Hoe realiseer ik Corporate Performance Management (CPM)?

Wat is Corporate Performance Management? Definitie; ‘It is a systematic, integrated management approach that links enterprise strategy to core processes and activities. By providing planning, budgeting, analysis and reporting capabilities, CPM allows the business to be “run by the numbers” and measurement to drive management decisions. Dit is een van de vele (anonieme) definities van CPM die in twee zinnen de kern raakt. In de eerste zin staat dat het gaat om een bepaalde management-aanpak; een manier van aansturen, misschien zelfs wel een bedrijfscultuur. De tweede zin geeft aan dat het om plannen en vergelijken gaat; kortom, er moet een doel gesteld worden en afwijkingen moeten gemeten en verklaard kunnen worden. Dat lijkt een aardige definitie te zijn. Maar hoe bereik je als organisatie nu de status van CPM? Uiteraard heb je om deze twee aandachtspunten te kunnen vervullen mensen nodig, slimme mensen en gemotiveerde mensen. Vervolgens heb je systemen nodig die betrouwbaar en snel informatie kunnen verwerken en verschaffen. Daarnaast heb je processen nodig die gestelde doelen verwezenlijken, zoals producten uit het magazijn naar de vrachtwagen brengen, die naar de juiste klant rijden, de juiste factuur sturen (inclusief afgesproken staffelkorting en kwartaalbonus), waarna het geld op tijd binnen moet komen. Tenslotte heb je een organisatiestructuur nodig die de processen en systemen en de mensen logisch aan elkaar koppelt. In het midden daarvan staat de bedrijfsstrategie centraal en daaromheen bevindt zich een ring van communicatie. CPM is dus heel eenvoudig zou je denken; we integreren allerlei zaken, communiceren helder en vaak met elkaar en met behulp van goede systemen en processen verbeteren we het bedrijfsresultaat, en met een scheutje kwaliteitsmanagement doen we dat elk jaar een beetje beter. Et voila, CPM. Maar zo gaat het in de praktijk natuurlijk niet. Communiceren en integreren gebeurt niet op commando, sterker nog dat kan ook nog wel eens averechts werken. Processen en systemen op elkaar afstemmen is ook niet zo eenvoudig. En naast dat alles verandert de bedrijfsstrategie ook nog eens jaarlijks. Als CFO heb je dus naast bovenstaande ontegenzegelijke waarheden ook nog een aantal praktische oplossingen nodig. Misschien is het wel zo dat deze toch wat vage doelstelling, met een aantal concrete acties ‘vanzelf’ bereikt kan worden? Wat is het nut van Corporate Performance management? The Hackett Group heeft door middel van continue research een aantal Best Practices onderkend, die bij bedrijven die World-Class prestaties leveren aantoonbaar hebben geleid tot betere prestaties en vaak zelfs tot world-class prestaties. De volgende cijfers en gegevens zijn afkomstig uit een database van ongeveer 2.000 internationale organisaties die gezamenlijk ruim 3.300 benchmarks hebben uitgevoerd. Op basis hiervan wordt het nut van CPM aangestipt en mogelijke initiatieven om de genoemde World-Class prestaties te realiseren. De kosten van de totale financiele functie zijn bij World-Class presterende bedrijven ruim 31% lager dan bij gemiddeld presterende bedrijven, terwijl het aantal personeelsleden per miljard omzet is bijna 50% lager dan bij de gemiddeld presterende bedrijven. Het loont dus de moeite om enkele initiatieven tegen het licht te houden die kunnen helpen om CPM te realiseren. Hoe wordt Corporate Performance Management bereikt? Er is geen standaard recept waarmee Corporate Management bereikt kan worden. Zoals uit de definitie bleek, moet er een duidelijke bedrijfsstrategie zijn en is een op prestaties en verbetering gerichte management-aanpak een basisvoorwaarde. Gerichte communicatie van doel versus gereliseerde prestaties – en een verklaring én oplossing voor de afwijkingen – is de volgende stap om CPM te realiseren. Maar dat is allemaal nogal algemeen. Welke stappen hebben organisaties die World-Class prestaties leveren nu concreet gezet om die managerial-approach te bewerkstelligen? 1. De uitgaven per FTE aan ICT-kosten zijn bij World Class presterende bedrijven ruim 23% hoger dan bij gemiddeld presterende bedrijven. Geef meer uit aan technologie (functionaliteit, training, beheer en integratie), maar gebruik slechts één ERP-systeem. Het blijkt dat World-Class organisaties focussen op standaardisatie van processen én systemen en dat er aan die systemen meer wordt uitgegeven. Denk hierbij onder andere aan Employee Self Service of EDI met leveranciers én afnemers. Met die duurdere systemen en beter getrainde medewerkers wordt dus een betere prestatie geleverd. 2. World Class presterende organisaties zonder Shared Service Center geven 45% meer uit aan finance kosten dan de organisaties die wel een Shared Service Center hebben ingericht. Implementeer een Shared Service Center, zowel voor financiele processen als voor HR processen. Grotere organisaties zetten steeds meer de stap naar Oost-Europa of Azie, waar hoog opgeleide en gemotiveerde medewerkers nog relatief goedkoop zijn. Door het opzetten van een Shared Serviec Center bespaart men niet alleen kosten, het is automatisch ook een stap om systemen en processen te standaardiseren. Stroomlijning van processen en systemen levert vaak nog veel meer op dan de besparing op FTE’s (aantal én loonsom). 3. World Class presterende bedrijven brengen significant minder detail aan in hun budget en geven daarmee ruim 56% minder uit aan hun budgeteringsproces. Verminder het aantal regels en overbodig detail in het budget en zie naast de doorlooptijd ook de kosten fors dalen. Gebruik daarnaast een rolling forecast om flexibel op markt-veranderingen in te kunnen springen. Veel organisaties denken te winnen aan kwaliteit door meerdere budget-iteraties te laten plaatsvinden, maar de betrouwbaarheid van de cijfers wordt vaak kleiner, juist omdat het proces langer duurt en de veranderingen in de markt weer moeten worden verwerkt in de planning. 4. Hoewel het verschil tussen World-Class en gemiddeld presterende organisaties iets kleiner is geworden door de Sarbanes Oxly wetgeving, leveren World Class organisaties hun cijfers aan het einde van de maand nog steeds sneller op. Andere bewezen Best Practices zijn gericht op het verkorten van de maand- en de jaarafsluiting door het proces te vereenvoudigen en door inter-company transacties meer electronisch te laten verlopen, waardoor automatische eliminatie en later consolidatie wordt vereenvoudigd en versneld. Een snelle oplevering van maand- en jaarcijfers wordt niet alleen gewaardeerd door beleggers, het geeft ook aan dat de processen en systemen ingericht zijn op snelle oplevering van cijfers, waarmee afwijkingen tussen plan en werkelijkheid snel geevalueerd kunnen worden. CPM bestaat dus en CPM werkt. Organisaties die succesvol hun mensen, processen, systemen en organisatie op elkaar hebben afgestemd, en die processen hebbengestandaardiseerd én gecentraliseerd, kunnen de processen versnellen, voeren die processen goedkoper uit en beschikken sneller over betere informatie. Kortom, ze presteren beter dan hun collega’s. De kunst is om deze voordelen ook op langere termijn te benutten. Bedrijven die de moed hebben om zich te vergelijken met anderen om daarvan te leren, introduceren op die wijze vaak de gewenste cultuur die de medewerkers continue inspireert om te verbeteren.