Hoe kan Finance de wendbare organisatie ondersteunen?

Adaptiveness in Finance is gebaseerd op relatieve performance benchmarks in plaats van fixed annual targets, grenzen waarbinnen de business vrij kan opereren in plaats van compliance, empowerment in plaats van decentralisatie, waarnemen en reageren in plaats van voorspellen en het delen in plaats van informeren. Om adaptiveness in Finance te laten werken moet je meer doen dan alleen een ander planning & control model selecteren. Adaptiveness in Finance gaat erom hoe we ervoor zorgen dat de inzichten en kennis die we verkrijgen de responsiveness van de business vergroten.

Stichting Strategic Management Centre, verricht samen met Finace en CFO Magazine, onderzoek naar het thema Agility en de wijze waarop de finance functie de adaptieve organisatie ondersteunt. Dit onderzoek wordt gedaan onder financiële professionals van in Nederland opererende bedrijven. Het doel van het onderzoek is om inzicht te krijgen in de wijze waarop de Financiële functie inspeelt op de, mede onder invloed van de economische crisis, toegenomen turbulentie in de omgeving van bedrijven. Centraal thema daarbij is de invloed die de toegenomen onzekerheid heeft op de inrichting en de wijze van gebruik van de planning en control systemen van de onderzochte bedrijven. Daarbij is ook gekeken naar de wijze waarop de inrichting van planning en control systemen samenhangt met de capaciteit van de organisatie om in te spelen op onzekerheid en de mate waarin dit tot uiting komt in de prestaties van een bedrijf ten opzichte van zijn‘peers’.

Tijdens een rondetafelsessie op het Jaarcongres Finance Transformation op 9 december 2010 besprak Wim Verheij, Lid Raad van Bestuur Finace, de voortgang van het onderzoek naar wendbaarheid dat Finace in samenwerking de VU uitvoert. Aan de discussie namen een aantal doorgewinterde financiële professionals mee waarvan het merendeel aan het onderzoek heeft meegewerkt.

“Twee jaar geleden hebben we als Finace besloten dat „agility? het thema is dat we graag naar de markt willen brengen”, begint Verheij zijn verhaal. “In samenwerking met Frans Roozen van de VU zijn we een onderzoek gestart naar Agility en de rol van de financiële functie hierbij. Agility staat voor slagvaardigheid, wendbaarheid en flexibiliteit, maar eigenlijk betekent het de snelheid waarmee bedrijven zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Scoren beter presterende organisaties ook beter op de meetlat voor agility?”, gaat Verheij verder. “Dat was de centrale vraag in het onderzoek. Met andere woorden: Levert agility een bijdrage aan het succes van de onderneming? Daarnaast wilden we weten hoe de financiële functie bijdraagt aan agility.”

Frans Roozen: De heilige graal in planning & control

“Het onderzoek is twee jaar geleden gestart. Uit het eerste onderzoek onder 92 respondenten kwamen twee belangrijke inzichten naar voren:

– Bedrijven die zich sneller kunnen aanpassen presteren beter in termen van financiële performance;
– Bedrijven die zich in het topkwartiel bevinden maken vaker gebruik van een adaptief planning & control (p&c) instrumentarium (rolling forecasting, trendanalyses, focus op relatieve performance vergeleken met peers) dan van traditionele planning & control (meerjarenplanning, budget leidend, budget versus actuals met verklaring van verschillen).”

Roozen: “In het tweede deel van de studie hebben we de deelnemersgroep in vier sectoren opgesplitst: Fast Moving Consumer Goods / Technologie / Financial Services en Public. Van deze sectoren gebruiken in het algemeen Financial Services en Public organisaties meer traditionele p&c systemen. Als we de „agile? bedrijven onderscheiden van de minder „agile? bedrijven kunnen we concluderen dat het sector-onderzoek de resultaten van het onderzoek uit 2009 sterk ondersteunt.”

“Ook hebben we gekeken naar de invloed van de crisis”, vervolgt Roozen. “In hoeverre zijn veranderingen die zijn doorgevoerd in de p&c cyclus van tijdelijke aard? Wat bijvoorbeeld duidelijk is geworden is dat wanneer sprake is van turbulentie, de rolling forecast wordt geïntensiveerd bij bedrijven die gebruik maken van adaptieve p&c instrumenten. Van kwartaal gaat het bijvoorbeeld naar een maand. Bij de andere, meer traditionele groep, wordt de snelheid van rapportages opgevoerd en worden er KPI?s toegevoegd over bijvoorbeeld cashflow.

