Hoe werkt driver based budgetteren?

Driver Based Budgeting is momenteel een echt buzzword, maar wat is het nu eigenlijk? Simpel gezegd is Driver Based Budgeting dat je op basis van diverse input drivers zoals uren en tarief een item binnen de winst- en verliesrekening (bv omzet) kan budgetteren. Daarnaast kan je afhankelijkheden gebruiken waarbij bijvoorbeeld een verandering in de omzet leidt tot (geautomatiseerd) een verandering in de variabele kosten. Dit kun je toepassen op je financiële én niet financiële data. Driver based budgetteren gebeurt daarbij met de ondersteuning van een tool waarmee je je proces van planning en budgettering beheert.

De discussie voeren op afwijkingen
Wat we vaak zien is dat controllers hun begroting helemaal van scratch opbouwen. Zij vragen de managers in hun organisatie bijvoorbeeld om hun operationele budget helemaal van a tot z in te vullen. Maar je kunt in plaats daarvan ook kijken naar trends uit het verleden Stel dat de variabele verkoopkosten de laatste jaren vijftien procent van de omzet waren, vul alvast die vijftien procent van vorig jaar in (je driver) en laat de manager maar wijzigen waar hij of zij denkt daar vanaf te gaan wijken. Want daarover wil je als controller de discussie voeren.

Vaste berekeningen ondersteund door een tool
Of de drivers wel goed doorrekenen zijn dus de zaken waar je geen discussie over wilt hebben, waar je niet eens over na wilt denken. Dat moet een vaste berekening zijn, ondersteund door je tool. Je wilt alleen controleren of de uitkomst conform je verwachting is. Vervolgens kun je dan via je tool duidelijk krijgen waar en waarom je gaat afwijken van datgene dat je in je drivers hebt gedefinieerd, zodat je daarover de discussie kunt voeren binnen je organisatie.

Welke drivers kies je?
Het is belangrijk om goed na te blijven denken over wat relevante drivers zijn voor jouw bedrijf. We zien bijvoorbeeld heel veel bedrijven die elk personeelslid individueel budgetteren. Maar als er bijvoorbeeld een consultant weggaat, heb je een vergelijkbare consultant nodig en die zal ook ongeveer hetzelfde kosten. Je kunt dus beter niet budgetteren op de individuele persoon, maar op het aantal consultants dat je in een bepaalde functie hebt in jouw organisatie.

Voorbeeld van driver based budgetteren in de zorg
Nog een voorbeeld, specifiek voor zorginstellingen. Als je een bepaalde zorgproductie budgetteert, heb je daarvoor een bepaalde hoeveelheid mensen nodig. De knoppen waar je in je scenario’s aan wilt draaien voor de middellange termijn zijn; hoeveel eigen mensen heb je en hoeveel moet je inhuren. Want daar gaan je kosten in zitten. Traditioneel gezien budgetteert een zorginstelling daarvoor alle medewerkers; een hele klus als je zo’n 2000 medewerkers hebt. Tegenwoordig kijkt men echter vaker op een andere manier. Je hebt bijvoorbeeld x aantal cliënten en die hebben zorg nodig. Als je een x aantal bedden hebt, moet je y aanbieden aan zorg: en dat is dan je driver. Daarmee voorkom je ook de hele invul-exercitie van het invoeren van de kosten van al die individuele medewerkers..

Handmatig zaken aanvullen
Door een aantal van je drivers te veranderen, kun je ook weer een nieuw scenario opstellen en een nieuwe forecast maken. Als je bijvoorbeeld elke maand een nieuwe forecast moet opleveren, dan wil je niet elke maand helemaal je W&V vanaf scratch opstellen. Je wilt het een en ander aan drivers instellen en dan komt die forecast er op basis van de voorgedefinieerde drivers vanzelf uitrollen, ondersteund door je tool. Daarnaast kun je uiteraard handmatig gegevens toevoegen, omdat er altijd (onvoorziene) zaken zijn. Zo houd je je proces heel flexibel.

Voordelen van driver based budgetteren
O Significant minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van de gegevens
o Centrale, eenduidige aanpak
o Flexibel en snel
o Maakt (re)forecasting een stuk eenvoudiger
o Verminderd ruis; discussie voeren over afwijkingen

Auteur: LucaNet Nederland