Hoe finance de perfecte partner voor de business kan worden

Door Rob Cools

Financiële professionals zijn dagelijks druk bezig met transactieverwerking, compliancevoorschriften en controlewerkzaamheden. Allemaal belangrijke taken met één gemeenschappelijk kenmerk: de focus is gericht op wat was en niet op wat gaat komen. Dat is een grote drempel als je samen met de andere afdelingen vorm wilt geven aan de toekomst van de organisatie. 

Dat is misschien een voor de hand liggende constatering. Toch lukt het weinig financiële teams om over die drempel heen te stappen. Waarom krijgen we die transformatie niet voor elkaar? De oorzaak ligt vooral bij de bestaande financiële systemen. Die vormen een barrière om een echt partnerschap aan te gaan. Een partnerschap waarin finance ten eerste waardevolle business analytics aanlevert, ten tweede heldere plannen en vooruitzichten op tafel kan leggen en ten derde de flexibiliteit en slagkracht heeft om analyses, plannen en processen mee te laten bewegen met de ontwikkelingen van de business. 

Bestaande ERP-systemen zijn vrij autoritair
Laten we eerst kijken naar die business analytics. Waardevolle analytics met een positieve invloed op de zakelijke resultaten hebben vier eigenschappen die oudere systemen missen: een brede definitie van de gebruiker, relevantie van informatie, eenvoud en beschikbaarheid op elk apparaat. De traditionele ERP-systemen zijn ontwikkeld voor een vrij autoritair tijdperk waarin slechts een handvol functionarissen de informatie ontving. Die communiceerden het vervolgens naar gelieve naar de overige medewerkers. Tegenwoordig is financiële informatie veel breder en democratischer beschikbaar. 

Een breed publiek is geïnteresseerd in analytics en analyses over winstgevendheid, wat-als-scenario’s en kosten. De meeste ERP-systemen zijn echter gebouwd voor financiële en fiscale verslaglegging en voor het voldoen aan regelgeving en leveren geen contextuele analyses. Om de rapportages te verbeteren, worden vaak extra functionaliteiten voor business intelligence of performance management toegevoegd aan het bestaande systeem. Maar dat is een lapmiddel. De rapportages zijn niet zozeer het probleem, maar de kwaliteit van de brondata en de mogelijkheden om makkelijk conclusies te trekken uit de analyses. 

Al op transactieniveau waardevolle data vergaren
Als je niet al vanaf het begin bij de transactieverwerking de juiste data weet vast te leggen, krijg je nooit relevante analyses, hoeveel extra functionaliteiten je er ook bij schroeft. Moderne systemen vergaren al op transactieniveau waardevolle data zodat je altijd direct uit het systeem de relevante analytics kunt halen, zonder de extra kosten, complexiteit, onderhoudswerkzaamheden en controleproblemen van toegevoegde oplossingen. 

Starten met de juiste data is stap één. Die data toepasbaar maken is stap twee. Niet iedereen die het systeem gebruikt, is immers een systeemexpert, dus de analytics moeten heel eenvoudig toegankelijk, definieerbaar en te begrijpen zijn. En omdat bijna niemand meer de hele dag achter zijn desktop zit, moeten die analytics altijd, overal en op elk apparaat toegankelijk zijn. De systemen moeten dus vanuit het ontwerp al standaard mobiel gebruik mogelijk maken. 

Eén versie van de waarheid
De tijd van statische plannen met een houdbaarheid van een paar jaar, ligt definitief achter ons. Juist om een waardevolle partner van de business te zijn moet planning een doorlopende activiteit zijn. En om ervoor te zorgen dat planning en prognoses ook effectief en zinvol zijn, moet je die in één systeem combineren met transacties, controles, rapportages en analytics. Dat systeem is dan de enige versie van de waarheid: een eenduidige dataset, één veiligheidsmodel, één controle-framework, één geheel aan processen en één dezelfde omgeving en ervaring voor gebruikers. Dat is ook de reden waarom wij planning en prognoses in ons kernsysteem hebben ingebouwd. Zonder deze geïntegreerde blik op de toekomst lopen organisaties een reëel risico dat hun plannen op het moment van productie al achterhaald en overbodig zijn. 

Transformatie vraagt om flexibiliteit en slagkracht
Dat brengt me bij het derde onderdeel van het partnerschap: flexibiliteit en slagkracht. Traditionele systemen zijn van nature star. Dat zorgt ervoor dat anderszins zeer goede financiële afdelingen verworden tot een afdeling die bij de business voortdurend op de rem trapt omdat ze niet toegerust zijn om mee te ontwikkelen met de veranderingen die nieuwe zakelijke initiatieven teweegbrengen. Ze hebben juist behoefte aan moderne instrumenten die de organisatorische structuren, zakelijke processen en zelfs datamodellen binnen enkele ogenblikken kunnen aanpassen. Een financieel systeem moet in essentie de financiële afdeling kunnen omvormen tot een partner die verandering mogelijk maakt en niet belemmert. Zo kan die afdeling zijn zakelijke partner helpen om uitdagingen aan te gaan en kansen te grijpen, wat die ook zijn. 

Het proces om Finance te transformeren is geen eenvoudige klus, maar het is zeker te doen. Het start bij het besef waarom eerdere pogingen faalden en bij het terugdringen van de tijd die besteed wordt aan transactieverwerking. Het vraagt ook om een frisse blik op governance, compliance en controles en hoe je die als finance vanuit technologisch perspectief aanvliegt. Ten slotte is het vooral van belang dat finance een strategische partner van de business wordt, door de juiste inzichten vanuit de juiste data te leveren, door goede plannen en prognoses te maken en door nieuwe uitdagingen mogelijk te maken en te ondersteunen. Dat is de enige manier waarop financiële transformatie echt gaat gebeuren. 

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday