Hoe Power BI je helpt op koers te blijven

BLOG – In deze crisistijd wordt vaak het belang van het behouden van regelmaat en rust benadrukt. Het zoveel mogelijk aanhouden van dezelfde ochtend-, middag- en avondrituelen zou goed voor ons zijn. De gedachte is dat het structuur aanbrengt in de dag en dat dit ons het gevoel van controle teruggeeft, juist nu het coronavirus het normale leven zo ontregeld heeft.

Door Jeroen Kooij. Hij is BI Consultant bij Hillstar.

Dit advies lezende bedacht ik mij dat dit ook heel goed van toepassing is binnen de werkomgeving. Door het hebben van goede managementrapportages creëer je rust en structuur en reguleer je de monitor- en beslismomenten. Je begint de werkdag uiteraard eerst met een goede kop koffie en dan open je de rapportages. Je ziet meteen hoe de organisatie ervoor staat en of je vandaag verder kunt gaan met het coronaprotocol uitwerken… of dat je toch eerst andere acties moet gaan ondernemen.

Stap voor stap

In een eerdere blog, Hoe volwassen is uw BI-omgeving?, benoemde ik reeds het belang van een goed geïmplementeerd Business Intelligence proces. Het komen daartoe gebeurt niet in één keer maar doe je stap voor stap: het begint met het vastleggen van gegevens, daarna met het maken van de eerste overzichten en dit breidt zich zo steeds verder uit. Belangrijk bij elke stap is om zoveel mogelijk focus in te bouwen. De verleiding is immers groot om zoveel mogelijk informatie te tonen, maar dit maakt het snel onoverzichtelijk, overweldigend en daarmee vaak onbegrijpelijk. Het gevaar van niet gebruikte rapportages ligt op de loer.

KPI's

Het is dus belangrijk om de rapportages in te laten gaan op precies die zaken die van belang zijn om op te gaan sturen. Met andere woorden de rapportage moet zijn opgebouwd rondom KPI's: Kritische Prestatie Indicatoren. KPI's zijn een samenvatting van belangrijke variabelen die jou of jouw organisatie informeren over hoe het gaat. Er is altijd een norm gekoppeld aan een KPI, zodat je direct kunt zien of er goed of slecht gescoord wordt. Klinkt handig, toch? Maar hoe maak je deze stap binnen je rapporten naar KPI's? Hieronder beschrijf ik enkele voorbeelden van informatie die ik bij veel klanten tegenkom.

Projecten

Een veel gebruikte basis om binnen projecten op te sturen is natuurlijk de omzet en daarmee de marge. Veel tijd wordt besteed aan het maken van prognoses en begrotingen. Het bij elkaar zetten van relevante gegevens zorgt al snel voor een steeds groter wordende tabel. Om het geheel overzichtelijker te tonen is een grafiek (denk aan de S-Curve) een enorme verbetering. Dit zorgt ervoor dat in één oogopslag afwijkingen tussen de verschillende waarden kunnen worden geconstateerd. Wanneer een lijn uit de pas gaat lopen, gebeurt er iets wat we in de gaten moeten houden. Diverse vragen komen dan eigenlijk vanzelf naar boven: hebben we minder projecten dit jaar of lopen we achter met onze facturering? Dit kan een beginpunt zijn om het rapport meer KPI gericht op te bouwen. Door indicatoren in kaart te brengen die invloed hebben op de lijnen en daarbij ook meteen de bijbehorende normen vast te stellen vormen we KPI's.

KPI's op basis van zo'n grafiek kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Percentage afwijking ten opzichte van begroting
  Een afwijking ten opzichte van een begroting groter dan vijf procent kleurt rood op in de rapportage. Let op er is iets aan de hand! Een bandbreedte tussen de één en vijf procent kan als waarschuwing oranje worden gekleurd; hou het in de gaten.
   
• Margepercentage
  Marge is een veel gebruikte indicator die inzicht geeft in de prestaties. Waar minder omzet of minder projecten een gevolg van verschillende variabelen kunnen zijn, levert de marge over het algemeen een betrouwbaar beeld op. Wanneer zakt het margepercentage onder een kritieke grens?
   
• Aantal lopende projecten
  Wellicht geeft het aantal lopende projecten een goed beeld van de prestaties van de organisatie. Vooral bij aantallen zijn normen erg belangrijk. Dit voorkomt dat het rapport een aaneenschakeling van aantallen wordt. Het aantal lopende projecten kan worden afgezet tegen een harde norm: minstens 25. Het kan ook afgezet worden ten opzichte van vorig jaar: minstens net zoveel als vorig jaar.
   
• Pijplijn
  Uitstaande trajectoffertes kunnen een indicatie geven van de te verwachten omzet. Minder offertes of een aanzienlijk lager aanbiedingsbedrag dan vorig jaar kunnen reden zijn tot zorg. Een belangrijk gegeven dus om op te nemen als indicator. Hiermee is ook mooi zichtbaar dat verschillende indicatoren samenhang vertonen. Minder offertes kunnen in de toekomst immers leiden tot een afwijking op de begroting.
   
• Onderhanden werk (OHW)
  Een post die goed in de gaten gehouden dient te worden is de post Onderhanden Werk, OHW. Een te grote post OHW kan een risico vormen; het is geld in de wacht wat nog niet besteed kan worden. Het is ook niet altijd zeker dat de volledige post betaald gaat worden. Een KPI voor OHW kan worden weergegeven als een bedrag, maar ook in de vorm van het aantal uur. Een voorbeeld: Aantal uren onderhanden werk/Totaal aantal declarabele uren begroot in periode
   
• First Time Fix
  Kwaliteit is iets waar binnen organisaties steeds meer waarde aan wordt gehecht. Maar hoe meet je kwaliteit? Een manier om iets te zeggen over kwaliteit kan zijn om te kijken naar het aantal serviceopdrachten dat in één keer het probleem oplost, de zogenoemde First Time Fix. Stijgt het aantal serviceopdrachten waar vervolgacties op nodig zijn, dan kan dit aanleiding geven om de oorzaak hiervan te onderzoeken. Wat is een aanvaardbaar percentrage serviceopdrachten met een vervolgactie?

Hulp nodig?

Hopelijk hebben de genoemde voorbeelden ideeën gegevend Hillstar biedt met de BI-oplossing BIRDS een standaard set aan rapportages die hier uitermate geschikt voor zijn. Voor servicegerichte branches hebben we ook rapportages op basis van 4PS Construct waarmee we zaken als Onderhanden Werk & First Time Fix in kaart brengen. KPI's zijn echter erg organisatie specifiek en kunnen dus voor jouw organisatie heel anders zijn dan genoemde voorbeelden. Heb je moeite met het bepalen van juiste KPI's dan denken we bij Hillstar natuurlijk graag met je mee!

(Deze tekst verscheen ook op www.hillstar.nl; foto: David Schwarzenberg, Pixabay)