesten aan dat de gerealiseerde implementatieperiode gemiddeld eveneens 11 maanden duurde. 53% van de organisaties had de overdracht binnen een jaar afgerond. Echter gaf 47% aan dat deze periode langer dan een jaar duurde met zelfs een uitschieter naar twee jaar.

Risico’s van HR-uitbesteding
Op basis van de onderzoeksvragen en de diepte interviews heeft IDC proberen te
achterhalen wat de verwachte en daadwerkelijk ervaren risico’s zijn die men
associeert met HR uitbesteding.

Figuur 3 – Wat waren de risico’s die u vooraf aan de uitbesteding verwachtte?  

Zowel het kwantitatieve als kwalitatieve onderzoek laat zien dat organisaties alvorens
een aanbesteding aangeven alert te zijn om niet (te) afhankelijk te worden van de
leverancier. Dit zien de respondenten als het grootste risico van HR-uitbesteding. Achteraf blijkt vaak dat het bovenstaande niet of slechts gedeeltelijk gebeurt.

Het grootste risico is gebleken, is het verschil in cultuur en de daaropvolgende conflicten. Uiteindelijk is de geleverde dienst aan de organisatie een product van samenwerking van eigen
organisatie en een externe uitvoerende partij. Jan Pirovano, Stafafdelingsmanager Personeel & Organisatie bij het Laurentius ziekenhuis: ‘Nog voor ondertekening hebben wij bij de leverancier aanwezigheid in de gesprekken van sales en de delivery verantwoordelijke geëist. De persoon die uiteindelijk levert is degene met wie ik het ‘huwelijk’ aan ga’.

Conclusie
De Nederlandse markt voor HR uitbesteding is volwassener aan het worden en is voorbij de beginjaren; er zijn meerdere nationale en internationale aanbieders, de vraag is stabiel en prijsstelling is competitief. IDC verwacht dat de markt voor HR dienstverlening zal blijven groeien gezien het huidige economische klimaat. 63% van de participerende bedrijven aan dit onderzoek geven aan reeds een deel van hun HR activiteiten te hebben uitbesteed en 37% overweegt dit momenteel. Uitbesteden van de kritische HR processen is geen makkelijke beslissing voor organisaties en vergt een gedegen voorbereiding, waarin de uitbestedende organisatie goed moeten kijken naar de doelstellingen, risico’s, criteria voor leverancierselectie, terugverdienperiode en acceptabele doorlooptijd.

5 tips voor HR-outsourcing

1. Om de voordelen te plukken van outsourcing is het van cruciaal belang om te begrijpen op welke onderdelen de toegevoegde waarde van uitbesteding ligt en om vervolgens een plan te maken hoe dit geïncorporeerd kan worden in de bestaande bedrijfsprocessen.

2. Organisaties zullen voordat ze aan HR uitbesteding beginnen goed onderzoek en voorbereidend werk moeten doen om de bestaande processen, eigenaarschap, actualiteit en design in kaart te brengen, plus de toekomstige situatie helder voor ogen te hebben en niet te vergeten helder dit met de HR partner te communiceren. Daarnaast is een goede samenwerking en verstandhouding (vaak meer dan klantleverancier) een vereiste om problemen zeker bij de start van het project te overkomen.

3. Aangezien binnen organisaties vaak de meningen verschillen over de te volgen HR strategie en werkwijze, is het van belang dat er (veel) aandacht besteed wordt aan het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op HR. Als de stakeholders (beslissers en uitvoerders) op één lijn zitten, kan men actief een partnerschap aangaan met een gespecialiseerd bedrijf.

4. Zeker in het begin van de ‘relatie’ behoeft het zachte gedeelte van uitbesteding aandacht. In deze periode moeten niet alleen processen beschreven en geïmplementeerd worden, men mag er immers vanuit gaan dat een externe partij andere interne processen heeft dan uzelf, maar moet er ook aandacht geschonken worden aan de kwaliteit van de samenwerking. Uiteindelijk zal dat het managen van de uitkomst van het proces vergemakkelijken.

5. De primaire doelstellingen voor het uitbesteden van HR activiteiten zijn redelijk in lijn met de beoogde resultaten, namelijk ontzorging betreft voldoen aan wet- en regelgeving, continuïteit en meer tijd voor kerntaken en ruimte voor innovatie. Met andere woorden, de HR afdeling ‘koopt’ tijd en delegeert de operationele processen. Uitbesteding wordt ook steeds meer gezien als het aantrekken van kennis, in plaats van het verplaatsen van problemen naar de leverancier. Door middel van uitbesteding krijgt de organisatie tegen betaling toegang tot additionele gespecialiseerde kennis en toegang tot moderne software vaak op basis van best practices van andere organisaties.

De volledige whitepaper kunt u hier downloaden: www.raet.nl/outsourcing