Hoe haal ik meer waarde uit mijn ERP-systeem?

Geen KPI’s, maar Process Performance Indicators
Veel organisaties hebben KPI’s (Key Performance Indicators) gedefinieerd om de prestaties van de onderneming te monitoren en te meten. Deze ondernemingen weten dus ook dat bijvoorbeeld de factuurbetrouwbaarheid (first time right) te laag is. In de praktijk zien wij echter dat weinig ondernemingen het inzicht hebben waarom dit zo laag is. De oplossing hiervoor is het definiëren van prestatie-indicatoren op procesniveau. Deze indicatoren, Process Performance Indicators (PPI’s), kunnen concreet aantonen waar verbeteringen mogelijk zijn. Bovendien geven ze inzicht in aan welke knoppen moet worden gedraaid om de processen van een onderneming te verbeteren.

Met behulp van nieuwe data analyse technieken kan op eenvoudige wijze inzicht gekregen worden in de PPI’s. Dit leidt vaak tot verrassende inzichten voor ondernemingen. Op basis van de PPI’s kan de performance van het huidige proces in kaart worden gebracht door de transactionele data uit het ERP-systeem te analyseren. Benchmark gegevens dienen vervolgens om de performance van de processen te vergelijken met andere organisaties. De resultaten van deze analyse geven een concreet inzicht waar verbeteracties kunnen worden gestart om de KPI’s voor bijvoorbeeld het verkoopproces te verbeteren. De perceptie is vaak dat de processen efficiënt en effectief zijn ingericht, maar de feiten laten vaak wat anders zien. Door meer gebruik te maken van de mogelijkheden in ERP-systemen kunnen significante besparingen worden gerealiseerd zowel op indirecte kosten (bijvoorbeeld FTE’s) als ook op directe kosten (bijvoorbeeld te vroeg betalen van geleverde diensten).

Standaardisatie en Single Instance
Organisaties hebben op dit moment vaak verschillende ERP-systemen operationeel. Dit heeft verschillende oorzaken variërend van een decentrale aansturing vanuit het verleden tot het gevolg van fusies en overnames. Hierdoor is het niveau van standaardisatie normaliter laag. Soms is er één standaard chart of accounts geïmplementeerd maar standaardisatie op inkoop- of verkoopprocessen is vaak niet aanwezig. Daarnaast zien we op dit moment een duidelijke trend van herimplementatie van ERP-systemen waarbij de vraag van single instance en standaardisatie hoog op de agenda staat.

Steeds meer organisaties kiezen voor het technisch samenvoegen van meerdere (en uiteindelijk alle) organisatieonderdelen in één ERP-systeem. Dit heet een Single Instance. Belangrijke drijfveren zijn het verhogen van de bedrijfsprestaties door een eenduidige inrichting op basis van good practices en het verlagen van de Total Cost of Ownership (TCO). Een andere reden voor standaardisatie zijn ontwikkelingen in de markt. Voor een aantal sectoren geldt dat klanten een uniforme werkwijze eisen van hun leveranciers. Met name internationaal opererende organisaties zien deze eisen van hun internationale klanten vaker terugkomen. Indien een organisatie verschillende ERP-systemen heeft , bijvoorbeeld per land, dan is een uniforme werkwijze naar klanten lastig te organiseren.

Scenario’s
Indien er gekozen wordt voor single instance en standaardisatie zien wij grofweg drie scenario’s:
1. Een organisatie kiest voor één single instance voor de hele organisatie.
2. Single instance per bedrijfsonderdeel. Grote organisaties waarvan de synergie tussen de bedrijfsonderdelen beperkt is zien we een keuze voor één SAP-systeem per divisie maken.
3. Single instance geografisch georganiseerd. Wereldwijd opererende organisaties kiezen voor dit scenario als er tussen de werelddelen relatief weinig interactie is (bijvoorbeeld geen complexe supply chain). Daarbij ligt een driedeling in ASPAC, Europa en Americas voor de hand.

