Hoe machine learning vakantiestress kan helpen voorkomen

Lees ook: Trap er niet in! De verleidingstrucs van mooie, dirty dashboards

Kinderen vrij, rust op kantoor, paspoorten vernieuwen, mooi weer.. prikkels genoeg om vooruit te kijken naar een welverdiende vakantie op een camping in Frankrijk, genietend van een barbecue in korte broek nadat je de hele dag in een verkoelend zwembad lekker bruin hebt liggen bakken. Helaas is de realiteit voor veel (financieel) managers anders.

Steeds bereikbaarder
Want hoe dichter het moment van tijdelijk afscheid nemen van collega-managers en medewerkers komt, des te harder de vakantiestress toeslaat. Zo zijn daar de bergen e-mails en andere zaken die nog ‘even snel’ voor de vakantie moeten worden afgehandeld en wat te denken van het extra werk en de verassingen die ná de vakantie ongeduldig liggen te wachten. En, helaas, tijdens de vakantie is het al niet veel beter. We zijn steeds bereikbaarder. Slechts een minderheid van de managers maakt zich volledig los van het werk tijdens de vakantieweken. 

Ontstressen met technologie
Dit alles zou voor een groot deel de schuld zijn van de nieuwe technologie, volgens vele publicaties. Door allerlei technologische ontwikkelingen (smartphone, 4G, Wifi, tablets, slimme apps) wordt de scheiding tussen werk en privé almaar dunner. Technologie als boosdoener dus. Maar deze stelling kun je ook omkeren: nieuwe technologie, zoals Machine Learning, kunnen we inzetten om de manager tijdens zijn vakantie te ontstressen. Vooropgesteld: deze insteek kan ik niet staven aan de empirie, maar ontstond tijdens een brainstormsessie met mijn developers over dit onderwerp. 

De cijfers
De toonaangevende managementprofessor Fred Luthans onderscheidt vier groepen activiteiten die managers uitvoeren: 
1. Netwerken
2. Communiceren
3. Traditioneel managen
4. Managen van human resources

De gemiddelde manager besteedt 19% van zijn tijd aan netwerken (interactie met outsiders, politiek gedrag, socialiseren), 29% aan communiceren, 32% aan traditioneel managen (plannen, besluiten en beheersen) en 20% aan het managen van human resources (motiveren, conflicten oplossen, staffing en trainen). 

Oncontroleerbaar = stress
Vanaf je zonnige vakantieadres op afstand zijn netwerken, traditioneel managen en managen van human resources niet goed uitvoerbaar en beheersbaar. Dan blijft alleen communiceren over. Je bent immers makkelijk bereikbaar. Verreweg de meeste managers staan dan ook tijdens hun vakantie in contact met het werkfront en communiceren erop los. De vakantiestress zit hem naar mijn mening vooral in de resterende, onuitvoerbare 71% van de managers-activiteiten. Weinig stressvollers te bedenken dan onbeheersbare, oncontroleerbare situaties op afstand.

Automatische voorspellingen
Dan de hamvraag: kan Machine Learning voor verlichting van vakantiestress zorgen? Ik gooi een balletje op, met de huidige stand van zaken der techniek in mijn achterhoofd. In de scope van de verantwoordelijkheden van een Financieel Manager zitten hoofdzakelijk activiteiten die volgens vaste patronen verlopen. Denk hierbij aan de maandafsluiting, maar ook de meeste andere processen. Door die (letterlijk) voorspelbare processen systematisch te monitoren en minen, kan je met behulp van Machine Learning werken aan betrouwbare voorspellingen over de risico’s en op basis daarvan het systeem laten bepalen in welke situaties je als Financieel Manager geïnformeerd moet worden. Kortom: wanneer is actie op afstand gewenst en wanneer kun je in je strandstoel blijven liggen? 

Management by Exceptions
Dit is in feite een Management by Exceptions-gedachte maar dan gebaseerd op uitkomsten uit Machine Learning. Medewerkers zullen lang niet in alle gevallen een manager tijdens zijn vakantie informeren over mogelijke problemen. Prettig, want zijn die niet juist ook een bron van stress? Uit onderzoek blijkt dat 40 procent van de managers gestresster terug van vakantie komt dan ze waren voor vertrek!

Systeem vertrouwen
De schoorsteen van een Finance-afdeling moet doorroken tijdens de afwezigheid van de Financieel Manager. Dat voorkomt conflictsituaties in en buiten de afdeling, waar de manager tijdens zijn vakantie geen vat op heeft. Machine Learning kan helpen dit te voorspellen. Misschien nog wel belangrijker is de vraag: bent u er klaar voor om uw systeem daarin meer te vertrouwen dan uw medewerkers?

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.

Bronnen:
– Luthans, F., R.M. Hodgetts, en S.Rosenkrantz (1988), Real managers. – Cambridge
– (MA): Ballinger.
– Engage Employee, Holidays stress a major issue as three in five in British employees work while on leave. Geraadpleegd op 1 juli 2017. http://engageemployee.com/holidays-stress-a-major-issue-as-three-in-five-in-british-employees-work-while-on-leave/ 
– Effectory, More than half of employees struggling to deal with stress ( juli 2017)