” Verheij voegt hieraan toe: “Bedrijven die werken met een agile instrumentarium hebben de traditionele instrumenten binnen hun organisatie meestal versimpeld, dus: sneller en effectiever rapporteren met minder mensen en minder gedetailleerd.”

Vlnr: Hans van Slooten (CFO, Randstad Nederland), Wim Verheij (Lid
RvB, Finace), Koos Tromp (CFO, Heineken Nederland) en Rob Leicher
(Group Controller, Mediq)

Nog iets anders is opgevallen in het onderzoek, vertelt Roozen. “Bij een outperformer op de beurs bleek dat deze gebruik maakte van een heel traditioneel planning & control instrumentarium. De verklaring hiervoor is dat de leiderschapsstijl van de CEO bij dit bedrijf heel goed aansluit op het gebruikte planning & control systeem. Een kanttekening hierbij is de vraag of dit wel duurzaam is. In de volgende fase van het onderzoek gaan we het element „leiderschap? en het verband met het p&c systeem nader onder de loep nemen.”

Uit het sectoronderzoek is verder naar voren gekomen dat bedrijven uit de financiële sector zichzelf hoog ranken op adaptieve p&c. In werkelijkheid gebruiken ze juist meer traditionele p&c-instrumenten. Dit verschil vindt Roozen moeilijk te verklaren. “Het kan te maken hebben met de complexe omgeving waarin banken momenteel verkeren”, zegt Sanjin Nabuurs (Manager Financial Control, RBS). “Bij andere banken is het budget nog leidend, terwijl RBS rolling forecasting gebruikt.” Roozen denkt dat de verandering waarin de sector zit inderdaad invloed heeft op het beeld. Het is een momentopname. “Het lage gehalte van agility zou ook kunnen liggen aan de lage snelheid van verandering in de sector.” Dat stelt Wim Verheij van Finace. “Immers, hoe snel stappen mensen over naar andere financiële producten?” 

Vlnr: Bert de Kok (CFO, IBM Benelux), Bernd Schlattmann (Manager
Finance, Vrumona), Rob Remmerswaal (Manager Group Finance &
Control, ING), Sanjin Nabuurs (Manager Financial Control, RBS)

Koos Tromp (CFO, Heineken Nederland) vraagt zich af in hoeverre de financiële functie overschat wordt met het onderzoek. “Als ik mijn p&c niet aanpas kan ik nog steeds een hele adaptieve organisatie zijn, bijvoorbeeld door afscheid te nemen van de flexibele laag medewerkers.” “Dat moet je natuurlijk niet doen”, grapt de CFO van Randstad Nederland Hans van Slooten. De vraag blijft: hoe belangrijk is finance voor agility? Roozen: “Het is nooit de bedoeling geweest om te bewijzen dat finance cruciaal is voor agility, maar om de relatie aan te tonen tussen agility en financiële performance. Ook wilde we weten of je het terugziet in de p&c-cyclus wanneer een bedrijf agile is. Afgelopen jaar hebben we aangetoond dat de resultaten uit 2009 niet gekleurd zijn door sectoren.”

Conclusie
Roozen: “We hebben dus een bevestiging van de bevindingen uit 2009. We gaan in de volgende fase van het onderzoek kijken naar leiderschap en vertrouwen. Heb je voor agility en adaptief vermogen leiderschap en vertouwen nodig? Het lijkt er nu op dat agility en adaptief vermogen floreren wanneer het vertrouwen binnen de organisatie hoger is.”

De grote vraag hierbij is: Hoe institutioneel je vertrouwen? Roozen: “Het heeft allemaal te maken met leiderschap. We kunnen het beste planning & control instrumentarium ter wereld ontwikkelen, maar als het niet aansluit op de leiderschapstijl is het futiel.”

Wilt u deelnemen aan het onderzoek naar de wendbaarheid van organisaties en de rol van finance hierin? Of wilt u meer weten over het onderzoek? Neem dan contact met ons op of kijk op onze website waar u meer informatie vindt over het onderzoek www.finace.nl

Frans Roozen via frans.roozen@smclaren.com
Joep van den Brink, joep.van.den.brink@finace.nl

9 december 2010 – Finance Transformation congres