Standaardisatie op processen en data
Waar het opzetten van een Single Instance ERP-systeem vaak een technisch karakter heeft is standaardisatie op processen en data ook mogelijk. Afhankelijk van de gemaakte keuzes brengt dit grote veranderingen voor de organisatie met zich mee. We onderkennen verschillende niveaus van standaardisatie. Deze niveaus gaan van het laagste niveau – IT-technische standaardisatie – tot een niveau waarbij de bedrijfsprocessen op eenzelfde manier verlopen. Grofweg zijn er twee gebieden te onderscheiden. Standaardisatie van de onderste drie lagen levert met name voordelen op voor de IT-beheerkosten (ook wel Total Cost of Ownership).

Bijvoorbeeld door standaardisatie van data centers, SAP clients, servers, databases en applicaties. Standaardisatie van de hoogste drie lagen levert met name procesvoordelen op voor de gebruikersorganisatie. Het betreft dan de inrichting van de customising maar ook gebruikte transactiecodes, user exits, velddefinities en de company codes. Voor de gebruikers van het ERP-systeem gaat het dan om proces en datastandaardisatie. Bijvoorbeeld standaardisatie van de artikelen, leveranciers of klantmasterdata. Naast bovengenoemde voordelen, zijn er ook nadelen c.q. risico’s verbonden aan standaardisatie en single instance systemen. Dit betreft met name de kosteninspanning voor het onderhoud en beheer van de standaarden en de single point of failure. Daarnaast is het standaardiseren van processen niet zonder risico’s. Hierbij valt te denken aan het afnemen van concurrentiekracht door standaardiseren van lokale processen die de lokale organisatie onderscheidend en concurrerend maken.

Tax en IT
Het sterk toenemende belang van de controle van de fiscale positie dwingt ondernemingen om nadrukkelijk aandacht te besteden aan betrouwbare en efficiënte automatisering van de fiscale verplichtingen en processen. De toenemende inzet van IT ter ondersteuning van bedrijfsprocessen maakt noodzaak en nut ervan alleen maar groter. Daarbij zijn er wel verschillen te constateren per belasting. Directe belastingen zoals vennootschapsbelasting en loonbelasting zijn met name afhankelijk van de financiële rapportages uit de ERP-systemen. Indirecte belastingen zoals BTW, douaneheffingen en accijnzen worden gedreven door de inrichting van de logistieke stromen van de onderneming. Deze logistieke stromen zijn in belangrijke mate afhankelijk van de inrichting van het ERP-systeem.

Het belangrijkste raakvlak tussen ERP-systemen en fiscaliteit ligt naar onze mening dan ook bij die belastingsoorten. Vreemd genoeg zien wij dat dit raakvlak tussen IT en belastingen in veel gevallen nog maar beperkt aandacht krijgt. Wij zien dat bij ERP-implementaties onvoldoende aandacht is voor de consequenties van de implementatie voor de belastingaangiftes. Tegelijkertijd zien wij dat bij fiscale herstructureringsprojecten de implicatie voor de bestaande ERP-systemen pas in een heel laat stadium aan de orde wordt gesteld.

AudIT innovation
Vanzelfsprekend kan ook de controle aanpak die accountants volgen worden vernieuwd door gebruik te maken van de ERP-systemen van ondernemingen. Veel bedrijven streven naar het maximaal automatiseren van hun routinematige processen. De accountant kan in de controle aanpak dan ook maximaal gebruik maken van de controles die door het ERP systeem worden afgedwongen (applicatie controles). De combinatie van het testen van de applicatiecontroles (controlegerichte aanpak) én het daadwerkelijk vaststellen of alle transacties via deze controle zijn gelopen (gegevensgerichte aanpak) leidt niet alleen tot een efficiënte controle maar geeft ook veel meer zekerheid dan de aloude steekproef.

Stephen van den Biggelaar is IT advisory partner bij KPMG. Hij adviseert organisaties in de industriele en consumenten sector op het gebied van ERPsystemen. Gerben de Roest is senior manager bij KPMG Advisory N.V. Hij is betrokken bij een groot aantal audit en adviesopdrachten bij nationale en internationale ondernemingen op het gebied van SAP.