Hoe los je het probleem van missende aankoop facturen op?

Steeds meer aankopen gebeuren online bij verschillende leveranciers waardoor facturen lastiger terug te vinden zijn. Daarnaast zijn er de emails die je ontvangt van dienstverlenende bedrijven met de kop: “Uw factuur staat klaar.” Je wordt wederom aan het werk gezet.

Een voorbeeld case van een groot Amsterdams bedrijf: De directeur van de afdeling eCommerce heeft één credit card, alle twintig collega’s mogen deze kaart gebruiken voor online aankopen. Aan het einde van iedere maand komt iemand over de afdeling speuren met verschillende vragen voor diverse mensen; Wie heeft dit gekocht? Waar kan ik deze factuur vinden? Aan wie kan ik deze kostenpost toewijzen?

Het vandaag gestartte Amsterdamse bedrijf Storecove heeft een oplossing ontwikkeld. Het online platform zorgt er automatisch voor dat alle facturen in één zakelijk verzamelaccount worden geplaatst. 

Gebruikers wordt gevraagd eenmalig een @storecove.com shopping adres aan te maken welke daarna voor alle online aankopen wordt gebruikt. Voor webwinkels waar al eerder een account is aangemaakt dient het email adres éénmalig te worden gewijzigd in het @storecove.com shopping adres. Alle emails worden automatisch en zonder vertraging ook naar je eigen mailbox doorgestuurd zodat het bestelproces niet verandert. 

Van iedere online aanschaf wordt de factuur voortaan digitaal opgeslagen, gerangschikt op toeleverancier, besteller en bestelstatus. Gegevens worden automatisch ingelezen en op kostenplaats en kostenregel klaargezet ter inzage of voor import naar een boekhoudprogramma. Je hebt, zelfs als medewerkers vertrekken of wisselen, altijd de aankoopgeschiedenis, facturen, garantiebewijzen en abonnenmenten bij de hand. Voor meerdere accounts binnen één bedrijf is het voldoende om meerdere email adressen aan te maken waardoor alle uitgaven en facturen ook per persoon inzichtelijk zijn. Admin-users kunnen vervolgens toegang krijgen tot alle accounts voor inzage en procuratie doeleinden. 

Verzamelen van facturen hoeft zo geen tijd te kosten en je loopt geen BTW teruggaaf meer mis.

Bekijk de nieuwe dienst op: Storecove.com